Ouderschapsverlof is een belangrijke fase in het leven van veel werknemers, waarin ze de gelegenheid krijgen om zich volledig aan hun kind te wijden. Ondanks deze focus op gezin en kind, blijft er vaak een beperkte rol voor contact met de werkplek. Een duidelijke en professionele Out of Office (OOO) bericht kan hierbij een nuttig hulpmiddel zijn. Het zorgt voor duidelijkheid, voorkomt verwarring en helpt te bepalen hoe lang het verlof zal duren. In dit artikel wordt nader ingegaan op de rol van Out of Office-berichten tijdens ouderschapsverlof, de belangrijkste elementen die erin moeten worden opgenomen en hoe ze praktisch worden geconfigureerd. Ook worden relevante wettelijke aspecten zoals de duur en uitkering van ouderschapsverlof besproken, zodat zowel werknemers als werkgevers goed informeerd zijn.
Wat is een Out of Office-bericht en waarom is het relevant tijdens ouderschapsverlof?
Een Out of Office-bericht is een automatisch antwoord dat automatisch wordt gestuurd wanneer iemand een e-mail stuurt aan een persoon die momenteel niet beschikbaar is. Tijdens ouderschapsverlof is zo’n bericht van groot belang, omdat het duidelijk maakt dat de betreffende persoon niet beschikbaar is voor zaken op de werkplek. Niet alleen dat, maar het helpt ook om verwachtingen op te stellen en te voorkomen dat belangrijke zaken worden vergeten of verwaarloosd.
Een OOO-bericht is meestal kort, professioneel en bevat slechts de essentiële informatie. Het is een manier om een vloeiende communicatie te waarborgen, zonder dat de afwezige persoon continu e-mails hoeft te checken of beantwoorden.
De essentiële elementen van een Out of Office-bericht
Een goed samengesteld Out of Office-bericht bevat een aantal standaard elementen die ervoor zorgen dat de ontvanger snel en duidelijk weet wat er aan de hand is. Deze elementen zijn:
Bedankt voor de e-mail: Dit is een beleefde manier om het antwoord te openen. Het geeft de ontvanger het gevoel dat hun bericht is ontvangen en geackept.
Datum van terugkeer: Het is belangrijk om duidelijk te vermelden wanneer de afwezige persoon verwacht terug te zijn op de werkplek. Dit helpt de ontvanger om eventueel andere stappen te ondernemen of een alternatief contact te vinden.
Frequentie van OOO-berichten: Het is raadzaam om te bepalen hoe vaak het OOO-bericht naar dezelfde ontvanger wordt gestuurd. Dit voorkomt dat er een overdaad aan automatische antwoorden binnenkomen, wat onhandig kan zijn.
Aan welke ontvangers wordt het OOO-bericht gestuurd?: Het is mogelijk om te kiezen of het bericht alleen wordt gestuurd naar mensen binnen de organisatie, of ook naar externe partijen. Dit hangt af van de wens van de afwezige persoon en de regels van de organisatie.
Een duidelijke onderwerregel: De onderwerregel geeft duidelijk aan dat het bericht automatisch is en geen inhoudelijke reactie bevat. Hierdoor is het voor de ontvanger meteen duidelijk dat er geen actie nodig is.
Alternatief contact: Als er bijzondere zaken zijn die tijdens de afwezigheid worden verwacht, is het nuttig om een alternatief contact te noemen. Dit kan bijvoorbeeld een collega zijn die de zaken op zich neemt.
Voorbeelden van Out of Office-berichten
Er zijn verschillende manieren om een OOO-bericht te formuleren, afhankelijk van de toon die men wil ahanteren. Hieronder worden enkele voorbeelden beschreven die geschikt zijn voor ouderschapsverlof.
Zakelijk en kort
Onderwerp: Afwezig: ouderschapsverlof tot [8 februari 2025]
Beste [naam afzender],
Bedankt voor je e-mail. Ik ben op het moment met ouderschapsverlof en zal pas weer beschikbaar zijn vanaf [8 februari 2025]. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met [naam contactpersoon].
Veel groeten,
[Je naam]
Professioneel en iets persoonlijker
Beste collega’s,
Ik ben momenteel afwezig wegens ouderschapsverlof vanaf [datum]. Ik ben van plan terug op kantoor te zijn op [datum]. Tijdens deze periode zal ik mijn e-mails niet checken. Neem tijdens deze periode contact op met [naam contactpersoon] op [e-mailadres/telefoonnummer].
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Kort en neutraal
Momenteel afwezig tot [datum terugkeer] en zal tijdens deze periode geen e-mails lezen of beantwoorden.
Leuk en iets grappig
Ahoy, avonturier! Je hebt me ge-emaild op het moment dat ik diep in de jungle van de 'echte wereld' ben gedoken, waar WiFi zeldzaam is en ik leer hoe ik kan overleven zonder e-mails. 😉 Ik ben op vakantie tot [datum terugkeer]. Wees niet ontmoedigd! Bij mijn terugkeer, als ik niet ben meegenomen door een stam van wilde eekhoorns, zal ik jouw bericht tegemoet treden als een ware schat uit de digitale zee. Voor dringende zaken kun je proberen een rooksignaal te sturen... of gewoon even contact opnemen met [collega’s naam] via [collega’s e-mailadres] of [collega’s telefoonnummer]. Tot gauw, en dank voor het duiken in mijn inbox!
Kort en op vakantie
Even weg van het beeldscherm en tijd voor echte ontmoetingen, verhalen en nieuwe avonturen om jou straks weer te inspireren. Vanaf [datum] ben ik weer op kantoor!
Configuratie van je Out of Office-bericht
Naast het formuleren van het bericht zelf, is het ook belangrijk om de technische configuratie goed in te richten. Hieronder worden de belangrijkste instellingen besproken.
Startdatum en einddatum
De OOO-bericht moet worden geactiveerd op het moment dat de werknemer voor het laatst zijn of haar werkplek verlaat. Dit zorgt ervoor dat er direct een automatisch antwoord wordt gestuurd aan de eerste e-mail die binnenkomt. De einddatum moet ook worden ingesteld op het moment waarop de persoon verwacht terug te zijn. Dit voorkomt dat er OOO-berichten worden gestuurd na de terugkeer, wat irritant kan zijn voor collega’s of klanten.
Tijdstip van einddatum
Het is raadzaam om de einddatum van het OOO-bericht zodanig in te stellen dat het automatisch eindigt op de ochtend van de eerste werkdag na de afwezigheid. Dit zorgt ervoor dat een eventuele e-mail die op het weekend wordt gestuurd, niet direct wordt beantwoord, maar pas op de eerste werkdag. Dit voorkomt verwarring en maakt het duidelijk dat het bericht niet meer actief is.
Frequentie van OOO-berichten
Het is mogelijk om te bepalen hoe vaak het OOO-bericht naar dezelfde ontvanger wordt gestuurd. Het is aan te raden om dit te beperken tot één keer of maximaal één keer per dag. Dit voorkomt dat er te veel automatische antwoorden worden gestuurd, wat onhandig kan zijn.
Aan wie wordt het OOO-bericht gestuurd?
Het is ook mogelijk om te bepalen aan wie het OOO-bericht wordt gestuurd. Het kan bijvoorbeeld alleen naar mensen binnen de organisatie worden gestuurd of ook naar externe partijen. Dit hangt af van de wens van de afwezige persoon en de regels van de organisatie.
Wettelijke aspecten van ouderschapsverlof
Hoewel het Out of Office-bericht vooral een communicatietool is, is het ook belangrijk om zich bewust te zijn van de wettelijke aspecten van ouderschapsverlof. In Nederland heeft iedere werknemer het recht op ouderschapsverlof, dat een minimum van één en een maximum van negen werkweken kan zijn. De exacte duur hangt af van het aantal uur dat de werknemer per week werkt.
Bijvoorbeeld: als iemand 32 uur per week werkt, heeft die persoon recht op minimaal 32 uur ouderschapsverlof en maximaal 288 uur (9 x 32 uur). Het verlof kan zowel volledig als gedeeltelijk genomen worden, wat betekent dat het verlof verspreid over meerdere weken kan worden genomen of in een blok. De werknemer en de werkgever moeten dit samen afwegen en afspreken.
Het is ook belangrijk om te weten dat ouderschapsverlof een bepaalde uitkering kan ontvangen. Deze uitkering is 70% van het loon dat de werknemer zou hebben ontvangen als die persoon had gewerkt. De uitkering wordt uitbetaald door UWV en is afhankelijk van het aantal weken verlof en het uurloon van de werknemer.
Ouderschapsverlof en feestdagen
Een belangrijk aspect bij ouderschapsverlof is hoe het zich gedraagt in relatie tot feestdagen. Als de ouderschapsverlof samenvalt met een feestdag, geldt die dag als verlof en is er geen uitkering mogelijk. Het is wel mogelijk om afspraken te maken met de werkgever over eventuele compensatie of andere regelingen.
Ouderschapsverlof en werkloosheid
Als een werknemer tijdens het ouderschapsverlof werkloos raakt, stopt het verlof op de eerste dag van de werkloosheid. Dit betekent dat de werknemer niet langer recht heeft op het verlof en de uitkering. Het is daarom belangrijk om zowel de werkgever als UWV op de hoogte te stellen van eventuele veranderingen in de situatie.
Ouderschapsverlof en re-integratie
Ouderschapsverlof kan eventueel genomen worden door werknemers die gedeeltelijk arbeidsongeschikt zijn, maar het kan complicaties veroorzaken bij een re-integratieproces. Het is wettelijk mogelijk, maar het is raadzaam om hierover vooraf overleg te hebben met de werkgever en eventueel met een bedrijfsarts of arbodienst. Het doel is om ervoor te zorgen dat de werknemer zo snel mogelijk kan herintegreren in het werk.
Ouderschapsverlof en crisisopvang
Het is niet mogelijk om ouderschapsverlof op te nemen voor kinderen die tijdelijk in crisisopvang wonen. Ouderschapsverlof is alleen mogelijk voor eigen kinderen van de werknemer.
Conclusie
Ouderschapsverlof is een belangrijke periode in het leven van een werknemer, waarin de focus volledig op het kind ligt. Een goed samengesteld Out of Office-bericht is een handig hulpmiddel om duidelijkheid te creëren, verwachtingen in te stellen en eventuele dringende situaties te beheren. Het is belangrijk om de essentiële elementen van het bericht te begrijpen en het technisch goed te configureren. Daarnaast is het ook belangrijk om zich bewust te zijn van de wettelijke aspecten van ouderschapsverlof, zoals de duur, uitkering en eventuele beperkingen. Door deze informatie te combineren, is het mogelijk om een professionele, duidelijke en wettelijke correcte afwezigheid te communiceren, waardoor zowel werknemer als werkgever op de juiste manier zijn voorbereid.