Het werk als gastouder brengt diverse kosten met zich mee die van invloed zijn op de belastingaangifte. In Nederland hebben gastouders de mogelijkheid om gemaakte kosten aftrekbaar te maken, wat het belastbaar inkomen verlaagt en potentieel recht geeft op hogere toeslagen. De fiscale regelgeving vereist echter een zorgvuldige administratie en onderbouwing van de kosten. Daarnaast biedt het Nibud (Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting) normbedragen voor specifieke uitgaven, zoals voeding en huishoudelijke kosten, die als leidraad kunnen dienen voor vergoedingen. Dit artikel biedt een gedetailleerd overzicht van de fiscale mogelijkheden voor gastouders, gebaseerd op de beschikbare kennis over aftrekbare posten, administratieve verplichtingen en de rol van Nibud-normen.
Fiscale status en administratieve verplichtingen
Gastouderschap wordt fiscaal gezien vaak beschouwd als resultaat uit overige werkzaamheden (RUOW) of, indien aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, als winst uit onderneming (WUO). De keuze voor WUO kan voordeliger zijn omdat dit recht geeft op ondernemersaftrek, de MKB-winstvrijstelling en de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Om deze status te claimen, is het belangrijk dat de gastouder aantoont dat er sprake is van een onderneming, wat onder andere afhangt van de omvang van de werkzaamheden en de mate van organisatie.
Een cruciale voorwaarde voor het aftrekken van kosten is dat deze daadwerkelijk zijn gemaakt en betrekking hebben op de gastouderactiviteiten. De Belastingdienst accepteert geen vaste aftrekposten zonder bewijs. Gastouders zijn dan ook verplicht om een sluitende administratie bij te houden. Dit houdt in dat alle bonnen, facturen en bankafschriften zorgvuldig bewaard moeten worden. Een aanbeveling is om een aparte bankrekening te openen voor de gastouderwerkzaamheden, zodat inkomsten en uitgaven gescheiden blijven van persoonlijke financiën. Kosten die contant worden betaald, moeten worden ondersteund door bonnen die op datum worden bewaard. Digitale bewaring is aan te raden, omdat inkt op bonnen na verloop van tijd kan vervagen.
De administratie hoeft niet volledig te zijn in de zin dat elke transactie gedetailleerd is uitgewerkt, maar de Belastingdienst eist wel dat de gemaakte kosten aantoonbaar zijn. Bij een controle moet de gastouder kunnen bewijzen dat de opgevoerde kosten noodzakelijk waren voor de uitoefening van het gastouderschap. Dit betekent dat persoonlijke uitgaven en zakelijke uitgaven strikt gescheiden moeten worden gehouden.
Aftrekbare kostenposten voor gastouders
De lijst met aftrekbare kosten voor gastouders is uitgebreid en omvat diverse categorieën. Hieronder worden de belangrijkste posten besproken, voorzien van de vereisten voor aftrek.
Huisvesting en energie
Een aanzienlijk deel van de kosten voor gastouders is gerelateerd aan het gebruik van de woning. Dit betreft met name de verwarmingskosten. Omdat de verwarming vaak harder moet worden gestookt wanneer er kinderen worden opgevangen, mogen deze extra kosten in rekening worden gebracht bij de ouders of worden afgetrokken van de belasting. Het Nibud biedt normbedragen voor verwarmingskosten die als richtlijn kunnen dienen. Om deze kosten aftrekbaar te maken, moet de gastouder aannemelijk maken dat er daadwerkelijk sprake is van extra verbruik. Dit kan bijvoorbeeld door het vergelijken van energierekeningen vóór en tijdens de opvang, of door het gebruik van de Nibud-normen.
Naast verwarming kunnen ook schoonmaakkosten worden aftrekbaar gemaakt. Denk hierbij aan schoonmaakartikelen die specifiek worden gebruikt voor de opvang, zoals schoonmaakmiddelen voor de kinderbadkamer of keuken. Ook het wassen van kleding, dekbedden, knuffels en ander textiel dat door de gastkinderen wordt gebruikt, mag worden opgevoerd als kostenpost. Het Nibud biedt normbedragen voor wassen en drogen, die kunnen helpen bij het onderbouwen van deze kosten. Indien de wasmachine intensiever wordt gebruikt vanwege de opvang, kunnen deze normen worden gehanteerd als schatting van de extra kosten.
Voeding en dranken
Voeding is een essentieel onderdeel van de dagelijkse opvang. Gastouders mogen de kosten voor eten en drinken voor de kinderen aftrekken. De Belastingdienst vereist dat deze kosten daadwerkelijk zijn gemaakt, wat wil zeggen dat de gastouder moet kunnen aantonen dat er voeding is verstrekt. Voor het bepalen van de hoogte van deze kosten biedt het Nibud normbedragen per maaltijd. Deze normen zijn gebaseerd op een verantwoord voedingspakket samengesteld door het Voedingscentrum.
De Nibud-normen onderscheiden verschillende maaltijden en leeftijdsgroepen. Voor kinderen van 1 tot 3 jaar bedragen de dagelijkse kosten voor voeding volgens de normen circa €3,12 per kind. Dit is opgebouwd uit: - Ontbijt: €0,89 - Tweede broodmaaltijd: €1,07 - Warme maaltijd: €0,88 - Tussendoortjes: €0,27
Voor kinderen van 4 tot 8 jaar lopen de totale dagelijkse kosten op tot ongeveer €4,39, opgebouwd uit: - Ontbijt: €1,16 - Tweede broodmaaltijd: €1,30 - Warme maaltijd: €1,40 - Tussendoortjes: €0,53
Deze bedragen gelden voor tweepersoonshuishoudens, maar dienen als leidraad voor de kosten per kind. Gastouders kunnen deze normen gebruiken om een redelijke vergoeding voor voeding te berekenen, die vervolgens als aftrekpost kan worden opgevoerd. Naast reguliere maaltijden vallen ook tussendoortjes en versnaperingen voor uitjes onder deze categorie.
Veiligheidsvoorzieningen
De veiligheid van de gastkinderen is van het grootste belang, en de kosten die hiermee gemoeid zijn, zijn aftrekbaar. Dit omvat een breed scala aan materialen die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de Risico-inventarisatie Veiligheid en Gezondheid. Voorbeelden van aftrekbare veiligheidsvoorzieningen zijn: - EHBO-trommels en inhoud daarvan. - Veiligheidshaakjes, deurstrips en traphekjes. - Rookmelders, brandblussers en blusdekens. - Stopcontactbeveiligers en raambeveiliging. - VOG-verklaring (Verklaring Omtrent het Gedrag), voor zover deze specifiek voor het gastouderschap is aangeschaft.
Deze kostenpost is belangrijk omdat het niet alleen bijdraagt aan een veilige opvangomgeving, maar ook fiscaal voordeel oplevert. Het is hierbij essentieel dat de aanschaf van deze materialen specifiek voor de opvang is bedoeld en niet voor persoonlijk gebruik in de woning.
Educatie, speelgoed en knutselmateriaal
Om de opvang interessant en ontwikkelingsgericht te maken, investeren gastouders in materiaal voor vermaak en educatie. Deze kosten zijn volledig aftrekbaar. Hieronder vallen: - Speelgoed en kinderboeken. - Knutselspullen, zoals papier, stiften, verf, lijm en kleurpotloden. - Abonnementen en lidmaatschappen, zoals die voor de bibliotheek, kinderboerderij of kinderbladen. - Entreebewijzen voor uitjes en versnaperingen die tijdens deze uitjes worden verstrekt.
Deze kosten dragen bij aan een stimulerende omgeving voor de kinderen en kunnen als zakelijke kosten worden afgetrokken, mits ze redelijk en noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het gastouderschap.
Overige materiële investeringen
Gastouders doen soms grotere investeringen die meerdere jaren meegaan. Voorbeelden hiervan zijn een computer, een bakfiets of andere bedrijfsmiddelen. Indien de aanschafwaarde hoger is dan €450,00, worden deze kosten niet direct als kosten opgevoerd, maar als investering afgeschreven. De afschrijving vindt in de regel plaats over een periode van vijf jaar (20% per jaar), tenzij sprake is van een specifieke economische levensduur. Een bakfiets van €1.000,- levert dus jaarlijks €200,- aan afschrijvingskosten op.
Naast afschrijvingen zijn er directe kosten voor kleinere investeringen of onderhoud. Ook de aanschaf van een computer of laptop, indien deze zakelijk nodig is, kan worden afgeschreven, meestal over drie jaar.
Reiskosten
Reiskosten die worden gemaakt voor de gastouderwerkzaamheden zijn aftrekbaar. Dit betreft kilometers die worden gereden voor het brengen en halen van kinderen, het doen van inkopen voor de opvang of het bezoeken van uitjes. De vergoeding bedraagt €0,19 per kilometer. Het is van belang deze kilometers zorgvuldig bij te houden in een agenda of kladblok. Indien een bakfiets is aangeschaft, kunnen naast de kilometervergoeding ook de afschrijvingskosten van de bakfiets worden meegenomen.
Overige kosten
Tot slot zijn er diverse kleinere kostenposten die aftrekbaar zijn, mits ze zakelijk zijn: - Telefoonkosten: de zakelijke component kan worden afgetrokken, maar het telefoonabonnement zelf is niet aftrekbaar. De gastouder moet bijhouden wie en wanneer er is gebeld. - Bemiddelingskosten van het gastouderbureau. - Contributies en abonnementen voor de kinderen (bijvoorbeeld sportverenigingen). - Schoonmaakartikelen. - Luiermateriaal en andere verzorgingsproducten zoals billendoekjes, billencrème en tandenborstels. - Kosten voor het vaker buiten zetten van de grijze container vanwege veel luiers.
De rol van Nibud-normen
Het Nibud biedt diverse normbedragen die gastouders kunnen helpen bij het berekenen van kosten. Deze normen zijn niet wettelijk verplicht, maar bieden een objectieve leidraad die door de Belastingdienst vaak wordt geaccepteerd als onderbouwing. Naast de eerder genoemde normen voor voeding, verwarming en wassen, biedt het Nibud ook normen voor tussendoortjes. Het is belangrijk op te merken dat de Nibud-normen zijn gebaseerd op gemiddelden en dat de werkelijke kosten kunnen afwijken. Gastouders wordt geadviseerd om eigen uitgaven te vergelijken met de normen om een realistische inschatting te maken.
Gevolgen voor belasting en toeslagen
Het aftrekken van kosten heeft directe financiële voordelen. Ten eerste verlaagt het de winst of het resultaat uit overige werkzaamheden, waardoor er minder inkomstenbelasting betaald hoeft te worden. Ten tweede verlaagt het het verzamelinkomen. Het verzamelinkomen is de maatstaf voor de berekening van diverse toeslagen, zoals de zorgtoeslag, huurtoeslag en kinderopvangtoeslag. Een lager verzamelinkomen kan leiden tot een hogere toeslag. Dit betekent dat het zorgvuldig opvoeren van kosten niet alleen direct voordeel oplevert, maar ook indirect via de toeslagen.
Conclusie
Gastouders hebben een ruime fiscale mogelijkheid om hun gemaakte kosten aftrekbaar te maken, mits zij een deugdelijke administratie bijhouden en de kosten kunnen onderbouwen. De belangrijkste categorieën zijn huisvesting (verwarming, schoonmaak, wassen), voeding, veiligheidsvoorzieningen, educatie en speelgoed, materiële investeringen en reiskosten. Het Nibud biedt waardevolle normbedragen voor voeding, verwarming en wassen die als objectieve leidraad kunnen dienen. Door het toepassen van deze regels en normen kunnen gastouders hun belastbare inkomen optimaliseren en profiteren van fiscaal voordeel en hogere toeslagen. Het is raadzaam om altijd de meest actuele regelgeving te raadplegen en bij twijfel een fiscaal adviseur te consulteren.