In de kinderopvangsector werken veel gastouders die een essentiële rol vervullen in de opvang en ontwikkeling van kinderen. Naast de pedagogische verantwoordelijkheden brengt het werk van een gastouder ook belangrijke fiscale en administratieve verplichtingen met zich mee. De manier waarop een gastouder zijn of haar werkzaamheden organiseert, heeft directe gevolgen voor de belastingaangifte en de mogelijkheid om gebruik te maken van specifieke regelingen. De informatie in dit artikel is gebaseerd op bronnen die de fiscale positie van gastouders beschrijven, met specifieke aandacht voor de criteria die de Belastingdienst hanteert en de financiële regelingen die van toepassing kunnen zijn.
Het onderscheid tussen een gastouder die wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer en een gastouder die inkomen genereert uit overig werk, is fundamenteel. Deze classificatie bepaalt niet alleen de wijze van aangifte, maar ook de aftrekposten die mogelijk zijn en de administratieve lasten die moeten worden gedragen. Hoewel de wens om als ondernemer te worden gezien vaak groot is vanwege de financiële voordelen, is dit niet automatisch het geval. De Belastingdienst past strikte criteria toe om te bepalen of er sprake is van een onderneming. Dit artikel zal deze criteria uitgebreid bespreken, evenals de fiscale voordelen, de benodigde verzekeringen en de administratieve vereisten die hieruit voortvloeien. Het doel is om gastouders een duidelijk beeld te geven van het fiscale landschap waarin zij opereren, zodat zij weloverwogen beslissingen kunnen nemen over hun bedrijfsvoering.
Criteria voor ondernemerschap
De vraag of een gastouder wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer voor de inkomstenbelasting is cruciaal voor de fiscale positie. De Belastingdienst hanteert diverse criteria om deze status te bepalen. Deze criteria zijn niet willekeurig, maar zijn erop gericht om vast te stellen of er daadwerkelijk sprake is van een bedrijfsmatige activiteit die voldoet aan de eisen van zelfstandigheid en duurzaamheid. De bronnen benadrukken dat het van de feitelijke omstandigheden afhangt of een gastouder aan deze eisen voldoet.
Een belangrijk criterium is de vraag of de gastouder winst maakt. De Belastingdienst verwacht dat een onderneming erop is gericht om winst te genereren. Indien een gastouder minimale winst maakt, structureel verlies lijdt en het niet aannemelijk is dat er in de toekomst winst wordt gemaakt, is er volgens de bronnen geen sprake van een onderneming. Het is essentiel dat de gastouder na het betalen van de kosten voldoende overhoudt om de bedrijfsvoering te kunnen continueren. Dit betekent dat de inkomsten de uitgaven aantoonbaar moeten overstijgen om als onderneming te worden gezien.
Een ander doorslaggevend criterium is de mate van zelfstandigheid. De Belastingdienst kijkt naar de vraag of de gastouder zelfstandig kan beslissen over de inrichting van de onderneming en de uitvoering van de werkzaamheden. Wanneer anderen, zoals een gastouderbureau, bepalen hoe de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, is er meestal geen sprake van ondernemerschap. Dit zelfstandigheidsaspect uit zich in het hebben van een eigen pedagogische visie, het zelf opstellen van contracten en huishoudelijke reglementen, en het zelf betalen van bedrijfsgebonden rekeningen. Hoewel gastouderbureaus soms tegemoetkomingen bieden in kosten, zoals voor een EHBO-cursus, moet de gastouder in principe zelf de financiële verantwoordelijkheid dragen om als zelfstandig te worden aangemerkt.
Naast winstgevendheid en zelfstandigheid worden ook andere factoren meegewogen, zoals de duurzaamheid van de activiteiten, de omvang van het werk, de tijd die wordt besteed aan het gastouderwerk en het aantal opdrachtgevers. De bronnen vermelden dat het van belang is dat een gastouder kinderen van meerdere vraagouders opvangt waarmee geen familierelatie bestaat. Ook het zelfstandig afsluiten van contracten met deze vraagouders is een belangrijk aspect. De Belastingdienst kan bovendien bewijsmaterialen opvragen, zoals een zakelijke rekening, facturen en een inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK), om de ondernemersstatus te beoordelen. Hoewel inschrijving bij de KVK niet altijd verplicht is, kan het dienen als ondersteunend bewijs voor de ondernemersstatus. De uiteindelijke beslissing ligt bij de Belastingdienst, maar de gastouder moet zelf actief aangeven dat hij of zij als ondernemer wil worden aangemerkt. Het is raadzaam om hierover eventueel een belastingadviseur te raadplegen.
Fiscale voordelen en aftrekposten
Wanneer een gastouder door de Belastingdienst wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer, ontstaat er recht op diverse fiscale regelingen en aftrekposten. Deze regelingen zijn in het leven geroepen om ondernemers te ondersteunen en de fiscale lasten te verlagen. De bronnen geven aan dat veel gastouders onnodig veel belasting betalen omdat zij niet op de hoogte zijn van deze mogelijkheden of niet voldoen aan de criteria voor ondernemerschap.
Het belangrijkste voordeel is de mogelijkheid om de winst te belasten onder de term ‘winst uit onderneming’ in plaats van ‘resultaat uit overig werk’. Deze classificatie opent de deur naar specifieke aftrekposten. De bronnen noemen een drietal belangrijke fiscale voordelen voor de zelfstandig ondernemende gastouder. Ten eerste is er de Ondernemersaftrek. Voor het jaar 2024 wordt een bedrag van € 3.750 genoemd als onderdeel van deze aftrek. Deze aftrekpost is bedoeld om de startende en bestaande ondernemer te ontlasten.
Ten tweede bestaat er de Startersaftrek. Deze aftrekpost is specifiek bedoeld voor ondernemers die in de beginfase van hun bedrijf zitten. De bronnen vermelden dat de Startersaftrek gedurende drie jaar kan worden toegepast, met een bedrag van € 2.123 in 2024. Het is belangrijk op te merken dat deze regeling maximaal drie keer binnen een periode van vijf jaar mag worden gebruikt. De combinatie van de Ondernemersaftrek en de Startersaftrek kan leiden tot een aanzienlijke verlaging van het belastbare inkomen in de eerste jaren van de onderneming.
Een derde belangrijk fiscaal voordeel is de mkb-vrijstelling. Deze regeling zorgt voor een extra aftrekpost van 13,31 procent (in 2024) van de winst. Deze vrijstelling is bedoeld voor kleine en middelgrote bedrijven en kan de totale belastingdruk verder verlagen. De bronnen benadrukken dat deze voordelen ertoe leiden dat de netto-inkomsten voor de ondernemende gastouder aanzienlijk hoger kunnen uitvallen dan voor een gastouder die als resultaat uit overig werk wordt belast.
Naast deze directe aftrekposten hebben ondernemerschap en de daarmee gepaard gaande verlaging van het belastbaar inkomen ook indirecte voordelen. Regelmatig gebaseerde regelingen zoals zorgtoeslag, huurtoeslag, kindgebonden budget en kinderopvangtoeslag zijn afhankelijk van het belastbaar inkomen. Doordat het belastbare inkomen als zelfstandig ondernemer lager wordt, kan er recht ontstaan op een hoger bedrag aan deze toeslagen. Hierdoor kan het totale voordeel voor de gastouder nog groter zijn dan de directe belastingaftrek alleen.
Administratieve verplichtingen en verzekeringen
Met het ondernemerschap komen ook aanzienlijke administratieve verantwoordelijkheden. De bronnen zijn duidelijk: als ondernemer moet een gastouder een zorgvuldige administratie bijhouden en deze minimaal zeven jaar bewaren. Deze administratie vormt de basis voor de belastingaangiften en moet op orde zijn om aanspraak te kunnen maken op de genoemde aftrekposten en om controles door de Belastingdienst te kunnen doorstaan.
De administratie omvat standaard zakelijke activiteiten zoals het bijhouden van inkomsten en uitgaven, het opstellen van facturen en het bewaren van bonnen. Daarnaast zijn er specifieke aspecten die relevant zijn voor de gastouderopvang. Het is van belang om met het gastouderbureau te bespreken welke gegevens zij moeten vastleggen en bijhouden. Hierbij kan worden gedacht aan lijsten van alle ingeschreven opvangkinderen, schriftelijke overeenkomsten met de ouders en gegevens die nodig zijn voor de kinderopvangtoeslag. Hoewel het gastouderbureau hierbij een ondersteunende rol kan spelen, blijft de eindverantwoordelijkheid voor een correcte administratie bij de gastouder zelf.
Een ander essentieel aspect van de bedrijfsvoering is de verzekering. Gastouders lopen specifieke risico’s in hun werk en dienen zich hier adequaat tegen te verzekeren. De bronnen noemen dat een gastouder een Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) nodig heeft. Deze verzekering dekt schade die de gastouder met zijn bedrijfsvoering toebrengt aan derden. Indien de gastouder kinderen vervoert met een motorvoertuig, is daarnaast een zakelijke Schadeverzekering Inzittenden vereist. Welke andere verzekeringen nodig zijn, hangt af van de specifieke situatie. De bronnen adviseren gastouders om hierover contact op te nemen met hun gastouderbureau of een brancheorganisatie. Deze instanties kunnen informeren over aanvullende benodigde verzekeringen en verzekeringsmaatschappijen die polissen aanbieden specifiek voor gastouders.
Belastingaangifte en de rol van de Belastingdienst
De procedure voor de belastingaangifte verschilt aanzienlijk op basis van de ondernemersstatus. De Belastingdienst bepaalt niet automatisch of een gastouder als ondernemer kwalificeert. Het is de verantwoordelijkheid van de gastouder om hierover een standpunt in te nemen en dit kenbaar te maken bij de aangifte. De bronnen beschrijven twee mogelijke situaties.
Ten eerste, indien de gastouder van mening is dat hij of zij voldoet aan de criteria voor ondernemerschap, dan wordt het inkomen opgegeven als ‘winst uit onderneming’. In dit geval kan de gastouder aanspraak maken op de eerder genoemde aftrekposten, zoals de ondernemersaftrek, startersaftrek en mk-vrijstelling. Het is hierbij van belang dat de gastouder de Belastingdienst ervan kan overtuigen dat de criteria zijn vervuld. Dit kan door het tonen van bewijsmateriaal zoals een zakelijke rekening, facturen en eventueel een KVK-inschrijving. De Belastingdienst kan om deze bewijzen vragen.
Ten tweede, als de gastouder niet voldoet aan de criteria of ervoor kiest om niet als ondernemer te worden aangemerkt, dan wordt het inkomen opgegeven als ‘resultaat uit overig werk’ of ‘inkomsten uit overig werk’. In dit geval is er geen recht op de specifieke ondernemersaftrekken. De belastingaangifte is in dit geval eenvoudiger, maar de belastingaanslag kan in sommige gevallen hoger uitvallen dan wanneer wel voor de ondernemersstatus was gekozen. De bronnen vermelden dat een belastingadviseur kan helpen bij het beoordelen van de situatie en het indienen van de juiste aangifte. Het inschakelen van professionele begeleiding kan wenselijk zijn vanwege de complexiteit van de fiscale regels.
Een belangrijk en eenvoudig aspect van de belasting voor gastouders is de omzetbelasting (btw). De bronnen vermelden dat gastouderopvang is vrijgesteld van btw. Dit betekent dat een gastouder geen btw-aangifte hoeft te doen over de opvangkosten. Deze btw-vrijstelling geldt ongeacht of de gastouder wel of niet als ondernemer voor de inkomstenbelasting wordt aangemerkt. Dit is een belangrijk administratief voordeel voor de sector.
Professionele begeleiding en ondersteuning
Gezien de complexiteit van de fiscale regelgeving en de criteria voor ondernemerschap, wordt professionele begeleiding vaak aanbevolen. De bronnen beschrijven dat gastouderbureaus en gespecialiseerde administratiekantoren een rol kunnen spelen in het ondersteunen van gastouders. Een voorbeeld van een dergelijke samenwerking is de overeenkomst tussen Gastouderbureau inZicht en het administratiekantoor Van der Kooi Administraties. Dit kantoor is gespecialiseerd in de begeleiding van zelfstandig ondernemende gastouders op financieel en fiscaal vlak.
De ondersteuning kan variëren van het opstarten van de onderneming tot het verzorgen van de volledige boekhouding. Denk hierbij aan het inschrijven bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst, het inrichten van de administratie, het voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het verzorgen van de jaarrekening en belastingaangifte. Gastouders die wel willen profiteren van de fiscale voordelen, maar de boekhouding niet zelf willen of kunnen doen, kunnen deze werkzaamheden uitbesteden. Dergelijke dienstverlening kan de administratieve lasten verlichten en de kans op fouten in de aangifte verkleinen. De bronnen geven aan dat er gratis en vrijblijvende informatiemateriaal beschikbaar is om gastouders op weg te helpen.
Conclusie
De fiscale positie van een gastouder is complex en afhankelijk van diverse factoren. Het onderscheid tussen werken als zelfstandig ondernemer of als resultaat uit overig werk is bepalend voor de hoogte van de belastingaanslag en de administratieve verplichtingen. De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan ondernemerschap, waarbij winstgevendheid, zelfstandigheid en duurzaamheid centraal staan. Gastouders die aan deze eisen voldoen, profiteren van aanzienlijke fiscale voordelen, waaronder de ondernemersaftrek, startersaftrek en mk-vrijstelling. Deze regelingen kunnen leiden tot een significant lagere belastingdruk en een hoger netto-inkomen.
Tegelijkertijd brengt ondernemerschap de verplichting met zich mee om een zorgvuldige administratie te voeren en de juiste verzekeringen af te sluiten. De btw-vrijstelling voor gastouderopvang biedt hierbij een belangrijk administratief voordeel. Gezien de complexiteit van de regelgeving en de gevolgen van de keuze voor een bepaalde status, is het essentieel dat gastouders zich goed informeren. Het raadplegen van een belastingadviseur of het inschakelen van professionele begeleiding via een gastouderbureau kan hierbij een verstandige keuze zijn om zeker te zijn van een juiste fiscale afwikkeling en optimaal gebruik te maken van de beschikbare regelingen.