Het opstellen van een exploitatiebegroting is een essentieel onderdeel van het financieel beheer van een gastouderactiviteit. Voor gastouders die in loondienst werken, zelfstandig ondernemer zijn of onder de regeling 'Dienstverlening aan huis' vallen, helpt een goed opgestelde exploitatiebegroting om inzicht te krijgen in de verwachte inkomsten en kosten. Deze begroting maakt duidelijk of er een verwacht verlies of winst is, en helpt bij het plannen van de financiële toekomst. In dit artikel worden de specifieke stappen en overwegingen besproken, met aandacht voor de relevante tarieven, regelgeving en praktische voorbeelden.
Wat is een exploitatiebegroting?
Een exploitatiebegroting, ook wel resultatenbegroting genoemd, is een financieel overzicht dat aangeeft of een bedrijf, organisatie of zelfstandige inkomsten maakt of verlies lijdt in een bepaald tijdsbestek. Deze begroting vertaalt de bedrijfsambities in concrete getallen en helpt om de financiële haalbaarheid van een bedrijf te bepalen.
Voor een gastouderactiviteit betekent dit dat je een overzicht maakt van verwachte inkomsten (zoals uurtarieven) en de kosten die met de opvangactiviteit gepaard gaan, zoals huur, verzekeringen, administratie en eventuele personeelskosten. De exploitatiebegroting is meestal opgesteld voor een periode van drie tot vijf jaar, zodat er ruimte is voor plannen en eventuele financiële correcties.
Waarom is een exploitatiebegroting belangrijk voor gastouders?
Voor gastouders is een exploitatiebegroting niet alleen een middel om de financiële gezondheid van de activiteit in kaart te brengen, maar ook een verplicht onderdeel bij het opstellen van een financieel plan. Deze begroting helpt om:
- De benodigde omzet te bepalen om de kosten te dekken en winst te maken;
- Financiële verwachtingen in kaart te brengen voor externe financiers of belastingdiensten;
- Risico’s en mogelijke veranderingen in de omzet of kosten te anticiperen.
Voor gastouders die zelfstandig ondernemer zijn of in loondienst werken, is het bijvoorbeeld belangrijk om rekening te houden met belastingaangiftes, verplichte verzekeringen en andere fiscale verplichtingen. Een goed opgestelde exploitatiebegroting helpt om deze aspecten te overzien en te plannen.
In vijf stappen naar een exploitatiebegroting
Het opstellen van een exploitatiebegroting volgt meestal een gestructureerde aanpak. Voor gastouders zijn er enkele specifieke overwegingen, afhankelijk van de werkvorm. Hieronder worden de vijf stappen toegelicht, met aandacht voor gastouderactiviteiten.
1. Omzet bepalen
De eerste stap bij het opstellen van een exploitatiebegroting is het bepalen van de verwachte omzet. Voor gastouders betekent dit het bepalen van het aantal uren dat je verwacht te werken per maand of per jaar en het toepassen van het relevante uurtarief.
Voor gastouders in loondienst zijn er bijvoorbeeld duidelijke regels. Volgens de regeling 'Dienstverlening aan huis' ontvangt een gastouder het wettelijk minimumloon en een vakantietoeslag van 8%. Daarnaast zijn er doorbetalingen bij vakantie (4 weken per jaar) en bij ziekte (70% van het loon gedurende 6 weken). Het gemiddelde uurtarief in 2026 ligt tussen de €17 en €25 per uur per gezin.
Voor gastouders die zelfstandig ondernemer zijn, zijn de tarieven anders. Een gangbaar uurtarief voor gastouders die werken op eigen woning is €8,49 per uur per kind. Voor gastouders die werken in de woning van de ouders ligt het tarief hoger, tussen €22,50 en €30 per uur, afhankelijk van het aantal kinderen en of er extra zorg of begeleiding nodig is.
Het bepalen van de omzet is dus cruciaal, en het is belangrijk om rekening te houden met het aantal uren per maand en het relevante tarief. Deze getallen vormen de basis voor de rest van de exploitatiebegroting.
2. Inkoopwaarde en brutowinst bepalen
Naast de omzet is het ook belangrijk om rekening te houden met de inkoopkosten of inkoopwaarde. Voor gastouders is dit meestal niet van toepassing, omdat er geen fysieke producten worden verkocht. Echter, in het kader van de exploitatiebegroting is het soms nodig om te bepalen of er kosten zijn die direct verband houden met de opbrengsten, zoals verpakkingen of hulpmiddelen die gebruikt worden in de opvang.
De brutowinst is het bedrag dat overblijft na aftrek van de inkoopwaarde van de omzet. Voor gastouders is de inkoopwaarde meestal verwaarloosbaar, zodat de brutowinst bijna gelijk is aan de omzet. Echter, het is belangrijk om dit stap voor stap te vermelden in de exploitatiebegroting.
3. Vaste en variabele kosten
De volgende stap is het bepalen van de vaste en variabele kosten. Vaste kosten zijn kosten die onafhankelijk zijn van het aantal uren dat je werkt. Voor gastouders kunnen dit bijvoorbeeld huurkosten zijn, als je opvangt in een verhuurde ruimte, of verzekeringen. Variabele kosten zijn daarentegen kosten die variëren afhankelijk van het aantal uren dat je werkt, zoals administratie of eventuele hulp bij zorgtijd.
Voor gastouders is het belangrijk om rekening te houden met de volgende kosten:
- Verzekeringen: als gastouder is het verplicht om een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Deze verzekering kost gemiddeld ongeveer €15 per maand. Aanvullende verzekeringen, zoals auto inzittendenverzekering of arbeidsongeschiktheidsverzekering, zijn optioneel, maar aanbevolen.
- Administratiekosten: het bijhouden van administratie is verplicht, vooral voor gastouders die in loondienst werken of als zelfstandige actief zijn. Hierbij zijn kosten voor boekhouding, loonadministratie of het gebruik van software.
- Werkgeversverplichtingen: voor gastouders in loondienst zijn er verplichte werkgeversverplichtingen, zoals het afdragen van premies volksverzekeringen en het bijhouden van een loonadministratie.
Het is belangrijk om deze kosten zorgvuldig in te schatten, omdat ze een aanzienlijk deel van de totale kosten kunnen vormen. Voor gastouders die zelfstandig ondernemer zijn, is het bijvoorbeeld ook belangrijk om rekening te houden met eventuele kosten voor een boekhouder of accountant, die helpen bij het opstellen van de exploitatiebegroting en het bijhouden van administratie.
4. Personeel en salariskosten
Voor gastouders die zelfstandig ondernemer zijn, is het belangrijk om rekening te houden met de personeelskosten. Deze kosten zijn meestal verwaarloosbaar, omdat gastouders meestal alleen werken. Echter, als er sprake is van hulp bij zorgtijd of vakantie, kunnen extra kosten ontstaan.
Voor gastouders die in loondienst werken zijn de personeelskosten een verplichte kostenpost. Volgens de regeling 'Dienstverlening aan huis' moet de vraagouder (de ouders) een bepaald salaris betalen, plus vakantietoeslag en doorbetalingen bij vakantie of ziekte. Bovendien moet er een loonadministratie worden bijgehouden en zijn er verplichte werkgeversverplichtingen, zoals het afdragen van premies volksverzekeringen.
De totale personeelskosten zijn meestal ongeveer 30% hoger dan het brutoloon, vanwege extra kosten voor pensioen- en werkgeversverzekeringen. Het is daarom belangrijk om dit in de exploitatiebegroting mee te nemen.
5. Netto winst berekenen
De laatste stap is het berekenen van de netto winst. Dit is het bedrag dat overblijft na aftrek van alle kosten van de brutowinst. Voor gastouders is dit het bedrag dat na afdragen van belastingen en verplichte uitgaven beschikbaar is voor eigen gebruik of investeringen.
Het is belangrijk om ook rekening te houden met de belastingaangifte. Voor gastouders die zelfstandig ondernemer zijn, is het nodig om een belastingaangifte in te dienen. Voor gastouders in loondienst wordt de belasting meestal automatisch afgehaald, maar het is wel belangrijk om rekening te houden met de belastingaangifte per jaar.
Voorbeeld: een gastouder die in loondienst werkt en een jaarinkomen heeft van €52.600 moet €7.943 inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen betalen. Daarnaast is er ook een bijdrage aan de zorgverzekering van €2.154 per jaar. Na aftrek van deze belastingen en premies blijft er een netto inkomen van €42.503 per jaar over, of €3.542 per maand.
Verschil exploitatiebegroting en liquiditeitsbegroting
Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen een exploitatiebegroting en een liquiditeitsbegroting. Een exploitatiebegroting geeft een overzicht van de verwachte inkomsten en kosten per jaar en is exclusief btw. Deze begroting helpt bij het bepalen of er winst of verlies wordt gemaakt.
Een liquiditeitsbegroting geeft daarentegen een overzicht van de inkomsten en uitgaven per maand of per kwartaal. Deze begroting helpt om te bepalen of er genoeg cash beschikbaar is voor de dagelijkse uitgaven. In een liquiditeitsbegroting wordt btw apart verwerkt, wat extra inzicht geeft in de btw-verrekening van elk kwartaal.
Voor gastouders is het opstellen van zowel een exploitatiebegroting als een liquiditeitsbegroting aan te raden. Dit helpt bij het beheersen van de financiële situatie en het anticiperen op eventuele tekorten of overschotten.
Tips bij het opstellen van een exploitatiebegroting
Het opstellen van een exploitatiebegroting is een proces dat aandacht en planning vereist. Hier zijn enkele tips om dit proces te vergemakkelijken:
- Maak meerdere versies van de begroting: Maak een realistische versie, een optimistische versie en een pessimistische versie. Dit helpt bij het anticiperen op veranderingen in de omzet of kosten.
- Zet bestaande opdrachten in de toelichting: Als je al opdrachten of orders binnen hebt, zet die in de toelichting van je begroting. Dit geeft extra inzicht en helpt bij het plannen van toekomstige inkomsten.
- Houd rekening met personeelskosten: Voor gastouders in loondienst of als zelfstandige ondernemer is het belangrijk om rekening te houden met de totale personeelskosten, die meestal ongeveer 30% hoger zijn dan het brutoloon.
- Schakel professionele hulp in: Als je hulp nodig hebt bij het opstellen van je exploitatiebegroting, schakel dan een boekhouder of accountant in. Deze professionals kunnen je helpen bij het opstellen van een financieel plan en het bijhouden van administratie.
Conclusie
Een goed opgestelde exploitatiebegroting is een essentieel instrument voor gastouders om hun financiële situatie in kaart te brengen en te plannen. Door de verwachte inkomsten en kosten in kaart te brengen, kunnen gastouders beslissingen nemen over werkvormen, tarieven en belastingaangiftes. Het opstellen van een exploitatiebegroting vereist zorgvuldig plannen en het rekening houden met alle relevante kosten en inkomsten. Voor gastouders is het ook belangrijk om rekening te houden met de fiscale verplichtingen, verplichte verzekeringen en eventuele werkgeversverplichtingen.
Door het opstellen van een exploitatiebegroting, kunnen gastouders hun activiteit professioneel beheren en zich goed voorbereiden op de toekomstige financiële verplichtingen.