De rol van een gastouder in de kinderopvang is van groot belang voor veel gezinnen, waarbij flexibiliteit en een huiselijke sfeer centraal staan. Naast de zorg voor kinderen, hebben gastouders vaak te maken met diverse fiscale verplichtingen en mogelijkheden. In de context van de inkomstenbelasting bestaat er een onderscheid tussen inkomsten uit overige werkzaamheden en het aangemerkt worden als zelfstandig ondernemer. Dit onderscheid is cruciaal, omdat het toegang geeft tot specifieke aftrekposten en fiscale voordelen die de financiële positie van de gastouder aanzienlijk kunnen verbeteren. Veel gastouders zijn zich niet bewust van de mogelijkheden om zich als ondernemer te kwalificeren, waardoor potentieel belastingvoordeel onbenut blijft. Dit artikel biedt een gedetailleerd overzicht van de criteria voor zelfstandig ondernemerschap, de benodigde administratie en de specifieke aftrekposten die relevant zijn voor gastouders in 2025.
Zelfstandig Ondernemerschap voor Gastouders
Voor gastouders is het van belang om te weten of zij voor de inkomstenbelasting worden aangemerkt als zelfstandig ondernemer. Dit status biedt toegang tot extra aftrekposten en fiscale voordelen. De Belastingdienst hanteert hiervoor specifieke criteria die moeten worden nageleefd. Het is essentieel dat gastouders deze criteria begrijpen en toepassen om hun fiscale positie te optimaliseren.
Criteria voor aangemerkt worden als ondernemer
Om in aanmerking te komen voor de status van zelfstandig ondernemer, moet een gastouder voldoen aan het urencriterium. Dit criterium vereist dat er minimaal 1.225 uur per jaar aan de onderneming wordt besteed. Deze uren omvatten niet alleen de daadwerkelijke opvang van kinderen, maar ook alle bijkomende werkzaamheden. De Belastingdienst beschouwt de volgende activiteiten als werkzaamheden die meetellen voor het urencriterium: - Opvang van kinderen. Hierbij geldt dat drie kinderen één uur opvangen wordt gezien als één arbeidsuur. - Voorbereiding van de opvang. - Schoonmaakwerkzaamheden die verband houden met de opvang. - Administratieve taken. - Inkopen doen voor de opvang. - Reclame- en acquisitiewerkzaamheden. - Het volgen van cursussen, zoals EHBO-cursussen of VVE-trainingen. - Kennismakingsgesprekken met potentiële vraagouders.
Een goede urenregistratie op dagbasis is hierbij onmisbaar, vooral als de 1.225 uur niet volledig worden behaald met opvanguren. De Belastingdienst kan deze registratie opvragen.
Naast het urencriterium geldt er een tweede voorwaarde: de gastouder moet meer dan 50% van de werkzame tijd aan de onderneming besteden. Dit betekent dat de opvangactiviteiten en gerelateerde taken de overhand moeten hebben in de totale arbeidstijd.
Overige voorwaarden en professionele uitstraling
Naast de urencriterium en de tijdsbesteding, zijn er aanvullende voorwaarden die helpen bij het aantonen van zelfstandig ondernemerschap. Hoewel een gastouderbureau een wettelijke kassiersfunctie vervult, blijft de gastouder het debiteurenrisico lopen over vorderingen op vraagouders. Dit risico is een indicatie van de ondernemersstatus. Acquisitie en bekendheid zijn eveneens belangrijke aspecten. Gastouders kunnen hun bekendheid vergroten via bijvoorbeeld een Facebookpagina. Inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) is op zich geen wettelijke eis voor gastouders, maar het draagt wel bij aan een professionele uitstraling en kan helpen bij het voldoen aan de criteria voor ondernemerschap. De Gastoudercentrale noemt specifieke voorwaarden voor het worden van een fiscaal zelfstandig gastouder, waaronder: - Een jaaromzet van minimaal €8.500,-. - Inschrijving bij de Kamer van Koophandel. - Het hebben van meerdere klanten per jaar. - Het sluiten van contracten met klanten. - Het maken van reclame voor de eigen dienstverlening. - Het voeren van een boekhouding die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, inclusief inkoop- en verkoopfacturen.
Belang van Administratie en Bewijslast
Voor gastouders is het cruciaal om een deugdelijke administratie bij te houden. De fiscale regelgeving vereist dat kosten daadwerkelijk zijn gemaakt en aantoonbaar zijn. Er bestaan geen vaste aftrekposten zonder bewijs. Het bewaren van bonnen, facturen en opstellingen is daarom noodzakelijk. Hoewel een volledige boekhouding niet verplicht is, is het wel raadzaam om een overzichtelijke administratie te voeren. De Gastoudercentrale biedt ondersteuning door middel van een eigen gastouderadministratie die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, inclusief hulp bij de registratie van onkosten en de fiscale berekening van netto inkomsten.
Zakelijke Kosten en Aftrekposten
Gastouders kunnen diverse kosten aftrekken van hun inkomsten. Deze kosten moeten wel zakelijk zijn en aantoonbaar. Er bestaat een onderscheid tussen kosten die altijd aftrekbaar zijn (zakelijke kosten) en extra aftrekposten die alleen gelden wanneer de gastouder als ondernemer wordt aangemerkt.
Algemeen aftrekbare zakelijke kosten
Ongeacht de status van ondernemer, mogen zakelijke kosten altijd in mindering worden gebracht op de omzet. Over de winst (inkomsten minus kosten) moet belasting worden betaald. Voorbeelden van deze algemene aftrekbare kosten zijn: - EHBO-cursussen en herhalingen hiervan. - De aanvraag van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). - Voeding, speelgoed en knutselmateriaal dat specifiek is aangeschaft voor de opvang. - Vakliteratuur. - Cursussen, zoals de Kiki VVE-training. - Overige aantoonbare kosten die direct verband houden met de opvang.
Specifieke kostensoorten en voorwaarden
Naast de bovengenoemde algemene kosten, zijn er diverse specifieke kostensoorten die aftrekbaar zijn, mits ze zakelijk zijn en correct worden geregistreerd. Hieronder volgt een overzicht van veelvoorkomende aftrekposten en de bijbehorende voorwaarden.
Communicatie- en computerkosten
- Telefoonkosten: deze zijn aftrekbaar, maar de gastouder moet bijhouden wie er wanneer is gebeld.
- Telefoonabonnement: het abonnement zelf is niet aftrekbaar.
- Computerkosten: voor zover de computer zakelijk nodig is en gebruikt wordt, kunnen de kosten worden afgeschreven over drie jaar.
Investeringen en grote aankopen
- Grote investeringen: investeringen in materiaal dat langer dan één jaar meegaat en meer dan €450 kost, kunnen worden afgeschreven. De afschrijvingstermijn bedraagt vijf jaar.
- Voorzieningen voor veiligheid: denk hierbij aan een traphekje. Deze kosten zijn aftrekbaar.
Personeelskosten (partner)
- Werkzaamheden door een partner: deze kosten zijn over het algemeen niet aftrekbaar. Alleen wanneer de kosten hoger zijn dan €5.000 per jaar en schriftelijk zijn vastgelegd in een overeenkomst die geregistreerd is, kunnen ze mogelijk worden afgetrokken.
Overige operationele kosten
- Bemiddelingskosten: kosten voor het gastouderbureau zijn aftrekbaar.
- Contributies en abonnementen: kosten voor de kinderen zijn aftrekbaar.
- EHBO-trommel en veiligheidsartikelen: aftrekbaar.
- Schoonmaakartikelen: aftrekbaar.
- Speelgoed: aftrekbaar.
- Knutselzaken: papier, stiften, verf, etc. zijn aftrekbaar.
- Reiskosten: aftrekbaar tegen een bedrag van €0,19 per kilometer voor elke kilometer die zakelijk is gereden (bijvoorbeeld voor of ten behoeve van de kinderen). Deze kilometers moeten worden bijgehouden in een agenda of kladblok.
- Verwarmen woning: extra kosten voor verwarming die ontstaan door de opvang kunnen in rekening worden gebracht, mits deze kosten aannemelijk worden gemaakt.
- Kosten voor inschrijving in het Landelijk Register Kinderopvang.
- Lunch- en maaltijdkosten van de gastkinderen.
- Waskosten: kosten voor het wassen van handdoeken en kleding.
- Schoonmaakkosten: een vast bedrag per maand (bijvoorbeeld €12,50 per maand) kan worden gerekend, mits aantoonbaar.
Extra aftrekposten voor ondernemers
Wanneer een gastouder wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer, komen er extra aftrekposten beschikbaar. Deze kunnen de belastingdruk aanzienlijk verlagen. De volgende extra aftrekposten gelden voor 2025: - Zelfstandigenaftrek: een bedrag van €2.470. - Startersaftrek: een bedrag van €2.123, die maximaal drie jaar kan worden toegepast. - Mkb-winstvrijstelling: een percentage van 12,7% van de winst, die wordt toegepast na de ondernemersaftrek.
Fiscale Verplichtingen en Premies
Naast de aftrekposten zijn er ook fiscale verplichtingen waar gastouders rekening mee moeten houden. Over het inkomen moet belasting worden betaald. Daarnaast is er de premie volksverzekeringen. Gastouders nemen zelf, eventueel met hulp van een extern adviseur, een standpunt in in de aangifte inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen of zij zich zien als zelfstandig ondernemer en voldoen aan de criteria.
Afdracht percentage
Over het inkomen als gastouder draagt men een vast percentage af. Volgens de beschikbare gegevens bedraagt dit percentage 5,75%. Er geldt een maximuminkomen waarover de bijdrage verschuldigd is; in 2021 was dit €58.311. Het is belangrijk om te controleren of dit maximum en percentage voor het betreffende belastingjaar nog steeds van toepassing zijn, aangezien deze bedragen jaarlijks kunnen wijzigen.
Toeslagen
Het is goed om te weten dat niet alle vormen van opvang in aanmerking komen voor toeslagen. Voor tussenschoolse opvang (TSO) wordt geen toeslag verstrekt, ongeacht of de opvang plaatsvindt op school, bij een gastouder of in een kindercentrum.
Praktische Overwegingen voor Gastouders
Naast de fiscale aspecten zijn er praktische overwegingen die belangrijk zijn voor de bedrijfsvoering van een gastouder.
Tarieven en inkomsten
De hoogte van de inkomsten is afhankelijk van het uurtarief en het aantal opgevangen kinderen. Gastouderbureaus hanteren minimale en maximale uurtarieven. Per 1 januari 2022 lag het minimale uurtarief tussen €5,33 en €6,49 per uur per kind, afhankelijk van het aantal uren en het aantal kinderen. Voor het derde kind uit een gezin kan een hoger tarief worden gerekend. Een voorbeeldberekening laat zien dat een gastouder die drie dagen per week vijf kinderen opvangt tegen een tarief van €6,50 per uur per kind, een netto inkomen van ruim €2.500 per maand kan behalen. Dit bedrag is nog voor aftrek van kosten en belastingen.
Flexibiliteit en opleiding
Gastouderopvang wordt gekenmerkt door flexibiliteit. Gastouders kunnen afspraken maken over flexibele opvangtijden, wat een groot voordeel is voor vraagouders met onregelmatige werktijden. Om als gastouder geregistreerd te kunnen worden, is een passend diploma of certificaat vereist. Voorbeelden van benodigde diploma’s zijn: - MBO-2 diploma Helpende Zorg en Welzijn. - Een diploma dat vermeld staat op de diplomalijst. - Een certificaat goed gastouderschap (behaald vóór 2011).
Inschrijving en opvanglocatie
Gastouders dienen zich in te schrijven bij een geregistreerd gastouderbureau om als zelfstandig gastouder te werken. Hierbij moeten alle wettelijke eisen en regelingen in acht worden genomen. De opvang kan alleen plaatsvinden op het eigen adres of op het woonadres van de vraagouder. Gastouderopvang is kleinschalige kinderopvang in een huiselijke sfeer voor kinderen van 0 tot 12 jaar.
Conclusie
Voor gastouders is het van groot belang om op de hoogte te zijn van de fiscale regelgeving en de mogelijkheden voor aftrekposten. Het voldoen aan het urencriterium van minimaal 1.225 uur en het aantonen van voldoende zakelijke activiteiten zijn cruciale stappen om aangemerkt te worden als zelfstandig ondernemer. Dit opent de deur naar extra aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en de mk-winstvrijstelling. Een zorgvuldige administratie, waarin bonnen en kosten nauwkeurig worden bijgehouden, is hierbij onmisbaar. Door gebruik te maken van de beschikbare aftrekposten en voldoende informatie te verzamelen over de eigen situatie, kunnen gastouders hun fiscale positie optimaliseren en meer financieel voordeel behalen uit hun ondernemerschap. Het is raadzaam om bij twijfel of complexe situaties professioneel advies in te winnen.