Ouderschapsverlof in de praktijk: wet, administratie en uitvoering in AFAS-software

Ouderschapsverlof is een belangrijk onderdeel van het werknemersrecht en speelt een centrale rol in de organisatie van werkgevers en HR-departementen. Sinds de invoering van de Wet betaald ouderschapsverlof op 2 augustus 2022, is het mogelijk voor ouders om in het eerste levensjaar van hun kind 9 weken betaald ouderschapsverlof op te nemen. Dit verlof is boven op bestaande verlofsregelingen zoals zwangerschaps- en geboorteverlof. Het management en de registratie van ouderschapsverlof vereisen niet alleen kennis van de wettelijke voorwaarden, maar ook een goed in te richten administratieve omgeving. Hierin speelt AFAS-software een sleutelrol. In dit artikel worden de wetgeving, administratieve oplossingen in AFAS en de praktijkuitvoering van ouderschapsverlof besproken, met een focus op het gebruik van AFAS-software en de overgang van roosterregistratie naar verlofboeking.

De wet: wettelijk betaald ouderschapsverlof

Sinds 2022 is ouderschapsverlof geregeld door de Wet betaald ouderschapsverlof. Deze wet biedt ouders de mogelijkheid om 9 weken betaald ouderschapsverlof in het eerste levensjaar van hun kind op te nemen. Deze 9 weken zijn in aanvulling op bestaande regelingen zoals:

16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof voor de moeder
6 weken geboorteverlof voor de partner

De wet is ontworpen om ouders meer flexibiliteit te bieden in de verdeling van verantwoordelijkheden rondom de geboorte van een kind. Dit draagt bij aan een eerlijke opdeling van gezinszorg en werkdruk tussen beide ouders.

De 100% doorbetaling van het verlof door de werkgever maakt het mogelijk dat ouders tijd kunnen nemen voor de opvoeding van hun kind zonder financiële druk. Dit geldt zowel voor ouders die werken in de overheid als in andere sectoren, hoewel de specifieke regelingen per sector kunnen verschillen.

Administratieve inrichting in AFAS: van rooster naar verlofboeking

AFAS Software biedt sinds Profit 3 een nieuwe methode voor het registreren van ouderschapsverlof. In plaats van het oude roostersysteem, wordt ouderschapsverlof nu via een verlofaanvraag vastgelegd. Deze overgang biedt meerdere voordelen voor zowel werkgevers als werknemers.

Voordelen van verlofboeking in plaats van roosterregistratie

Meer flexibiliteit: Via een verlofaanvraag is het eenvoudiger om verlof aan te vragen en te beheren. Werknemers kunnen verlof op verschillende momenten aanvragen, in tegenstelling tot het rooster, dat meestal een vaste planning bevat.
Aanvullend betaald ouderschapsverlof: Als een cao aanvullend betaald ouderschapsverlof voorziet, is dit via de verlofmodule makkelijker in te richten. Dit verlof kan niet via het rooster worden ingeboekt.
Salarisverwerking: Verlofboekingen kunnen worden geïntegreerd in de nacalculatie. Dit betekent dat verlof automatisch leidt tot een nacalculatie-regel, die gekoppeld is aan een urensoort en zo de juiste doorbetaling mogelijk maakt.
AFAS Pocket: Het aanvragen en beheren van ouderschapsverlof is ook mogelijk via de AFAS Pocket-app, wat de toegankelijkheid vergroot.

Deze verandering in administratieve aanpak helpt bij het beheren van ouderschapsverlof, vooral in organisaties waar meerdere verlofsregelingen op elkaar aansluiten, zoals in de overheid. De overstap naar verlofboeking kan dus leiden tot een duidelijker administratieproces, minder handmatige acties en minder fouten.

Ouderschapsverlof in de overheid: een specifieke aanpak

In de overheid worden ouderschapsverlof en andere verlofsregelingen vaak bepaald door collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s). Dit betekent dat er naast de wettelijke regels ook aanvullende regelingen kunnen zijn. AFAS Software ondersteunt deze aanpak door het inrichten van meerdere verlofsoorten en het koppelen van verlofverzoeken aan de juiste CAO-regels.

Een belangrijk aspect is dat ouderschapsverlof via het rooster beperkt is tot één verlofsoort. Via verlofboeking is het mogelijk om meerdere verlofsoorten in te richten, waardoor ouderschapsverlof beter afgestemd kan worden op de specifieke CAO-regeling van een organisatie.

Daarnaast helpt AFAS Software bij het beheren van ouderschapsverlof in situaties waarin meerdere regelingen tegelijkertijd van toepassing zijn. Voorbeelden zijn situaties waarin een medewerker tegelijkertijd rechten heeft op wettelijk ouderschapsverlof, aanvullend ouderschapsverlof en een caobezondere regeling. Door verlofboeking te gebruiken, is het mogelijk om deze regelingen los van elkaar te beheren, zodat de administratie duidelijk en foutvrij blijft.

Best practices in AFAS: workflows en signalen

Een efficiënte administratie van ouderschapsverlof vereist niet alleen een goed ingerichte softwareoplossing, maar ook een gestructureerde aanpak. In AFAS Software worden workflows en signalen gebruikt om ouderschapsverlof te beheren. Dit betekent dat er automatische stappen zijn ingebouwd in het proces, bijvoorbeeld:

Een medewerker voegt een kind toe aan de gegevens in het HR-systeem
Het systeem koppelt automatisch ouderschapsverlof aan de medewerker
Een verlofaanvraag wordt ingediend en automatisch verwerkt in het rooster en het salaris

Deze workflows voorkomen fouten en besparen tijd, omdat handmatige acties worden geminimaliseerd. Medewerkers en HR-afdelingen kunnen dus sneller en efficiënter omgaan met ouderschapsverlof.

Ouderschapsverlof in het onderwijs en de overheid

Ouderschapsverlof in het onderwijs en de overheid heeft soms specifieke regels. In deze sectoren is ouderschapsverlof vaak 100% doorbetaald, in tegenstelling tot andere sectoren waarbij het 70% is. Daarnaast is het aanvullende geboorteverlof voor de partner in deze sectoren ook 100% doorbetaald, terwijl het in andere sectoren 70% is.

De overheid stimuleert ouders om ouderschapsverlof op te nemen voordat het kind 1 jaar oud is. Dit is onder andere uitgebreid onderzocht en heeft een positieve invloed op de taakverdeling tussen ouders.

AFAS Software ondersteunt deze aanpak door het registreren van ouderschapsverlof in overeenstemming met de wettelijke en CAO-regels. Het systeem zorgt ervoor dat ouderschapsverlof automatisch wordt meegenomen in de administratie en salarisverwerking.

Uitdagingen van ouderschapsverlofregistratie en de oplossing van AFAS

Voor organisaties die geen gebruik maken van AFAS Software of een ander HR-systeem, kan het beheren van ouderschapsverlof een uitdaging zijn. Vele organisaties gebruiken handmatige methoden, zoals Excel-bestanden of papieren registraties. Dit kan leiden tot fouten, vertragingen en inefficiënte administratieprocessen.

AFAS Software biedt een oplossing door middel van automatisering. De software zorgt ervoor dat ouderschapsverlof automatisch wordt ingeboekt, meegenomen in de nacalculatie en beheerd via verlofaanvragen. Hierdoor is het mogelijk om ouderschapsverlof inzichtelijk te maken en fouten te voorkomen.

Een belangrijk voordeel van AFAS Software is dat de software automatisch wordt bijgewerkt als wetgeving of CAO-regels veranderen. Dit betekent dat organisaties altijd op de hoogte zijn van de nieuwste regels en dat er geen extra inspanningen nodig zijn om administratieve wijzigingen door te voeren.

Conclusie

Ouderschapsverlof is een essentieel onderdeel van het werknemersrecht en draagt bij aan een eerlijke verdeling van gezinsverantwoordelijkheden tussen ouders. Sinds de invoering van de Wet betaald ouderschapsverlof in 2022 is het mogelijk voor ouders om 9 weken betaald ouderschapsverlof op te nemen in het eerste levensjaar van hun kind. Deze regeling is boven op bestaande verlofsregelingen zoals zwangerschaps- en geboorteverlof.

AFAS Software helpt werkgevers bij het beheren en registreren van ouderschapsverlof. Door de overstap van het oude roostersysteem naar verlofboeking zijn ouderschapsverlofregelingen flexibel, inzichtelijk en foutvrij. Dit is vooral van belang in de overheid en het onderwijs, waar meerdere CAO-regelingen tegelijkertijd van toepassing kunnen zijn. Door workflows en signalen in AFAS Software te gebruiken, is het mogelijk om ouderschapsverlof automatisch en efficiënt te beheren.

AFAS Software zorgt ervoor dat ouderschapsverlof administratief duidelijk is en conform de wettelijke en CAO-regels. Door automatisering en standaardinrichting wordt het proces voor HR-afdelingen en medewerkers eenvoudiger en tijdsbesparend. Dit maakt ouderschapsverlof niet alleen een recht van de werknemers, maar ook een goed te beheren administratieve regeling.