Gastouders die betrokken zijn bij de opvang van kinderen kunnen, volgens fiscale regels, bepaalde kosten aftrekken van hun inkomsten in de belastingaangifte. Dit is van groot belang om het belastbare inkomen te verlagen en zo eventueel ook het belastingbedrag. De aftrekposten zijn echter niet automatisch toegestaan. Ze moeten aantonen dat ze daadwerkelijk zijn gemaakt, en dat de kosten verband houden met de opvang. In dit artikel worden de mogelijk aftrekbare kosten en het administratieve proces besproken, met nadruk op relevante fiscale regelgeving en praktische richtlijnen.
Wat zijn aftrekposten en waarom zijn ze belangrijk?
Aftrekposten zijn kosten die gastouders kunnen in mindering brengen op hun inkomsten, waardoor het belastbare inkomen verlaagt. Dit heeft meerdere voordelen. Ten eerste, hoe lager het belastbare inkomen, hoe minder belasting er moet worden betaald. Ten tweede, vermindert het ‘verzamelinkomen’, wat een maatstaf is voor het toekennen van andere sociale toeslagen. Voorbeelden zijn zorgtoeslag, huurtoeslag en kinderopvangtoeslag. Hoe lager het verzamelinkomen, hoe hoger deze toeslagen kunnen zijn.
Het is belangrijk om te begrijpen dat aftrekposten alleen toegestaan zijn als ze daadwerkelijk zijn gemaakt en bewijsmateriaal is beschikbaar. Bonnen, facturen en andere bewijzen moeten worden bewaard. De Belastingdienst is kritisch in de beoordeling van aftrekposten en zal eventueel vragen stellen bij het indienen van de belastingaangifte.
Aftrekbare kosten: een overzicht
Er zijn verschillende soorten kosten die gastouders kunnen in mindering brengen. Deze kosten moeten direct verband houden met de opvang en het werk van de gastouder. Hieronder volgt een gedetailleerd overzicht van de aftrekposten die mogelijk zijn, op basis van de fiscale richtlijnen.
1. Telefoonkosten
Telefoonkosten zijn in bepaalde gevallen aftrekbaar. Bijvoorbeeld, als de gastouder zakelijke gesprekken voert met vraagouders of andere betrokken partijen. Het is belangrijk om te bewijzen wie op welke data gebeld is. Echter, een telefoonabonnement is niet automatisch aftrekbaar, omdat dit wordt beschouwd als een persoonlijk gebruik.
2. Computer- en ICT-kosten
Computerkosten zijn aftrekbaar zolang ze zakelijk nodig zijn en worden gebruikt. Deze kosten moeten worden afgeschreven over 3 jaar. Grotere investeringen, zoals speeltoestellen of andere voorzieningen, moeten worden afgeschreven over 5 jaar. De minimale aanschafprijs voor aftrekbaarheid is € 450. Dus bijvoorbeeld, als een gastouder een computer koopt voor € 500 en deze verwacht te gebruiken gedurende 3 jaar, dan is € 166,67 per jaar aftrekbaar.
3. Reiskosten
Reiskosten zijn aftrekbaar tegen een tarief van € 0,19 per kilometer. Deze kilometers moeten zakelijk zijn, bijvoorbeeld voor het bezoeken van vraagouders of voor het transport van kinderen. Het is belangrijk om de kilometers gedetailleerd bij te houden, bijvoorbeeld in een agenda of kladblok.
4. EHBO-materiaal en veiligheid
EHBO-trommels en andere materialen die nodig zijn voor de eerste hulp zijn volledig aftrekbaar. Ook andere veiligheidsmaatregelen, zoals traphekjes, deurstrips en rookmelders, zijn aftrekbaar. Dit geldt ook voor investeringen die nodig zijn om de risico-inventarisatie en -evaluatie (VOG) te voldoen.
5. Vermaak en educatie
Gastouders kunnen ook kosten in verband brengen met het vermaak en de educatie van de kinderen. Dit omvat speelgoed, kinderboeken, knutselspulletjes zoals papier en verf, en eventuele abonnementen op kinderbladen of bibliotheekdiensten. Ook entreebewijzen en versnaperingen voor uitjes met kinderen zijn aftrekbaar.
6. Schoonmaak en verzuivering
Schoonmaakartikelen zijn volledig aftrekbaar. Dit omvat ook kosten die gemaakt worden voor het wassen van kleding, dekbedden en knuffels. De verantwoordelijkheid voor het houden van een hygiënische omgeving is een belangrijk aspect van de opvang.
7. Verzorging
Kosten in verband met de verzorging van kinderen zijn ook aftrekbaar. Dit omvat luiers, billendoekjes, kinderwagens, babybaden, flessenwarmers en andere voorzieningen die nodig zijn voor de dagelijks verzorging van de kinderen. Ook schoonmaak- en waskosten zijn in te rekenen.
8. Cursussen en opleidingen
Cursussen, zoals EHBO-cursussen, VOG-verklaringen en andere opleidingen die relevant zijn voor de werkzaamheden van een gastouder, zijn aftrekbaar. Ook de Kiki VVE-training is een mogelijke aftrekpost.
9. Literatuur en vakpublicaties
Aankoop van vakliteratuur die gericht is op kinderopvang en onderwijs is een toegestane aftrekpost. Dit betreft boeken, bladen en publicaties die relevant zijn voor de dagelijkse werkzaamheden.
10. Werkzaamheden door partner
Werkzaamheden die gedaan worden door een partner zijn in bepaalde gevallen aftrekbaar, maar alleen als het bedrag hoger is dan € 5.000 per jaar en deze overeenkomst schriftelijk vastgelegd en geregistreerd is.
Zelfstandig ondernemerschap: extra aftrekposten
Gastouders die voldoen aan bepaalde criteria kunnen voor de inkomstenbelasting worden aangemerkt als zelfstandige ondernemers. Dit biedt toegang tot extra aftrekposten. Voor deze status moet de gastouder minstens 1.225 uur per jaar aan de onderneming besteden. Deze uren omvatten opvanguren, administratie, voorbereiding, schoonmaak, reclame en andere bedrijfsgerelateerde activiteiten.
Als gastouder als zelfstandige ondernemer wordt aangemerkt, zijn er in 2025 extra aftrekposten beschikbaar:
- Zelfstandigenaftrek: € 2.470
- Startersaftrek (max. 3 jaar): € 2.123
- Mkb-winstvrijstelling: 12,7% van de winst na ondernemersaftrek
Deze aftrekposten zijn alleen beschikbaar als de gastouder zich in de aangifte belasting en premie volksverzekeringen als zelfstandige ondernemer aanduidt.
Administratie en bewijsvoering
Het is essentieel om een goede administratie te houden. De Belastingdienst eist dat gastouders kunnen aantonen dat de aftrekposten daadwerkelijk zijn gemaakt. Hierbij kunnen de volgende documenten dienen:
- Kassa- en inkopenbonnen
- Facturen
- Kwitanties
- Rekeningoverzichten
- Agenda’s of kladblokken met notities over kosten en uren
- Jaaropgaven van gastouderbureaus
- Uitbetalingsoverzichten
Het is verstandig om een aparte bankrekening aan te houden voor de inkomsten en uitgaven van de opvangactiviteiten. Dit maakt de administratie overzichtelijker en vermindert de kans op verwarring tussen persoonlijke en zakelijke uitgaven.
Fiscale voordelen
Naast de mogelijke aftrekposten is er ook de mogelijkheid om van fiscale voordelen te profiteren. Voor gastouders die als zelfstandige ondernemer worden aangemerkt, zijn er inkomstenbelastingaftrekposten en eventueel ook premievolksverzekeringen. Het is belangrijk om een duidelijk standpunt in te nemen in de belastingaangifte over de status als ondernemer. Dit kan worden gedaan in overleg met een extern adviseur of via eigen inzicht.
Belastingaangifte en premie volksverzekeringen
De aangifte inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen is een essentieel onderdeel van de fiscale verantwoording. In deze aangifte moet een gastouder aangeven of hij of zij zichzelf ziet als zelfstandig ondernemer. Hierbij is het belangrijk om het juiste standpunt in te nemen, omdat dit bepaalt welke aftrekposten toegestaan zijn en welke fiscale regels van toepassing zijn.
Belastbaar inkomen en toeslagen
Het belastbaar inkomen speelt een cruciale rol bij de toekenning van sociale toeslagen. Hoe lager het belastbare inkomen, hoe hoger eventueel de toeslagen. Voorbeelden zijn zorgtoeslag, huurtoeslag en kinderopvangtoeslag. Door aftrekposten in te rekenen, kan het belastbare inkomen worden verlaagd, wat gunstig kan zijn bij het berekenen van deze toeslagen.
Afschrijvingen
Afschrijvingen zijn een belangrijk onderdeel van de aftrekposten. Grotere aankopen, zoals computers of speeltoestellen, moeten worden afgeschreven over meerdere jaren. De afschrijving is meestal verdeeld over 2, 3 of 5 jaar. Dit houdt in dat de aftrekbaarheid van de kosten niet in één keer kan worden ingeschreven, maar moet worden verdeeld over de jaren dat het voorwerp in gebruik is.
Verantwoordelijkheid van gastouderbureau
Hoewel een gastouderbureau een wettelijke kassiersfunctie vervult, ligt het risico van de debiteuren nog steeds bij de gastouder. Het is daarom belangrijk om zowel de administratie als de aftrekposten goed onder controle te houden, om eventuele fiscale complicaties te voorkomen.
Belastingdienst en controle
De Belastingdienst is kritisch in de beoordeling van aftrekposten. Het is daarom belangrijk om alles goed onder te bouwen en beschikbaar te hebben. Eventueel kan ook een extern fiscaal adviseur worden ingeschakeld om zekerheid te bieden bij het indienen van de aangifte.
Afschrijvingen en investeringen
De afschrijving van investeringen moet duidelijk worden aangegeven. Voorbeelden zijn computer, bakfiets of speeltoestellen. Deze investeringen worden jaarlijks afgeschreven op basis van de aanschafwaarde. Dit betekent dat ze niet in één keer volledig in mindering kunnen worden gebracht, maar moeten worden verdeeld over de jaren dat het voorwerp wordt gebruikt.
Conclusie
Aftrekposten als gastouder zijn een belangrijk onderdeel van de fiscale verantwoording. Door de juiste kosten in mindering te brengen, kan het belastbare inkomen worden verlaagd, wat gunstig is voor zowel belasting als eventuele toeslagen. Het is echter essentieel om te bewijzen dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt en dat ze verband houden met de opvangactiviteiten. De administratie en het bewaren van bonnen en andere documenten zijn daarom essentieel. Daarnaast is het belangrijk om te overwegen of de gastouder als zelfstandige ondernemer kan worden aangemerkt, omdat dit extra aftrekposten mogelijk maakt. Door goed overleg met de Belastingdienst en eventueel een extern adviseur, kan de gastouder ervoor zorgen dat hij of zij alle fiscale voordelen volledig benut.