Gastouderopvang is in de Nederlandse kinderopvangsector een wenselijke en flexibele oplossing voor ouders die extra dekking nodig hebben voor de opvang van hun kinderen. Vanuit de fiscale kant is het van belang om te begrijpen hoe de Belastingdienst omgaat met gastouderactiviteiten. In dit artikel wordt ingegaan op de regels rondom de btw-vrijstelling voor gastouders, de verplichtingen als zelfstandig ondernemer en de praktische stappen die genomen kunnen worden om aan de fiscale eisen te voldoen.
Het is belangrijk om duidelijk onderscheid te maken tussen de btw-voorzieningen voor gastouderopvang enerzijds en de regels voor andere vormen van zzp-activiteiten in de kinderopvang anderzijds. Aangezien gastouderopvang een vrijgestelde dienst is, zijn er specifieke voorwaarden om aan te sluiten bij de Belastingdienst.
Wat betekent de btw-vrijstelling voor gastouderopvang?
Gastouderopvang valt onder de btw-vrijstelling zoals deze is vastgelegd in de Wet kinderopvang. Dit betekent dat gastouders geen btw hoeven in te rekenen bij ouders en ook geen btw-aangifte hoeven af te leggen. Deze vrijstelling geldt uitsluitend als de gastouderopvang voldoet aan de eisen die zijn opgenomen in de Wet kinderopvang. Deze eisen omvatten onder andere dat de opvang georganiseerd wordt via een geregistreerd gastouderbureau of geregistreerd kindercentrum.
De vrijstelling geldt niet alleen voor de gastouder zelf, maar ook voor de bemiddeling die een geregistreerd gastouderbureau of kindercentrum uitvoert. Dit is van toepassing als de bemiddeling van zo’n kwaliteit is dat ouders zonder deze bemiddeling geen gelijkwaardige opvang zouden kunnen vinden. De kwaliteit van de bemiddeling wordt onder andere gemeten aan het toetsen van gastouders, het bieden van scholing, het voeren van gesprekken met ouders over wensen en het koppelen van gastouders aan kinderen die pasten bij hun profiel.
Voorwaarden voor btw-vrijstelling
Om de btw-vrijstelling te kunnen aanwenden, zijn er een aantal voorwaarden die moeten zijn vervuld. Eén van de belangrijkste voorwaarden is dat de gastouderopvang is georganiseerd via een geregistreerd gastouderbureau of geregistreerd kindercentrum. Dit betekent dat de gastouder niet direct met ouders in contact mag treden, maar dat de bemiddeling via een officieel erkende instelling moet plaatsvinden. Deze instelling zorgt voor het toezicht op de kwaliteit van de opvang en de wensen van de ouders.
Daarnaast moet de opvang voldoen aan de algemene eisen die zijn opgenomen in de Wet kinderopvang. Deze eisen zijn onder andere gericht op de veiligheid, het welzijn van het kind en de kwaliteit van de opvang. Ouders die gebruikmaken van gastouderopvang moeten geregistreerd zijn in het Landelijk Register Kinderopvang, zodat ze aanspraak kunnen maken op de kinderopvangtoeslag.
Gastouder als zelfstandige ondernemer
Een gastouder is een zelfstandig ondernemer. Dit heeft gevolgen voor de fiscale verplichtingen, zoals het afdragen van de inkomstenbelasting. In tegenstelling tot loondienstverhoudingen, waar de werkgever verantwoordelijk is voor de inheffing van belasting, moet een gastouder deze belasting zelf aan de Belastingdienst betalen, meestal via de aangifte inkomstenbelasting.
Hoewel gastouders niet verplicht zijn om btw in rekening te brengen, is het wel mogelijk om kosten af te trekken van het inkomensbelastingbedrag. Voorbeelden van aftrekbare kosten zijn woonlasten (als de opvang thuis plaatsvindt), aankopen van speelgoed en materialen, verzekeringen en scholingskosten. Het is belangrijk om goed administratie te houden, omdat deze kosten voor de Belastingdienst moeten kunnen worden onderbouwd.
Een gastouder is ook verantwoordelijk voor de eigen pensioenopbouw en arbeidsongeschiktheidsverzekering. In tegenstelling tot werknemers, die automatisch pensioen opbouwen via hun werkgever, is het van belang dat een gastouder zelf voor deze verzekeringen zorgt. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door een pensioenregeling of verzekering af te sluiten bij een verzekeringsmaatschappij.
Het kasstelsel en de aangifte inkomstenbelasting
Omdat gastouders als zelfstandige ondernemers worden aangemerkt, zijn zij verplicht om een aangifte inkomstenbelasting in te dienen. Dit gebeurt meestal jaarlijks, op basis van het kasstelsel. Het kasstelsel betekent dat belastingen worden ingehouden op de momenten waarop geld binnenkomt en uitgaat. Voor gastouders betekent dit dat de inkomsten en uitgaven worden vastgelegd op basis van de werkelijke betalingen.
Het kasstelsel vereist dus nauwkeurige administratie. Het is belangrijk om alle inkomsten en uitgaven gedetailleerd bij te houden, zodat de aangifte inkomstenbelasting correct kan worden ingevuld. Investeringen, zoals het aankopen van bedrijfsmiddelen boven € 450,00, worden over meerdere jaren afgeschreven, meestal met een afschrijving van 20% per jaar.
Als gastouder is het mogelijk om te profiteren van bepaalde fiscale voordelen, zoals de arbeidskorting. Deze korting kan ervoor zorgen dat een deel van de belasting wordt verlaagd, vooral voor gastouders die nog niet lang werken of jonger zijn dan 65 jaar.
Belastingvrij bijverdienen en loonheffing
Een vaak voorkomend misverstand is dat gastouders tot € 8.700,- per jaar belastingvrij kunnen bijverdienen. Dit is echter niet het geval. De belastingvrijstelling voor bijverdiensten is afhankelijk van het salaris dat de gastouder uit een andere baan verdient. Als dit lager is dan € 8.700,-, mag de gastouder tot dat bedrag belastingvrij bijverdienen.
Het is ook mogelijk dat een gastouder te veel loonheffing heeft betaald. In dat geval is het mogelijk om deze terug te vragen bij de Belastingdienst. Dit kan gebeuren via de aangifte inkomstenbelasting of via een aparte aanvraag. Het is daarom verstandig om jaarlijks de administratie te checken, zodat eventuele terugbetalingen niet worden gemist.
Wat betekent de btw-vrijstelling voor kosten?
De btw-vrijstelling heeft gevolgen voor de aanschaffingen die een gastouder maakt. Aangezien er geen btw wordt ingehouden, is het niet mogelijk om btw terug te vragen op kosten die zijn gemaakt voor de opvang. Dit betekent dat een gastouder geen btw-credit kan aanvragen op aankopen van materialen, verzekeringen of andere kosten die verband houden met de opvang. Het is daarom belangrijk om deze kosten goed te plannen en te begroten.
De rol van het geregistreerde gastouderbureau
Het geregistreerde gastouderbureau speelt een centrale rol in de organisatie van gastouderopvang. Dit bureau zorgt voor het toezicht op de kwaliteit van de opvang, het toetsen van gastouders en het koppelen van gastouders aan ouders. Het is ook verantwoordelijk voor de administratie en de communicatie met de Belastingdienst.
De bemiddeling die een geregistreerd gastouderbureau verricht is zelf ook vrijgesteld van btw, maar alleen als de opvang waarvoor is bemiddeld, zelf onder de btw-vrijstelling valt. Bovendien moet de bemiddeling van zo’n kwaliteit zijn dat ouders zonder deze bemiddeling geen gelijkwaardige opvang zouden kunnen vinden. Dit betekent dat het gastouderbureau verantwoordelijk is voor het bepalen van de geschiktheid van gastouders en voor het inschakelen van alternatieve gastouders indien nodig.
Nieuwe regels voor zzp’ers in de kinderopvang
De regels voor zzp’ers in de kinderopvang zijn de afgelopen jaren veranderd. Voorheen waren zzp’ers, zoals pedagogisch medewerkers, vrijgesteld van btw omdat ze gebruik konden maken van de btw-vrijstelling voor kinderopvang. Sinds 2020 is dit echter gewijzigd. De fiscus heeft besloten dat freelance pedagogisch medewerkers (pmers) nu wel btw in rekening moeten brengen aan hun opdrachtgevers.
Deze wijziging heeft geleid tot veel verwarring en onvrede bij zowel zzp’ers als kinderopvangorganisaties. Voor zzp’ers betekent het dat hun tarieven moeten worden aangepast om de btw te dekken. Voor kinderopvangorganisaties betekent het dat er extra kosten zijn voor hun personeel. De reden achter deze wijziging is dat de fiscus vindt dat de werkzaamheden van freelance pmers niet hetzelfde zijn als de werkzaamheden van vaste medewerkers van kinderopvangorganisaties.
Deze nieuwe regels zijn vooral van toepassing op zzp’ers die niet onder de btw-vrijstelling voor gastouderopvang vallen. Voor gastouders is de regel nog hetzelfde: de btw-vrijstelling geldt als de opvang is georganiseerd via een geregistreerd gastouderbureau of geregistreerd kindercentrum.
Praktische tips voor gastouders
Om aan de fiscale eisen te voldoen en te profiteren van de btw-vrijstelling, zijn er een aantal praktische stappen die een gastouder kan nemen:
- Administratie houden: Houd gedetailleerde administratie van inkomsten en uitgaven. Dit is belangrijk voor de aangifte inkomstenbelasting en voor eventuele aftrekposten.
- Bewijsmateriaal bewaren: Bewaar alle bonnetjes en facturen die verband houden met kosten voor de opvang. Dit is nodig om aftrekposten aan te tonen.
- Contact met de Belastingdienst: Overleg vooraf met de Belastingdienst over de toepassing van de btw-vrijstelling op je werkzaamheden. Dit helpt om eventuele onduidelijkheden te voorkomen.
- Pensioen en verzekeringen: Zorg dat je zelf voor pensioen en arbeidsongeschiktheidsverzekering zorgt. Dit is belangrijk voor je financiële veiligheid.
- Wetenschap van de regels: Blijf op de hoogte van eventuele wijzigingen in de fiscale regels. De regels voor zzp’ers in de kinderopvang zijn bijvoorbeeld in de afgelopen jaren veranderd.
De betekenis van goede administratie
Goede administratie is een essentieel onderdeel van de werkzaamheden van een gastouder. Niet alleen omdat dit nodig is voor de aangifte inkomstenbelasting, maar ook omdat het helpt bij het beheersen van kosten en het optimaliseren van aftrekposten. Door goed administratie te houden, is het mogelijk om eventuele fouten tijdig te herkennen en te corrigeren.
Een gastouder moet ook zorgvuldig zijn met aankopen en investeringen. Aankopen boven € 450,- worden beschouwd als investeringen en worden jaarlijks afgeschreven, meestal met 20% van de aanschafwaarde. Dit betekent dat een gastouder niet alle kosten direct kan aftrekken, maar dat deze over meerdere jaren worden gespreid.
De rol van de Belastingdienst
De Belastingdienst speelt een belangrijke rol in de fiscale regelgeving rondom gastouderopvang. Het is verantwoordelijk voor de toezichtgevende functie en voor het uitvoeren van de fiscale regels. Door regelmatig in contact te treden met de Belastingdienst, kunnen eventuele vragen en onduidelijkheden worden opgelost.
Het is verstandig om vooraf te overleggen over de toepassing van de btw-vrijstelling op gastouderactiviteiten. Dit helpt om eventuele discussies achteraf te voorkomen. Bovendien is het belangrijk om zich ervan te vergewissen dat de opvang voldoet aan de eisen van de Wet kinderopvang. Dit is niet alleen belangrijk voor de btw-vrijstelling, maar ook voor de kwaliteit van de opvang en de veiligheid van de kinderen.
Conclusie
Gastouderopvang is een vrijgestelde vorm van kinderopvang binnen de fiscale regels. Dit betekent dat gastouders geen btw hoeven in te rekenen en geen btw-aangifte hoeven af te leggen. De vrijstelling geldt uitsluitend als de opvang is georganiseerd via een geregistreerd gastouderbureau of geregistreerd kindercentrum. De bemiddeling die deze instellingen verrichten is ook vrijgesteld van btw, mits de kwaliteit van de bemiddeling aan bepaalde eisen voldoet.
Als gastouder ben je verantwoordelijk voor het betalen van inkomstenbelasting en voor het houden van goede administratie. Het is belangrijk om bewijsmateriaal te bewaren en vooraf te overleggen met de Belastingdienst over eventuele vragen. Daarnaast is het verstandig om zorgvuldig te plannen en te begroten, zodat de administratie en de aftrekposten correct kunnen worden verwerkt.
De regels rondom gastouderopvang en de btw-vrijstelling zijn veranderd in de afgelopen jaren. Het is daarom belangrijk om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Door goed te informeren en goede administratie te houden, is het mogelijk om de fiscale verplichtingen te voldoen en te profiteren van de voordelen van gastouderopvang.