De complexiteit van regelgeving en administratieve verplichtingen binnen de kinderopvangsector en aanverwante fiscale taken vraagt om een duidelijke en gestructureerde aanpak. In 2018 stonden gemeenten, kinderopvangorganisaties en financieel verantwoordelijken voor belangrijke deadlines en procedures met betrekking tot de aanlevering van gegevens. Deze gegevens zijn cruciaal voor het toezicht op de kinderopvang, de werking van het Landelijk Register Kinderopvang (LRK) en de correcte afdracht van belastingen over uitbetaalde bedragen aan derden. Dit artikel biedt een gedetailleerd overzicht van de procedures, handleidingen en verantwoordingscycli die in 2018 relevant waren, op basis van de beschikbare officiële documentatie.
De juridische en administratieve context
De overheid hecht groot belang aan transparantie en veiligheid in de kinderopvang. Dit resulteert in wettelijke verplichtingen voor gemeenten om jaarlijks verantwoording af te leggen over het toezicht en de handhaving. Daarnaast bestaan er strikte fiscale regels voor partijen die betalingen doen aan derden, zoals gastouders.
Verantwoording Wet kinderopvang
De gemeente is primair verantwoordelijk voor het toezicht op de kinderopvang en de handhaving van de wetgeving. Deze verantwoordelijkheid wordt jaarlijks vastgelegd in een verantwoording die wordt aangeleverd bij de Inspectie voor het Onderwijs (IvhO). Het College van Burgemeester en Wethouders (College van B&W) legt hiermee verantwoording af over de uitvoering van de taken in de Wet kinderopvang. De gegevens hiervoor worden verzameld en aangeleverd via systemen als het Landelijk Register Kinderopvang (LRK) en het Geautomatiseerd Inspectie Register (GIR).
Fiscale verplichtingen: Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD)
Naast de specifieke kinderopvangwetgeving bestaat er een fiscale verplichting voor partijen die bedragen uitbetalen aan derden. Dit valt onder de Wet op de inkomstenbelasting 2001. De gegevensaanlevering voor Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD) is een essentieel onderdeel van de administratie voor zowel inhoudingsplichtige als niet-inhoudingsplichtige uitbetalers. Het doel van deze aanlevering is het toezicht op het juist doen van aangifte inkomstenbelasting door de ontvanger van de betaling.
Procedurele stappen voor gegevensaanlevering in 2018
Voor zowel de kinderopvangverantwoording als de fiscale aangifte waren in 2018 specifieke portals en procedures actief. De communicatie verliep via platforms zoals Waarstaatjegemeente.nl, Mijn DUO en het portaal van de Belastingdienst.
Jaarverantwoording kinderopvang via Waarstaatjegemeente.nl
In 2018 was de aanlevering van de Jaarverantwoording Kinderopvang een gestructureerd proces. De gegevensaanlevering voor het jaar 2017 startte op 3 april en liep tot en met 1 juli 2018. Gemeenten konden zich aanmelden en registreren via www.waarstaatjegemeente.nl/register. Om de complexiteit van het invullen te verminderen, was er een korte handleiding beschikbaar (PDF, 207 kB) en werd er een webinar aangeboden om vragen te beantwoorden.
De verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke vragen over het invullen van de jaarverantwoording lag bij DUO. Technische vragen over het portal Waarstaatjegemeente.nl konden worden gesteld via e-mail ([email protected]) of telefonisch.
Controle en vaststelling via Mijn DUO
De definitieve jaarverantwoording moet worden vastgesteld door het College van B&W. Voordat dit kon gebeuren, ontving de contactpersoon bij de gemeente in begin april een e-mail van de Inspectie voor het Onderwijs met een link naar de concept-jaarverantwoording. Om deze concept-verantwoording te controleren en van een toelichting te voorzien, was toegang tot Mijn DUO vereist. In Mijn DUO werden verzamelbestanden geplaatst, inclusief toelichtingen, controlelijsten en de voortgangsmonitor.
Het was mogelijk om gegevens over het voorafgaande jaar te wijzigen of aan te vullen in de systemen LRK, GIR Inspecteren of GIR Handhaven tot en met de laatste dag van februari. Na 1 maart werden de gegevens door DUO aangeleverd aan de IvhO voor het opstellen van de concept-verantwoording.
Gegevensaanlevering Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD)
Voor de fiscale aangifte UBD werd in 2018 gebruikgemaakt van een webportaal. Dit portaal kende specifieke procedures voor het aanleveren van gegevens, vooral wanneer er fouten optraden of wanneer er sprake was van derden die namens een organisatie aanleverden.
Oplossen van veelvoorkomende problemen
Een veelvoorkomend probleem was de foutmelding dat er onvoldoende gegevens beschikbaar waren om een webformulier in te dienen. De oplossing hiervoor lag in het bijwerken van de organisatiegegevens. Gebruikers werd gevraagd naar de optie 'Account' te gaan, vervolgens 'Contactgegevens' te selecteren en 'Organisatiegegevens bijwerken' aan te klikken. Hier moesten ontbrekende gegevens worden aangevuld, zoals het kenmerk (RSIN, BSN of Loonheffingennummer).
Een andere foutmelding, 'Er zijn geen uitbetalers gevonden, waarvoor is aangegeven dat er gegevens zullen worden ingezonden', ontstond wanneer eerder was aangegeven dat er geen gegevens zouden worden ingestuurd. Om dit te verhelpen, moest de gebruiker naar 'Account' > 'Beheer uitbetalers' gaan en op 'Hervatten' klikken voor de desbetreffende bron. De aanlevering moest voor tenminste één bron op 'Ja' staan om het webformulier te kunnen gebruiken.
Beheer van uitbetalers
Het 'Beheer Uitbetalers' in het portaal was een centrale functie. Hier kon een accountbeheerder aangeven of en voor welke bronnen gegevens zouden worden aangeleverd. Hierbij golden de volgende regels: * Indien er alleen voor de eigen organisatie wordt aangeleverd, hoefde de eigen organisatie niet opnieuw te worden ingevoerd, maar moest enkel de indicatie 'Aanlevering voor huidig campagnejaar' op 'Ja' worden gezet. * Indien er namens andere bedrijven of organisaties werd aangeleverd, moesten deze worden toegevoegd in het scherm 'Beheer uitbetalers'. * Personen aan wie werd uitbetaald, mochten nooit in dit scherm worden opgevoerd. * Tijdelijke onderbreking was mogelijk via de optie 'Pauzeren'.
Inhoudelijke eisen aan de UBD-opgaaf
De inhoudelijke eisen voor de opgaaf UBD waren strikt. De gegevens die moesten worden aangeleverd, betroffen: 1. Het uitbetaalde bedrag (apart of als totaalbedrag). 2. De datum van uitbetaling (of de laatste dag van het belastingjaar). 3. Voorletters en achternaam van de ontvanger. 4. Adres van de ontvanger. 5. Geboortedatum van de ontvanger. 6. Burgerservicenummer (BSN) van de ontvanger.
Het administreren van het BSN was verplicht voor inhoudingsplichtige aanleveraars en cbo's (collectieve belangenorganisaties). Deze verplichting gold niet voor niet-inhoudingsplichtige uitbetalers, zoals eenmanszaken zonder personeel, hoewel ook zij wel andere gegevens moesten aanleveren op grond van artikel 53 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.
Technische instructies en handleidingen
Voor de daadwerkelijke invoer van gegevens in de systemen waren diverse handleidingen en instructies beschikbaar gesteld. Deze documentatie was gericht op het correct verwerken van aanvragen en wijzigingen in het Landelijk Register Kinderopvang (LRK) en het Geautomatiseerd Inspectie Register (GIR).
Landelijk Register Kinderopvang (LRK)
Voor het LRK waren er specifieke instructies voor diverse handelingen: * Aanvragen verwerken: Instructies voor het verwerken van aanvragen voor kinderdagverblijven (KDV), buitenschoolse opvang (BSO), groepsopvang (GOB) en gastouderopvang. * Wijzigingen: Handleidingen voor het verwerken van wijzigingen in voorzieningen, verhuizingen, en wijzigingen in houdergegevens. * Combigroepen: Instructies voor de administratie van combigroepen binnen BSO en KDV. * Publicatie: Instructies voor het publiceren van handhavingsbesluiten. * Specifieke voorzieningen: Handleidingen voor ouderparticipatiecrèches (OPC).
Geautomatiseerd Inspectie Register (GIR) Handhaven
Voor het inspectieproces waren er handleidingen voor GIR Handhaven, waaronder: * Planning van GGD-inspecties. * Afhandeling van rapporten in diverse postvakken (zoals 'Nieuwe locaties', 'Zonder overtredingen', 'Met overtredingen', en 'Wijzigingsverzoeken'). * Het opstellen van besluiten, zoals 'Niet handhaven'.
Deze documentatie was essentieel voor een gestroomlijnde afhandeling van het toezicht en de handhaving binnen de kinderopvangsector.
Conclusie
De administratieve en juridische verplichtingen rondom de kinderopvang en de fiscale verantwoording zijn in 2018 gestructureerd vastgelegd in diverse systemen en procedures. Gemeenten waren verantwoordelijk voor de jaarverantwoording over het toezicht, waarbij gebruik werd gemaakt van portals zoals Waarstaatjegemeente.nl en Mijn DUO. Tegelijkertijd rustte er op uitbetalers van bedragen aan derden (zoals gastouders) de verplichting om gegevens aan te leveren voor de Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD), met specifieke regels voor het bijwerken van organisatiegegevens en het beheren van uitbetalers. De beschikbaarheid van gedetailleerde handleidingen, zowel voor de kinderopvangsector als voor de fiscale aangifte, was cruciaal om aan deze wettelijke verplichtingen te voldoen.