Het bijhouden van urenregistraties is een essentieel onderdeel van de gastouderopvang. Het zorgt voor overzicht en zorgt ervoor dat zowel gastouder als vraagouder inzicht hebben in de tijd die verstreken is en de kosten die gemaakt worden. In dit artikel wordt een gedetailleerde uitleg gegeven van het urenregistratiesysteem, inclusief stappen en handige tips voor efficiëntie. Ook wordt ingegaan op de technische werking van het systeem en de verantwoordelijkheden van zowel de gastouder als de vraagouder.
Wat is urenregistratie in de gastouderopvang?
Urenregistratie in de gastouderopvang betekent dat een gastouder nauwkeurig zijn of haar gewerkte uren vastlegt. Dit is verplicht volgens de regels van het Landelijk Register Kinderopvang (LRK), zelfs als er tijdelijk geen kinderen worden opgevangen. Het is een essentieel onderdeel van het werk van gastouders, omdat het niet alleen bijdraagt aan het loon- en factuurbeheer, maar ook een overzicht biedt van de tijdsinvestering en eventuele afwezigheid.
Het gebruik van een speciaal urenregistratiesysteem helpt bij het beheren van urenregistraties en het voldoen aan de eisen van het LRK. Deze systemen bevatten vaak functionaliteiten zoals het opvragen van facturen, het downloaden van benodigde documenten voor GGD-check-ups en het beheren van uren per kind en per periode.
Hoe werkt het urenregistratiesysteem?
Het urenregistratiesysteem is meestal digitaal en is toegankelijk via een portaal dat door het gastouderbureau wordt aangeboden. Gastouders ontvangen inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) die hen toegang geven tot het systeem. Hier kunnen ze uren registreren, aanpassen, verwijderen en uiteindelijk verzenden.
Stappen bij het registreren van uren
Inloggen in het systeem
Gastouders loggen in met hun inloggegevens via een specifieke link, zoals bijvoorbeeld https://oppasmadelief.opvanguren.nl/login. Na inloggen verschijnt een korte handleiding om de gebruiker vertrouwd te maken met het systeem.Starten van een nieuwe urenregistratie
Na inloggen klikt de gastouder op “Mijn Uren” en vervolgens op “Nieuwe urenregistratie”. Daarna selecteert de gastouder het kind voor wie hij of zij een registratie wil toevoegen en kiest een periode. Na opslaan verschijnt een kalender voor de gekozen periode.Vullen van de uren
De gastouder vult de uren in op de kalender, per dag. Het is mogelijk om notities toe te voegen om bijvoorbeeld afwijkingen of ziekteverzuim te verduidelijken.Opslaan en aanpassen
Na het invullen van de uren klikken de gastouder op “Opslaan”. De registratie verschijnt daarna onder “Urenregistraties”. Tot het moment van verzenden kunnen er aanpassingen worden gedaan via een potloodicon.Verzenden van de urenregistratie
Wanneer alle uren zijn ingevuld, wordt de registratie verzonden naar de vraagouder. Dit gebeurt via een pijltje, waarna de registratie niet meer bewerkbaar is. De vraagouder ontvangt een e-mail met het verzoek om goedkeuring. Mocht de vraagouder de uren afkeuren, wordt dit met een toelichting gemeld.Goedkeuring en factuur
De vraagouder dient binnen twee dagen te reageren. Als er binnen die tijd geen reactie is, wordt de registratie automatisch goedgekeurd en gefactureerd. Na goedkeuring wordt er een factuur gemaakt en verstuurd naar de vraagouder.Registratie bij afwezigheid
Ook als er geen uren zijn gewerkt, dient een lege urenregistratie ingevuld en verzonden te worden. Dit is nodig om aan te tonen dat er geen uren zijn afgenomen in die periode.
Tips voor efficiëntie bij urenregistratie
Het registreren van uren kan snel en efficiënt verlopen door gebruik te maken van sjablonen en andere tools. Hieronder worden enkele handige tips opgenoemd:
Gebruik sjablonen voor herhalende schema’s
Als een gastouder vaste opvangdagen heeft, kan een sjabloon worden aangemaakt. Dit sjabloon bevat de vaste dagen en tijden. Bij het aanmaken van een nieuwe registratie kan deze sjabloon worden gebruikt, waardoor de uren automatisch worden ingevuld. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.
Voeg opmerkingen toe bij afwijkingen
Bij afwijkingen in het schema of bij ziekteverzuim is het handig om een opmerking toe te voegen. Dit helpt om eventuele vragen van de vraagouder vooraf te voorkomen en zorgt voor duidelijkheid.
Controleer de status van betalingen
Door regelmatig de status van betalingen te controleren, kan worden voorkomen dat er verwarring ontstaat. Dit helpt ook bij het opsporen van eventuele vertragingen of fouten in de facturering.
Gebruik digitale tools voor snelle aanpassingen
Digitale urenregistratiesystemen zoals PortaBase of andere systemen van gastouderbureaus zijn ontworpen voor gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Ze maken het mogelijk om snel aanpassingen aan te brengen, zelfs laat op de dag.
Plan EHBO-cursussen en vakanties
Het is verstandig om EHBO-cursussen en vakanties te plannen buiten de tijden waarin er uren zijn gefactureerd. Dit voorkomt botsingen en zorgt voor een beter overzicht.
Zorg voor voldoende pauzes
Het invullen van urenregistraties kan soms tijdrovend zijn, vooral bij grote hoeveelheden. Het is daarom verstandig om voldoende pauzes in te plannen om fouten te voorkomen en te blijven werken op een efficiënte manier.
urenregistratie bij afwezigheid
Als een gastouder tijdelijk geen kinderen opvangt, is het toch verplicht om een urenregistratie in te dienen. Deze registratie mag leeg zijn, maar dient wel te worden verzonden naar de vraagouder. Dit zorgt ervoor dat het gastouderbureau weet dat er geen uren zijn afgenomen in die periode.
Veiligheid en betrouwbaarheid van het systeem
Het gebruik van een urenregistratiesysteem dat speciaal ontworpen is voor gastouders zorgt voor betrouwbaarheid en veiligheid. Deze systemen zijn ontworpen met de nodige maatregelen om data te beschermen en te voorkomen dat deze verloren gaan of ongeoorloofd worden bewerkt. Het is daarom verstandig om altijd gebruik te maken van zo’n systeem en de instructies van het gastouderbureau nauwkeeg te volgen.
Conclusie
Urenregistratie is een essentieel onderdeel van de gastouderopvang. Het zorgt voor overzicht en zorgt ervoor dat zowel de gastouder als de vraagouder inzicht heeft in de tijdsinvestering en de kosten. Het gebruik van een digitaal urenregistratiesysteem maakt het proces eenvoudiger en efficiënter. Door sjablonen te gebruiken, opmerkingen toe te voegen en betalingen te controleren, kan de registratieproces worden versneld. Ook is het belangrijk om registraties in te dienen, ook als er geen uren zijn gewerkt, om aan de eisen van het LRK te voldoen. Met het juiste systeem en een goed begrip van de stappen is het mogelijk om het proces van urenregistratie efficiënt en foutloos te laten verlopen.