Ouderschapsverlof is een wettelijk gerechtigd verlof dat werknemers in loondienst kunnen opnemen in het eerste levensjaar van hun kind. Tijdens ouderschapsverlof ontvangen ouders een deel van hun loon, geregeld via de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (UWV) of Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA), afhankelijk van de situatie. Voor werkgevers en HR-afdelingen is het belangrijk om te begrijpen hoe ouderschapsverlof op de loonstrook verwerkt wordt, wat de juridische verplichtingen zijn en hoe de uitkeringen en loondoorbetalingen administratief worden behandeld. Deze artikel biedt een overzicht van de relevante regelgeving, praktische berekeningen en administratieve stappen die van toepassing zijn bij ouderschapsverlof.
Wat is ouderschapsverlof en wie heeft er recht op?
Ouderschapsverlof is een verlof dat werknemers in loondienst kunnen opnemen om zich volledig op hun kind te richten. Werknemers hebben recht op ouderschapsverlof als ze een kind krijgen, adopteren of erkend worden als ouder van een kind. Het verlof kan opgenomen worden door moeders, vaders, adoptieouders of erkende ouders. Het totale ouderschapsverlof bestaat uit 26 weken, verdeeld in 9 weken betaald ouderschapsverlof en 17 weken onbetaald ouderschapsverlof.
Het betaald ouderschapsverlof kan in 9 weken opgenomen worden en is gelijk aan 70% van het bruto dagloon van de werknemer, met een maximum van 70% van het maximum dagloon. Werkgevers kunnen kiezen om het loon te doorbetalen tijdens het verlof of pas na ontvangst van de uitkering van UWV. Het onbetaald ouderschapsverlof kan ook opgenomen worden, maar levert geen uitkering op en vereist dat de werknemer zelf een deel van het loon opdraagt.
Hoe wordt ouderschapsverlof op de loonstrook verwerkt?
De verwerking van ouderschapsverlof op de loonstrook is een belangrijk onderdeel van de administratie. Werkgevers moeten zorgvuldig omgaan met de loonaangifte en de juiste codes gebruiken bij de aangifte Loonheffingen. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste stappen en overwegingen bij de verwerking van ouderschapsverlof in loonadministratie:
1. Verzuimcodes gebruiken
Ouderschapsverlof moet als verzuim worden geregistreerd in de loonaangifte. Er zijn twee typen ouderschapsverlof:
- Ouderschapsverlof 9 weken: Dit type ouderschapsverlof wordt vergoed door UWV of RVA. Het is betaald ouderschapsverlof en wordt uitgekeerd als een onderbrekingsuitkering. Werkgevers moeten een specifieke code gebruiken bij de aangifte Loonheffingen, zodat de Belastingdienst en UWV deze correct kunnen verwerken.
- Ouderschapsverlof 17 weken: Dit type ouderschapsverlof is in principe onbetaald. Werkgevers kunnen het wel aanvullen tot 100% van het loon via cao of arbeidsovereenkomst.
De juiste verzuimcodes moeten gebruikt worden om de loonstrook correct te verwerken. In HRM-software zoals Loon of Nmbrs zijn deze codes meestal automatisch ingebouwd, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste codes worden toegepast.
2. Loondoorbetaling bepalen
Werkgevers kunnen kiezen om ouderschapsverlof volledig, gedeeltelijk of niet door te betalen. Het percentage loondoorbetaling wordt meestal bepaald door de cao of arbeidsovereenkomst. Voor het betaald ouderschapsverlof is het standaardpercentage 70% van het bruto dagloon, met een maximum van 70% van het maximum dagloon.
Voorbeeld: Een werknemer werkt 40 uur per week en neemt ouderschapsverlof op voor 80 uur (2 weken ouderschapsverlof). Als het bruto uurloon van de werknemer €25 is, is het bruto bedrag voor ouderschapsverlof €2.000 (80 uur × €25). Het percentage loondoorbetaling is 70%, dus de uitkering is €1.400. Werkgevers kunnen kiezen om dit bedrag direct door te betalen of pas na ontvangst van de uitkering van UWV.
3. Loondagen en loonuren aanpassen
Bij ouderschapsverlof moeten loondagen en loonuren worden aangepast. In HRM-software zoals Loon of Nmbrs worden loondagen en loonuren automatisch verlaagd met het opgenomen ouderschapsverlof. Dit zorgt ervoor dat de loonaangifte correct is en er geen overbetalingen of onderbetalingen optreden.
Voorbeeld: Een werknemer werkt 40 uur per week en neemt ouderschapsverlof op voor 80 uur (2 weken ouderschapsverlof). In de loonadministratie zullen de loondagen en loonuren met 80 uur verlaagd worden, zodat de loonaangifte correct is.
4. Inhouding maken
Als ouderschapsverlof gedeeltelijk wordt doorbetaald, moet een inhouding worden gemaakt. In HRM-software zoals Loon of Nmbrs wordt deze inhouding automatisch gemaakt. Werkgevers kunnen ook manueel een inhouding invoeren als de HRM-software dit niet automatisch doet.
Voorbeeld: Een werknemer neemt ouderschapsverlof op voor 80 uur en het percentage loondoorbetaling is 70%. In HRM-software wordt een inhouding van 30% van het bruto bedrag gemaakt. De inhouding wordt meestal verwerkt als een aparte regel in de loonadministratie.
5. Aangifte Loonheffingen maken
De aangifte Loonheffingen moet correct worden gemaakt met de juiste verzuimcodes en inhoudingen. HRM-software zoals Loon of Nmbrs helpt hierbij, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste codes worden gebruikt en de inhoudingen correct zijn.
Voorbeeld: Een werknemer neemt ouderschapsverlof op voor 80 uur en het percentage loondoorbetaling is 70%. De aangifte Loonheffingen moet deze inhouding en verzuimcodes correct verwerken, zodat de Belastingdienst en UWV deze kunnen verwerken.
Wat zijn de verplichtingen van werkgevers?
Werkgevers hebben een aantal verplichtingen bij ouderschapsverlof. Deze verplichtingen zijn geregeld in de Arbeidstijdenwet en de Wet op de Arbeidsvoorwaarden. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste verplichtingen van werkgevers:
1. Aanvraag voor uitkering
Werkgevers moeten de aanvraag voor uitkering van ouderschapsverlof indienen bij UWV of RVA. Deze aanvraag moet minimaal 1 keer het aantal uren van de werkweek worden opgenomen voordat de uitkering kan worden verwerkt. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de aanvraag correct is en de juiste documenten zijn ingevuld.
2. Loondoorbetaling
Werkgevers kunnen kiezen om ouderschapsverlof volledig, gedeeltelijk of niet door te betalen. Het percentage loondoorbetaling wordt meestal bepaald door de cao of arbeidsovereenkomst. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de loondoorbetaling correct is en de loonaangifte correct wordt gemaakt.
3. Pensioenpremie
Werkgevers moeten ook rekening houden met de pensioenpremie bij ouderschapsverlof. In sommige cao's blijft de pensioenpremie ongewijzigd doorlopen bij ouderschapsverlof, terwijl in andere cao's de pensioenpremie aangepast wordt. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de pensioenpremie correct is en de loonaangifte correct wordt gemaakt.
Wat zijn de verplichtingen van werknemers?
Werknemers hebben ook een aantal verplichtingen bij ouderschapsverlof. Deze verplichtingen zijn geregeld in de Arbeidstijdenwet en de Wet op de Arbeidsvoorwaarden. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste verplichtingen van werknemers:
1. Aanvraag voor ouderschapsverlof
Werknemers moeten een aanvraag indienen bij hun werkgever voor ouderschapsverlof. Deze aanvraag moet minimaal 1 keer het aantal uren van de werkweek worden opgenomen voordat de uitkering kan worden verwerkt. Werknemers moeten ervoor zorgen dat de aanvraag correct is en de juiste documenten zijn ingevuld.
2. Loondoorbetaling
Werknemers kunnen kiezen om ouderschapsverlof volledig, gedeeltelijk of niet door te betalen. Het percentage loondoorbetaling wordt meestal bepaald door de cao of arbeidsovereenkomst. Werknemers moeten ervoor zorgen dat de loondoorbetaling correct is en de loonaangifte correct wordt gemaakt.
3. Pensioenpremie
Werknemers moeten ook rekening houden met de pensioenpremie bij ouderschapsverlof. In sommige cao's blijft de pensioenpremie ongewijzigd doorlopen bij ouderschapsverlof, terwijl in andere cao's de pensioenpremie aangepast wordt. Werknemers moeten ervoor zorgen dat de pensioenpremie correct is en de loonaangifte correct wordt gemaakt.
Wat zijn de voordelen van ouderschapsverlof?
Ouderschapsverlof biedt ouders de mogelijkheid om zich volledig op hun kind te richten. Het verlof kan opgenomen worden door moeders, vaders, adoptieouders of erkende ouders. Het totale ouderschapsverlof bestaat uit 26 weken, verdeeld in 9 weken betaald ouderschapsverlof en 17 weken onbetaald ouderschapsverlof.
Het betaald ouderschapsverlof is gelijk aan 70% van het bruto dagloon van de werknemer, met een maximum van 70% van het maximum dagloon. Werkgevers kunnen kiezen om het loon te doorbetalen tijdens het verlof of pas na ontvangst van de uitkering van UWV. Het onbetaald ouderschapsverlof kan ook opgenomen worden, maar levert geen uitkering op en vereist dat de werknemer zelf een deel van het loon opdraagt.
Ouderschapsverlof biedt ouders de flexibiliteit om het in stukken op te nemen, zodat het beter aansluit bij hun persoonlijke behoeften en omstandigheden. Ouders kunnen het verlof in 1 keer achter elkaar opnemen of flexibel. Bijvoorbeeld een aantal uren per dag verdeeld over meerdere weken. Of een aantal dagen per week verdeeld over meerdere maanden.
Wat zijn de nadelen van ouderschapsverlof?
Ouderschapsverlof heeft ook een aantal nadelen. Het verlof is in principe onbetaald, tenzij er andere afspraken zijn gemaakt in de cao of arbeidsovereenkomst. Werknemers moeten ervoor zorgen dat de loondoorbetaling correct is en de loonaangifte correct wordt gemaakt.
Ouderschapsverlof heeft ook invloed op het verwerven van vakantiedagen. Ouderschapsverlof is niet gelijkgesteld voor het verwerven van vakantiedagen het jaar erna. Als je het hele jaar voltijds zou werken in een vijfdagenstelsel, dan heb je volgend jaar recht op twintig vakantiedagen. Dan kan je dus vier weken verlof nemen.
Ouderschapsverlof heeft ook invloed op het verwerken van loondagen en loonuren. In HRM-software zoals Loon of Nmbrs worden loondagen en loonuren automatisch verlaagd met het opgenomen ouderschapsverlof. Dit zorgt ervoor dat de loonaangifte correct is en er geen overbetalingen of onderbetalingen optreden.
Wat zijn de nieuwe regels voor ouderschapsverlof in 2025?
Vanaf 2025 zijn er nieuwe regels voor ouderschapsverlof. Beide ouders kunnen 9 weken betaald ouderschapsverlof opnemen in het eerste levensjaar van hun baby. In totaal heb je recht op 26 keer het aantal uur dat je per week werkt.
De nieuwe regels voor ouderschapsverlof in 2025 zijn onder andere:
- Beide ouders kunnen betaald ouderschapsverlof opnemen: Dit betekent dat vaders en moeders elk 9 weken betaald ouderschapsverlof kunnen opnemen. In totaal heb je recht op 26 keer het aantal uur dat je per week werkt.
- Betaald ouderschapsverlof is 70% van het bruto dagloon: De uitkering is meestal 70% van iemands dagloon, met een maximum van 70% van het maximum dagloon. Je neemt dus het bruto jaarloon en deelt dat door 261. Is dit bedrag lager dan het maximum dagloon? Dan neem je 70% van het daadwerkelijke dagloon van deze medewerker.
- Betaald ouderschapsverlof is minimaal 1 en maximaal 9 werkweken: Dat betekent: minimaal 1 en maximaal 9 x het aantal uren dat een ouder totaal per week werkt.
De nieuwe regels voor ouderschapsverlof in 2025 zijn bedoeld om ouders meer flexibiliteit te bieden bij het opnemen van ouderschapsverlof. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de loondoorbetaling correct is en de loonaangifte correct wordt gemaakt.
Conclusie
Ouderschapsverlof is een wettelijk gerechtigd verlof dat werknemers in loondienst kunnen opnemen in het eerste levensjaar van hun kind. Tijdens ouderschapsverlof ontvangen ouders een deel van hun loon, geregeld via UWV of RVA. Voor werkgevers en HR-afdelingen is het belangrijk om te begrijpen hoe ouderschapsverlof op de loonstrook verwerkt wordt, wat de juridische verplichtingen zijn en hoe de uitkeringen en loondoorbetalingen administratief worden behandeld.
Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de aangifte Loonheffingen correct is en de juiste verzuimcodes worden gebruikt. Werkgevers kunnen kiezen om ouderschapsverlof volledig, gedeeltelijk of niet door te betalen. Het percentage loondoorbetaling wordt meestal bepaald door de cao of arbeidsovereenkomst.
Werknemers hebben ook een aantal verplichtingen bij ouderschapsverlof. Ze moeten ervoor zorgen dat de aanvraag voor ouderschapsverlof correct is en de loondoorbetaling correct is. Ouderschapsverlof biedt ouders de mogelijkheid om zich volledig op hun kind te richten. Het verlof kan opgenomen worden door moeders, vaders, adoptieouders of erkende ouders. Het totale ouderschapsverlof bestaat uit 26 weken, verdeeld in 9 weken betaald ouderschapsverlof en 17 weken onbetaald ouderschapsverlof.
Vanaf 2025 zijn er nieuwe regels voor ouderschapsverlof. Beide ouders kunnen 9 weken betaald ouderschapsverlof opnemen in het eerste levensjaar van hun baby. In totaal heb je recht op 26 keer het aantal uur dat je per week werkt.