Vaste reiskostenvergoeding tijdens ouderschapsverlof: regels en praktijk

De opname van ouderschapsverlof betekent voor veel werknemers een belangrijke tijdsinvestering in het opvoeden van een kind. Werkgevers en HR-afdelingen moeten daarbij rekening houden met diverse wet- en regelgevingen, waaronder regels rondom reiskosten- en thuiswerkvergoedingen. Deze vergoedingen zijn namelijk belastingsvrij of kunnen als onbelaste vergoedingen worden uitbetaald, zolang bepaalde voorwaarden zijn vervuld. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de relevante wetgeving en praktische toepassing van vaste reiskosten- en thuiswerkvergoedingen tijdens ouderschapsverlof.

Inleiding

De regels voor vaste reiskostenvergoedingen en thuiswerkvergoedingen zijn vastgelegd in de Wet LB 1964 en verder uitgewerkt in standpunten van de Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst. Deze regels bepalen of en hoe verlof, zoals ouderschapsverlof, de rechtsgeldigheid en hoogte van deze vergoedingen beïnvloeden. De kern van de regelgeving is dat een vaste reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding pas toepasbaar is als de werknemer minimaal 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt. De vergoeding mag dan worden berekend alsof de werknemer maximaal 214 dagen per jaar in die situatie verkeert.

Bij ouderschapsverlof ontstaat vaak de vraag of de werkgever nog mag uitkeren van een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding. Dit hangt af van het aantal dagen dat een werknemer nog ‘in de regel’ naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt. De beoordeling van dit criterium gebeurt per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Als het ouderschapsverlof het kalenderjaar overstijgt, dan is er sprake van een nieuwe aanleiding.

Vaste reiskostenvergoeding en ouderschapsverlof

Een vaste reiskostenvergoeding is een vergoeding die een werkgever uitkeert aan een werknemer om de reiskosten te compenseren voor de toegang tot het werk. Deze vergoeding is belastingvrij of onbelast, afhankelijk van de omstandigheden. In het kader van ouderschapsverlof is het belangrijk te begrijpen hoe het opnemen van verlof deze regeling beïnvloedt.

Wat is een vaste reiskostenvergoeding?

Een vaste reiskostenvergoeding is toegestaan als de werknemer minstens 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist. De vergoeding mag dan worden berekend alsof de werknemer maximaal 214 dagen naar die werkplek reist. De bedragen zijn voor 2024 vastgesteld op € 0,23 per kilometer reiskostenvergoeding of € 2,35 per dag voor thuiswerkvergoeding.

Ouderschapsverlof en het criterium ‘in de regel’

De beoordeling of een werknemer ‘in de regel’ naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt, speelt een centrale rol in de toepassing van de 128-dagenregeling. Bij ouderschapsverlof is dit criterium van belang, omdat het verlof kan leiden tot een vermindering van het aantal werkdagen. Als het aantal dagen dat de werknemer nog naar de werkplek reist of thuiswerkt, onder de 128 dagen komt te vallen, dan is de vaste vergoeding niet meer toepasbaar.

Stel dat een werknemer normaal 260 dagen per kalenderjaar werkt (bijvoorbeeld vijf dagen per week gedurende 52 weken). Als die persoon negen aaneengesloten weken ouderschapsverlof neemt, dan reist hij of zij gedurende 45 dagen niet naar de werkplek. Dat betekent dat er slechts 215 werkdagen overblijven. Dit zou in principe voldoende zijn om de 128-dagenregeling nog toepasbaar te houden. Echter, als de werknemer slechts 0/5 dagen per week werkt tijdens het ouderschapsverlof, dan is er sprake van dat de werknemer niet meer ‘in de regel’ naar de vaste werkplek reist. In dat geval kan de werkgever geen vaste reiskostenvergoeding meer uitkeren.

Aaneengesloten verlof en nieuwe aanleiding

Als ouderschapsverlof direct opvolgt op (aanvullend) geboorteverlof, dan is het belangrijk te bepalen of dit als één aanleiding of als twee afzonderlijke aanleidingen geldt. De Kennisgroep loonheffing geeft aan dat ouderschapsverlof na geboorteverlof als één aanleiding wordt beschouwd, tenzij het ouderschapsverlof het kalenderjaar overstijgt. In dat geval is er een nieuwe aanleiding.

De beoordeling van of een werknemer ‘in de regel’ naar een vaste werkplek reist, gebeurt per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Dit betekent dat de werkgever per kalenderjaar bepaalt of de werknemer het criterium van minstens 128 dagen voldoet. Als ouderschapsverlof binnen één kalenderjaar valt, dan is er één aanleiding. Als het ouderschapsverlof in een nieuw kalenderjaar begint, dan is er sprake van een nieuwe aanleiding.

Praktijkvoorbeeld 1: ouderschapsverlof binnen één kalenderjaar

Een werknemer werkt vijf dagen per week, 52 weken per jaar (260 werkdagen). Vanaf 1 juli 2023 neemt hij of zij negen aaneengesloten weken ouderschapsverlof, wat neerkomt op 45 dagen. Gedurende deze periode reist de werknemer dus niet naar de werkplek. Hierdoor is het aantal werkdagen in 2023 215. De werknemer reist dus nog steeds ‘in de regel’ naar de vaste werkplek, omdat 215 werkdagen meer is dan de vereiste 128 dagen. De werkgever mag dus de vaste reiskostenvergoeding blijven uitkeren.

Echter, als de werknemer slechts één dag per week werkt gedurende het ouderschapsverlof, dan is het aantal werkdagen per kalenderjaar 215, maar is de werknemer slechts 1/5 van de tijd aanwezig op de werkplek. Dit wordt beschouwd als een situatie waarin de werknemer niet meer ‘in de regel’ reist naar de vaste werkplek. In dat geval is de vaste reiskostenvergoeding niet meer toepasbaar.

Praktijkvoorbeeld 2: ouderschapsverlof over twee kalenderjaren

Een werknemer neemt in 2022 één dag per week ouderschapsverlof gedurende 52 weken. In 2022 werkt hij of zij dus 208 dagen (260 – 52 = 208). Dit is meer dan 128 dagen, dus de vaste reiskostenvergoeding is toepasbaar. In 2023 neemt de werknemer hetzelfde aantal dagen ouderschapsverlof, wat betekent dat hij of zij slechts 208 dagen werkt in 2023. Omdat het ouderschapsverlof nu in een nieuw kalenderjaar begint, is er een nieuwe aanleiding. De werkgever moet beoordelen of de werknemer in 2023 weer ‘in de regel’ reist naar de werkplek. Aangezien het aantal werkdagen in 2023 opnieuw 208 is, is de vaste vergoeding opnieuw toepasbaar.

Thuiswerkvergoeding tijdens ouderschapsverlof

Naast reiskostenvergoedingen is er ook de mogelijkheid om een vaste thuiswerkvergoeding uit te keren. Deze vergoeding is toegestaan als een werknemer minstens 128 dagen per kalenderjaar thuiswerkt. De vaste thuiswerkvergoeding mag dan worden berekend alsof de werknemer maximaal 214 dagen per jaar thuiswerkt. Voor 2024 is het bedrag € 2,35 per dag.

Ouderschapsverlof en het criterium voor thuiswerkvergoeding

De toepassing van de vaste thuiswerkvergoeding tijdens ouderschapsverlof hangt net zoals bij reiskostenvergoedingen af van het criterium ‘in de regel’. Als een werknemer bijvoorbeeld normaal 260 dagen per kalenderjaar werkt en gedurende 45 dagen ouderschapsverlof neemt, dan werkt hij of zij nog steeds 215 dagen. Als deze werkdagen voornamelijk thuis zijn, dan is het criterium van minstens 128 dagen voldaan. De vaste thuiswerkvergoeding is dan toepasbaar.

Echter, als de werknemer tijdens het ouderschapsverlof slechts één dag per week werkt, dan zijn de werkdagen 215, maar is de werknemer slechts 1/5 van de tijd aanwezig. Ook in dit geval is het criterium van ‘in de regel’ niet voldaan. De vaste thuiswerkvergoeding is dan niet meer toepasbaar.

Praktijkvoorbeeld: ouderschapsverlof en thuiswerken

Een werknemer werkt normaal vijf dagen per week en neemt gedurende drie maanden ouderschapsverlof. Gedurende deze periode werkt hij of zij twee dagen per week, wat betekent dat er 30 werkdagen zijn. In totaal zijn er dus 250 werkdagen in het kalenderjaar. Aangezien de werknemer 250 dagen werkt en 30 daarvan thuis, is het criterium van 128 dagen voldaan. De vaste thuiswerkvergoeding is dus toepasbaar.

Belastingvrij versus onbelaste vergoeding

Het verschil tussen een belastingvrije en een onbelaste vergoeding is belangrijk om te begrijpen. Een belastingvrije vergoeding valt onder de werkgeverkostenregeling en is daarom buiten de vrije ruimte van deze regeling. Een onbelaste vergoeding is daarentegen gericht vrijgesteld en valt dus onder de wetgeving van de Wet LB 1964.

Bij ouderschapsverlof is het belangrijk om te bepalen of de reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding als belastingvrij of onbelast kan worden uitgekeerd. Als de werknemer niet meer ‘in de regel’ reist naar een vaste werkplek of niet meer in de regel thuiswerkt, dan is de vergoeding niet langer toepasbaar. In dat geval moet de werkgever overwegen om de vergoeding te stoppen of om te zetten in een belastingvrije vergoeding.

Samenloop van reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding

Een werknemer kan in principe zowel een reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding ontvangen. Echter, als beide vormen van vergoedingen tegelijk worden uitgekeerd, dan mag slechts één van de twee worden beschouwd als onbelaste vergoeding. De andere moet dan worden aangemerkt als belastingvrij.

Bij ouderschapsverlof is het belangrijk om te bepalen welke van de twee vergoedingen als onbelast kan worden uitgekeerd. Als bijvoorbeeld een werknemer normaal reist naar een vaste werkplek en gedurende een deel van het ouderschapsverlof ook thuiswerkt, dan is het mogelijk om zowel een reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding uit te keren. Echter, slechts één van de twee mag als onbelaste vergoeding worden aangemerkt. De keuze hangt af van de werknemer en de werkgever.

Administratieve vereisten

Werkgevers moeten bij ouderschapsverlof nauwkeurig bijhouden hoeveel dagen de werknemer reist naar een vaste werkplek en hoeveel dagen hij of zij thuiswerkt. Dit is belangrijk om te bepalen of de vaste vergoeding nog toepasbaar is. De beoordeling van het criterium ‘in de regel’ gebeurt per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Dit betekent dat de werkgever per kalenderjaar bepaalt of de werknemer het criterium van minstens 128 dagen voldoet.

128-dagenregeling

De 128-dagenregeling is een administratieve vereenvoudiging die werkgevers kunnen gebruiken om de vaste reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding uit te keren. Deze regeling is opgenomen in de Wet LB 1964 en is bedoeld om administratieve lasten te verlichten. Werkgevers kunnen een vaste vergoeding uitkeren als de werknemer minstens 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt. De vergoeding mag dan worden berekend alsof de werknemer maximaal 214 dagen in die situatie verkeert.

De 128-dagenregeling is alleen toepasbaar als er continuïteit van de werkzaamheden is. Dit betekent dat de werkzaamheden niet mogen worden onderbroken op een manier die het criterium van ‘in de regel’ niet langer voldoet.

Conclusie

De opname van ouderschapsverlof heeft directe gevolgen voor de toepassing van vaste reiskostenvergoedingen en thuiswerkvergoedingen. De beoordeling of deze vergoedingen nog toepasbaar zijn, hangt af van het criterium ‘in de regel’ en het aantal dagen dat de werknemer nog reist naar een vaste werkplek of thuiswerkt. De beoordeling van dit criterium gebeurt per aanleiding en op kalenderjaarbasis.

Werkgevers moeten nauwkeurig bijhouden hoeveel dagen een werknemer reist naar een vaste werkplek of thuiswerkt. Als het aantal dagen onder de 128 dagen komt te vallen, dan is de vaste vergoeding niet langer toepasbaar. In dat geval moet de werkgever overwegen om de vergoeding te stoppen of om te zetten in een belastingvrije vergoeding.

De regels rondom ouderschapsverlof en vaste vergoedingen zijn complex en vereisen zorgvuldige administratie. Het is daarom belangrijk dat werkgevers goed op de hoogte zijn van de relevante wetgeving en standpunten van de Kennisgroep loonheffing.