Bij de inkomsten uit gastouderactiviteiten mag je kosten in mindering brengen, mits deze kosten daadwerkelijk gemaakt zijn en goed onderbouwd kunnen worden. Aftrekposten kunnen leiden tot een lagere belastingaanslag, maar het is belangrijk om te weten wat er wél en niet aftrekbaar is. Deze artikel geeft een overzicht van de aftrekbare kosten voor gastouders, aangevuld met praktische tips voor het bijhouden van administratie.
Wat zijn aftrekbare kosten voor gastouders?
Een gastouder dient zijn inkomsten als inkomsten uit overige werkzaamheden aan te geven in de belastingaangifte. Daarbij mag hij kosten in mindering brengen die verband houden met zijn werkzaamheden als gastouder. De aftrek van kosten verlaagt het belastbaar inkomen en daarmee eventueel ook de te betalen belasting.
Het is echter belangrijk om te onthouden dat alle aftrekposten daadwerkelijk gemaakt moeten zijn en goed onderbouwd moeten kunnen worden. Vaste aftrekposten zonder bewijs zijn niet toegestaan. Bewijsmateriaal zoals bonnen, facturen, rekeningoverzichten, agenda’s of uitbetalingsoverzichten zijn daarom essentieel.
Voorbeelden van aftrekbare kosten
De volgende kosten zijn volgens de gegevens uit de bronnen in mindering brengbaar op de inkomsten:
- Speelgoed en knutselspullen die speciaal zijn aangeschaft voor de kinderen die opgevangen worden.
- Schoonmaakartikelen.
- EHBO-trommel en andere voorzieningen voor veiligheid en gezondheid.
- Reiskosten voor zakelijke doeleinden (voor of ten behoeve van de kinderen), met een aftrekbedrag van € 0,19 per kilometer.
- Voorzieningen voor veiligheid, zoals traphekjes, deurstrips of rookmelders.
- Investeringen, zoals een computer of speeltoestel, moeten worden afgeschreven over meerdere jaren. De afschrijving is toegestaan als de aanschaf bedoeld is voor zakelijk gebruik en een waarde heeft van minimaal € 450.
- Administratiekosten, zoals het gebruik van een aparte bankrekening voor gastouderactiviteiten.
- Contributies en abonnementen voor kinderen, zoals voor kinderboerderijen of bibliotheekabonnementen.
- Investeringen in voorzieningen, zoals een kinderkamer, zijn niet in alle gevallen aftrekbaar. De Belastingdienst ziet dit vaak als kosten voor een werkruimte die niet fiscaal aftrekbaar zijn. Echter, er zijn uitspraken waarin deze kosten wel als aftrekbaar worden geacht.
Niet aftrekbare kosten
Niet alle kosten zijn in mindering brengbaar. De volgende kosten zijn volgens de gegevens niet aftrekbaar:
- Privé-uitgaven die niet verband houden met de gastouderactiviteiten.
- Telefoonabonnementen zijn niet aftrekbaar, terwijl enkele telefoonkosten wel in mindering kunnen worden gebracht mits deze specifiek gebruikt zijn voor zakelijke doeleinden.
- Werkzaamheden door een partner zijn niet automatisch aftrekbaar, tenzij de waarde hoger is dan € 5.000 per jaar en schriftelijk vastgelegd is.
- Investeringen boven € 450 in bedrijfsmiddelen moeten worden afgeschreven, maar zijn geen directe aftrekposten.
- Inrichting van de kamer voor de kinderen, zoals een box of zitje, zijn volgens de Belastingdienst niet fiscaal aftrekbaar. Echter, uitspraken en interpretaties van fiscaal juristen suggereren dat deze kosten in sommige gevallen wel als aftrekbaar kunnen worden geacht.
Hoe bewijs je aftrekposten?
Het bijhouden van een goede administratie is essentieel. De Belastingdienst eist dat aftrekposten goed onderbouwd kunnen worden. Dit betekent dat je alle kosten die je in mindering brengt, moet kunnen aantonen met bonnen, facturen of andere documenten.
De volgende tips kunnen helpen bij het bijhouden van administratie:
- Open een aparte bankrekening voor gastouderactiviteiten. Dit maakt het duidelijk te onderscheiden tussen zakelijke en privé-uitgaven.
- Betaal kosten zoveel mogelijk met de bank of pinpas, zodat er een digitale spoor is van je uitgaven.
- Bewaar alle bonnen en facturen, en stel deze op datumvolgorde. Het is verstandig om deze digitale te bewaren, omdat inkt op papieren bonnen na verloop van tijd kan vervaagen.
- Voor reiskosten: schrijf de gereden kilometers op in een agenda of kladblok. Dit is een eenvoudige maar essentiële manier om deze aftrekpost te onderbouwen.
- Voor het opwarmen van de woning: de extra kosten kunnen in rekening worden gebracht, maar je dient dit te aannemelijk maken. Dit wordt meestal berekend op € 0,80 per dag.
- Voor eten en drinken: bonnen zijn vaak ontbrekend, omdat deze kosten vaak samenvallen met jouw eigen kosten. Een gemiddelde van € 2 - € 5 per dag per kind is redelijk, afhankelijk van het aantal maaltijden en de leeftijd van de kinderen.
Afschrijving van grotere aankopen
Grotere aankopen, zoals een computer of speeltoestel, moeten worden afgeschreven over meerdere jaren. De afschrijving is afhankelijk van de levensduur van het voorwerp:
- Computer of apparatuur: afschrijving in 3 jaar.
- Speeltoestel of grote investeringen: afschrijving in 5 jaar.
- Investeringen boven € 450: deze worden niet als directe kosten genomen, maar als investeringen die jaarlijks worden afgeschreven.
Bijvoorbeeld: een computer van € 500 die 3 jaar gebruikt wordt, levert een jaarlijks aftrekbare bedrag op van € 166,67 (500 / 3 = 166,67).
Wat zijn de voordelen van aftrekposten?
De aftrek van kosten biedt meerdere voordelen voor gastouders:
- Lager belastbaar inkomen: Hoe lager het inkomen, hoe minder belasting je betaalt.
- Lager verzamelinkomen: Het verzamelinkomen bepaalt of je aanspraak heeft op andere toeslagen, zoals de zorgtoeslag of huurtoeslag. Hoe lager het verzamelinkomen, hoe hoger de toeslagen.
- Minder inkomstenbelasting: De aftrek van kosten vermindert het belastbaar inkomen en dus de te betalen belasting.
Deze voordelen maken het belangrijk om zoveel mogelijk geldige aftrekposten te gebruiken, mits deze daadwerkelijk gemaakt zijn.
Wat zijn de praktische tips voor gastouders?
Naast het bijhouden van administratie zijn er ook andere praktische tips voor gastouders die willen profiteren van aftrekposten:
- Wees consistent in het bijhouden van uitgaven: Maak een vast systeem waarin je alle kosten op noteert. Dit maakt het eenvoudiger om aan het einde van het jaar een overzicht te maken.
- Koppel uitgaven aan gastouderactiviteiten: Let op of een uitgave direct verband houdt met de opvang van kinderen. Alleen dergelijke uitgaven zijn in mindering brengbaar.
- Wees voorzichtig met veronderstellingen: Niet alle uitgaven zijn automatisch aftrekbaar. Het is verstandig om te controleren of een uitgave volgens de Belastingdienst als aftrekbaar wordt geacht.
- Blijf op de hoogte van fiscale veranderingen: De regels rondom aftrekposten kunnen veranderen. Het is verstandig om regelmatig op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen in de wetgeving.
Wat is het belang van een goed overzicht?
Een goed overzicht van je uitgaven helpt je niet alleen bij het maken van de belastingaangifte, maar ook bij het plannen van je inkomsten en uitgaven als gastouder. Het helpt je bijvoorbeeld:
- Om te bepalen wat je daadwerkelijk verdient na aftrek van kosten.
- Om financiële beslissingen te nemen over investeringen of uitgaven.
- Om eventuele schulden of tekorten te voorspellen.
Het bijhouden van administratie is dus niet alleen een fiscale vereiste, maar ook een praktische manier om je gastouderactiviteiten professioneel te beheren.
Wat zijn de risico’s van verkeerde aftrekposten?
Als je aftrekposten maakt die niet opgaan of niet goed onderbouwd zijn, kan dit leiden tot:
- Een correctie van de Belastingdienst, met eventueel extra belasting.
- Boetes of interessen, indien er sprake is van onjuiste aangiften.
- Administratieve problemen, zoals het uitstellen van de afgifte van toeslagen of andere bijstandsmaatregelen.
Daarom is het belangrijk om voorzichtig te zijn met het in mindering brengen van kosten en alleen uitgaven te vermelden die daadwerkelijk gemaakt zijn en goed onderbouwd kunnen worden.
Conclusie
Aftrekposten kunnen een belangrijke rol spelen in de financiële situatie van een gastouder. Door geldige aftrekposten in te brengen, kun je je belastbaar inkomen verlagen en eventueel ook profiteren van toeslagen. Het is echter belangrijk om te weten wat er wél en niet in mindering kan worden gebracht.
De Belastingdienst eist dat alle aftrekposten goed onderbouwd zijn. Het bijhouden van een duidelijke administratie is daarom essentieel. Door een aparte bankrekening te openen, bonnen te bewaren en afschrijvingen correct te berekenen, kun je zorgen voor een goede onderbouwing van je aftrekposten.
Aftrekposten zijn dus niet alleen een fiscaal voordelig instrument, maar ook een manier om je gastouderactiviteiten professioneel te beheren. Het is verstandig om regelmatig op de hoogte te blijven van eventuele veranderingen in de fiscale regels, zodat je altijd zeker weet wat er wél en niet in mindering kan worden gebracht.