Persoonsgegevens in de kinderopvang: Bescherming, verwerking en rechten

In de kinderopvang wordt dagelijks omgegaan met persoonsgegevens van kinderen, ouders en medewerkers. Deze gegevens zijn essentieel voor het veilig en zorgzaam functioneren van de opvang, maar het is ook van groot belang om hier met zorg en transparantie mee om te gaan. In dit artikel wordt ingegaan op welke persoonsgegevens verwerkt worden, hoe deze worden beschermd en welke rechten ouders en betrokken personen op dit gebied hebben. Het artikel is gebaseerd op informatie uit beleidsstukken, privacyverklaringen en wetgevingskaders zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Verwerking van persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens in de kinderopvang houdt in dat persoonsgerelateerde informatie wordt verzameld, opgeslagen en gebruikt voor specifieke doeleinden. Kinderopvanginstellingen zoals Kinderopvang DLS houden bijvoorbeeld een verwerkingsregister bij. Dit register is een document dat gedetailleerd beschrijft welke persoonsgegevens worden verzameld, waarom deze worden verwerkt, waar deze worden opgeslagen, wie er toegang toe heeft en hoe lang de gegevens bewaard worden. Het register is niet openbaar en wordt alleen getoond aan inspecteurs van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) bij controle.

In het kader van de AVG zijn er twee soorten persoonsgegevens te onderscheiden: gewone persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens.

• Gewone persoonsgegevens zijn onder andere de naam, geboortedatum, adresgegevens, BSN en bankgegevens. Deze gegevens zijn nodig om wettelijke verplichtingen na te komen en de dienstverlening uit te voeren.
• Bijzondere persoonsgegevens zijn onder andere medische gegevens, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, en strafrechtelijke geschiedenis. Deze soort gegevens is onderdeel van de AVG en vereist extra voorzichtigheid bij verwerking.

Medische gegevens

In de praktijk is het vaak nodig om medische gegevens van kinderen te kennen. Deze informatie kan bijvoorbeeld van belang zijn bij het voorkomen van allergieën, het beheren van medische noodmaatregelen of het opstellen van individuele opvangplannen. Deze medische gegevens vallen onder de categorie van bijzondere persoonsgegevens en moeten daarom conform de AVG worden verwerkt.

Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen

Een ander type bijzondere persoonsgegevens dat in de kinderopvang relevant is, zijn gegevens over religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen. Bijvoorbeeld, wanneer een kind moslim is en daarom geen varkensvlees eet, kan dit van belang zijn voor het opstellen van maaltijden. Het vastleggen van dergelijke informatie valt onder artikel 9 lid 1 van de AVG. In plaats van expliciet de religie van een kind vast te leggen, is het beter om bijvoorbeeld dieetwensen of overige zaken die van belang zijn voor de opvang vast te leggen. Dit helpt om rekening te houden met de wensen van het kind, zonder onnodig persoonlijke informatie vast te leggen.

Beveiliging en beperkte verwerking

Kinderopvanginstellingen zijn verplicht om passende maatregelen te nemen om persoonsgegevens te beveiligen. Dit betekent dat gegevens niet met derden worden gedeeld zonder toestemming van ouders of verzorgers. Informatie kan enkel worden gedeeld met externe partijen, zoals scholen of de GGD, wanneer dit nodig is voor het welzijn van het kind en met expliciete toestemming.

Daarnaast geldt dat de verwerking van persoonsgegevens beperkt moet zijn tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden van de verwerking. Dit betekent dat instellingen alleen die gegevens mogen verwerken die strikt nodig zijn voor de opvang en onderwijsuitvoering. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om extra persoonlijke informatie te vragen of op te slaan zonder duidelijk doel.

Rechten van ouders en betrokken personen

Ouders en verzorgers hebben specifieke rechten in verband met de verwerking van persoonsgegevens van hun kind. Deze rechten zijn onderdeel van de AVG en omvatten onder andere het recht om:

• Inzage te krijgen in de verwerkte persoonsgegevens;
• Correcties aan te vragen indien de gegevens onjuist zijn;
• De verwerking van gegevens te beperken of de gegevens te laten verwijderen;
• Klacht te indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Kinderopvanginstellingen zijn verplicht om ouders bewust te maken van deze rechten en deze te respecteren. In de praktijk betekent dit dat ouders bijvoorbeeld toegang kunnen krijgen tot het verwerkingsregister of vragen kunnen stellen over hoe hun kinds persoonsgegevens worden gebruikt.

Continue screening van personen in de kinderopvang

Een specifieke vorm van gegevensverwerking in de kinderopvang is de continue screening van personen die toegang hebben tot kinderen. Deze screening is geregeld in de Wet kinderopvang (WKO) en heeft als doel om de veiligheid van de kinderen te waarborgen. Personen die werkzaam zijn in een kindercentrum of toegang hebben tot kinderen, moeten bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Deze informatie wordt opgenomen in het personenregister kinderopvang.

De gegevens in dit register omvatten bijvoorbeeld:

• Persoonsgegevens conform de basisregistratie;
• Informatie over bereikbaarheid;
• Gegevens van de houder van het kindercentrum;
• Status van de inschrijving;
• Gegevens van de Kamer van Koophandel (KvK) of het burgerservicenummer (BSN);
• Aantal opvangplaatsen en soort opvang.

De doelstelling van deze screening is om ervoor te zorgen dat personen die toegang hebben tot kinderen, continu worden gecontroleerd op eventuele strafrechtelijke geschiedenis. Hierbij wordt gebruikgemaakt van gegevens uit het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) en de basisregistratie personen (BRP). De gegevens worden bewaard zolang de persoon ingeschreven staat in het personenregister. In bepaalde gevallen, zoals bij melding van ongeruststellende gedragingen, kunnen de gegevens tot vier jaar na beëindiging van de inschrijving worden bewaard.

Gebruik van e-mail en nieuwsbrief

Bij de communicatie met ouders en verzorgers speelt de e-mail een belangrijke rol. Kinderopvanginstellingen gebruiken e-mail om bijvoorbeeld nieuwsbrieven te versturen. Deze nieuwsbriezen informeren ouders over ontwikkelingen, activiteiten en andere zaken die betrekking hebben op de kinderopvang. De e-mailadressen worden opgenomen in een mailinglijst, die wordt verwijderd zodra de opvang is beëindigd. Hierdoor blijft de privacy van ouders gewaarborgd en worden persoonsgegevens niet langer verwerkt dan nodig.

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

In sommige gevallen kan het nodig zijn om een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren. Een DPIA is een proces waarin wordt beoordeeld of een gegevensverwerking een hoog risico oplevert voor de rechten en vrijheden van personen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt of wanneer de verwerking op grote schaal plaatsvindt. Een DPIA helpt om mogelijke risico’s te identificeren en maatregelen te nemen om deze te beperken. Het is daarom aan te raden om een DPIA uit te voeren wanneer de verwerking van persoonsgegevens complex of gevoelig is.

Conclusie

De verwerking van persoonsgegevens in de kinderopvang is essentieel voor het veilig en effectief functioneren van de dienstverlening. Ouders, medewerkers en instellingen moeten zich bewust zijn van de wetgeving rondom gegevensbescherming, zoals de AVG en de Wet kinderopvang. Het is belangrijk om bijzondere persoonsgegevens met extra zorg te behandelen en passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Bovendien is transparantie en communicatie met ouders van groot belang om hun vertrouwen te waarborgen. Door het juist en verantwoord omgaan met persoonsgegevens draagt een kinderopvanginstelling bij aan het welzijn van kinderen en het behoud van privacy en rechten.

Bronnen

1. Kinderopvang DLS - Nieuwsbrief en privacy
2. Personenregister kinderopvang (continue screening fase 2)
3. Bescherming van persoonsgegevens in de kinderopvang