In de Nederlandse kinderopvangsector, en met name bij gastouderopvang, spelen fiscale verplichtingen een belangrijke rol in de dagelijkse praktijk. De afwisselende regels rondom de toepassing van de btw (belasting op de toegevoegde waarde) kunnen voor verwarring zorgen bij zelfstandig werkende pedagogisch medewerkers (PM’ers) en gastouders. Deels is het probleem het gevolg van verkeerde SBI-codes bij de Kamer van Koophandel (KvK), terwijl andere aspecten afhankelijk zijn van de juridische status waarin je je bedrijfsvoering organiseert. In deze bijdrage leggen we de belangrijkste kwesties rondom btw en gastouderopvang in kaart, op basis van actuele fiscale regels, adviezen en praktijkvoorbeelden.
Inkomsten en btw-status als gastouder
Als gastouder kun je op verschillende manieren aan de slag: in loondienst, als zelfstandig ondernemer of via de regeling ‘Dienstverlening aan huis’. Iedere werkvorm heeft gevolgen voor jouw belastingaangifte, je rechten én je verplichtingen. De keuze van deze vorm beïnvloedt ook of en hoe je BTW moet afdragen.
1. Gastouder in loondienst
Wanneer je als gastouder in loondienst werkt, zijn er duidelijke afspraken over het minimumloon, vakantietoeslag en andere rechten. In dit geval valt de btw niet op jouw diensten, omdat je je als medewerker in een loondienstrelatie bevindt. Je bent dus niet verplicht om btw te heffen of af te dragen. In dit geval wordt je inkomstenbelasting en eventuele ingehouden belastingen aangifte op de normale manier bij de belastingdienst gedaan.
2. Gastouder als ondernemer
Wanneer je als gastouder kiest voor een ondernemerschap, dan ben je verplicht om btw te heffen op je diensten. Dat geldt zolang je niet in aanmerking komt voor de Kleine Ondernemers Regeling (KOR). Deze regeling is bedoeld voor kleine ondernemers met een beperkt omzetbedrag. Als je aan de voorwaarden van de KOR voldoet, ben je vrijgesteld van btw-aangifte, maar wel verplicht tot btw-opheffing.
Als je niet onder de KOR valt, moet je dus 21% btw heffen op je diensten. Dit geldt ook wanneer je jezelf in het midden zit met een verkeerde SBI-code. Deze code, die je bij de Kamer van Koophandel inschrijft, kan leiden tot automatische vrijstellingen van btw, terwijl deze in werkelijkheid niet van toepassing zijn. Veel zelfstandige PM’ers ontdekken pas later dat ze verkeerd zijn ingeschreven, wat leidt tot foutieve btw-aangifte en eventueel belastingschulden.
3. Dienstverlening aan huis (DVAH)
Dienstverlening aan huis is een tussenvorm tussen loondienst en zelfstandig ondernemerschap. In deze regeling ben je als gastouder juridisch gezien onafhankelijk van de vraagouder, maar je inkomsten worden geregeld via een soort loonstructuur. In de praktijk betekent dit dat je verplicht bent tot het afdragen van btw, tenzij je in aanmerking komt voor de KOR. Ook hier geldt dat je verantwoordelijk bent voor het juist afdragen van btw en het bijhouden van administratie.
De rol van SBI-codes en verkeerde registraties
Een van de grootste oorzaken van verwarring rondom btw bij gastouderopvang is de verkeerde registratie bij de Kamer van Koophandel (KvK). Als je je als zelfstandige inschrijft en een SBI-code kiest die niet voor jouw activiteit van toepassing is, kan de belastingdienst jou automatisch vrijstellen van btw. Dit is echter vaak onjuist, omdat de SBI-code die wordt toegewezen, gereserveerd is voor kinderopvangorganisaties of gastouders in loondienst.
Deze fout leidt tot automatische briefwisseling van de belastingdienst, waarin staat dat je vrijgesteld bent van btw. In werkelijkheid zijn jouw diensten echter belast, waardoor je verplicht bent tot het heffen en afdragen van btw. Veel freelancers komen hier pas op later moment achter, waardoor ze foutieve facturen versturen en belastingschulden opbouwen.
Wat betekent dit voor jouw tarief en btw?
Als je je diensten levert als zelfstandig ondernemer, is jouw tarief altijd exclusief btw. Bijvoorbeeld: als je €35,00 per uur wilt verdienen, dan is de 21% btw daarop €7,35. Je tarief exclusief btw is dus €35,00, inclusief btw is het €42,35 per uur. De vraagouder betaalt het totaalbedrag inclusief btw. Dit betekent dat je als ondernemer verantwoordelijk bent voor het afrekenen van deze btw aan de belastingdienst via btw-aangifte.
Wanneer is de KOR van toepassing?
De Kleine Ondernemers Regeling is een vereenvoudigde btw-regeling die toepasbaar is op kleine ondernemers met een beperkt omzetbedrag. Als je je in aanmerking stelt en aan de voorwaarden voldoet, dan hoef je geen btw-aangifte te doen. Echter, je moet wel btw heffen op je diensten. De KOR is dus een vereenvoudiging, maar niet een volledige vrijstelling van btw.
Bemiddeling en btw-vrijstellingen
Als je via een gastouderbureau of kindercentrum werkt, zijn er specifieke btw-regels. Deze bemiddeling is vrijgesteld van btw, mits de opvang zelf ook vrijgesteld is en de bemiddeling van voldoende kwaliteit is. Dit betekent dat het gastouderbureau bijvoorbeeld gastouders toetst op kwaliteit, cursussen organiseert en matcht tussen vraagouders en gastouders.
In dit geval valt de btw niet op de bemiddeling zelf, maar wel op de diensten die de gastouder levert. Als de gastouder zelfstandig is, gelden dezelfde regels als hierboven genoemd. Als hij of zij in loondienst is, dan zijn de btw-verplichtingen anders.
Administratie en boekhouding
Administratie is een belangrijke aandachtspunt voor gastouders die als ondernemer of via DVAH werken. Je moet facturen versturen, btw heffen en afdragen, en eventueel aangifte doen. Dit geldt ook als je via een gastouderbureau werkt, maar dan wordt de administratie vaak voor je geregeld.
Verzekeringen en pensioen
Als gastouder kun je geen pensioen opbouwen via de reguliere regelingen, tenzij je dit zelf regelt via een pensioenfonds of speciale spaarrekening. Het is raadzaam om een deel van je inkomsten apart te leggen, bijvoorbeeld 10%, om een aanvullend pensioen op te bouwen. Dit is vooral belangrijk voor gastouders die langdurig in de sector werken.
Rechtsbijstand
Voor gastouders die als ZZP’er of ondernemer werken, is rechtsbijstand een waardevolle optie. Via een collectieve aansluiting bij verenigingen als FNV kun je deze ondersteuning voor een beperkte kosten krijgen. Dit is vooral van belang bij eventuele geschillen met vraagouders of bij administratieve problemen.
Inkomsten en btw in de praktijk
De praktijk van gastouderopvang varieert per persoon. De gemiddelde uurtarief ligt tussen €17 en €25 per uur, afhankelijk van het aantal kinderen en uren dat je per week werkt. Voor gastouders die parttime werken, bijvoorbeeld drie dagen per week met vier kinderen, kan het maandinkomen gemiddeld €1.872 zijn. Dit is een realistische schatting, mits je tarief exclusief btw is en je het btw-gehalte correct berekent.
De keuze voor een optimale bezetting is belangrijk. Veel ervaren gastouders kiezen voor drie tot vier kinderen per gezin, omdat dit een goede balans biedt tussen inkomen en werkbaarheid. De kwaliteit van de opvang blijft hoger en de wisselvalligheid bij ouders verminderd.
Werken via een gastouderbureau
Werken via een gastouderbureau heeft voordelen. Hoewel er een bemiddelingsvergoeding is, krijg je ondersteuning bij administratie, kinderopvangtoeslag-aanvragen, reserveopvang en scholingen. Dit maakt het mogelijk om professioneler op te treden en een stabielere klantenkring op te bouwen.
Het bureau zorgt ook voor een betere matching tussen jou en gezinnen, wat leidt tot langere samenwerkingen en voorspelbaarder inkomsten. Ouders die via een geregistreerd bureau zoeken, zijn vaak serieuzer en blijven langer, wat gunstig is voor jouw werkbaarheid.
Conclusie
De btw-verplichtingen voor gastouders hangen sterk af van de juridische vorm waarin je werkt. Als je in loondienst staat, valt er geen btw op jouw diensten. Als je als ondernemer of via DVAH werkt, ben je verplicht om btw te heffen en af te dragen, tenzij je in aanmerking komt voor de Kleine Ondernemers Regeling. De verkeerde registratie bij de Kamer van Koophandel kan leiden tot automatische vrijstellingen, terwijl deze in werkelijkheid niet van toepassing zijn.
Administratie en boekhouding zijn belangrijke aandachtspunten. Gastouders die via een bureau werken, profiteren van professionele ondersteuning. Het is belangrijk om je btw-verplichtingen goed te begrijpen, om te voorkomen dat je foutieve facturen verstuur of belastingschulden opbouwt. Ook het regelen van verzekeringen en pensioen is van belang voor de langere termijn.
De keuze van je werkvorm – of je nu in loondienst, als ondernemer of via DVAH werkt – beïnvloedt jouw inkomsten, rechten en verplichtingen. Het is daarom verstandig om dit goed te overdenken en eventueel hulp in te huren bij een belastingadviseur of vereniging.