Betaald ouderschapsverlof in de detailhandel: Wettelijke regeling, administratie en praktische toepassing

Ouderschapsverlof is een essentieel onderdeel van de wettelijke rechten van werknemers in Nederland. Het biedt ouders de mogelijkheid om tijd te doorbrengen met hun jonge kinderen, terwijl ze in de gelegenheid zijn om financieel ondersteund te worden door de regering. Sinds 2 augustus 2022 is er een wettelijke regeling voor betaald ouderschapsverlof, waarbij ouders recht hebben op een uitkering van 70% van hun dagloon voor 9 weken verlof, mits dit binnen het eerste levensjaar van het kind genomen wordt. Deze regeling is ingevoerd via de Wet Arbeid en Zorg (WAZO) en heeft direct gevolgen voor werkgevers in de detailhandel, die verantwoordelijk zijn voor de administratie en uitbetaling van deze uitkeringen.

In dit artikel worden de wettelijke regels, administratieve verplichtingen en praktische toepassing van ouderschapsverlof in de detailhandel besproken. Aandacht gaat uit naar het recht op ouderschapsverlof in de detailhandel, de regeling rondom het betaald ouderschapsverlof, administratieve stappen voor werkgevers, en eventuele afwijkende afspraken in collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s). Daarnaast worden de mogelijkheden voor verdeling van het verlof en de impact op de loonaangifte en vakantieopbouw besproken.

Het recht op ouderschapsverlof in de detailhandel

Ouderschapsverlof is een wettelijk vastgelegd recht, dat geldt voor zowel vaders als moeders in de detailhandel. Het verlof mag worden genomen tot het kind 8 jaar is, zolang de ouder en het kind op hetzelfde adres wonen. Het verlof is voor beide ouders beschikbaar en mag flexibel worden opgenomen, bijvoorbeeld als voltijds verlof of in combinatie met werken.

Het totale recht op ouderschapsverlof bedraagt 26 keer het aantal werkuren per week. Voor een fulltime werknemer die 40 uur per week werkt, betekent dit 1.040 uur verlof, wat gelijk is aan 130 dagen. Werknemers mogen dit verlof in principe zelf bepalen hoe ze willen opnemen. Een typische verdeling is bijvoorbeeld 50% verlof en 50% werken, zodat de werknemer een jaar lang profiteert van een halve werkweek. Andere opties zijn voltijds verlof voor 6 maanden of gedeeltelijk verlof verspreid over meerdere jaren.

Het recht op ouderschapsverlof is wettelijk vastgelegd in de Wet Arbeid en Zorg en geldt voor iedere werknemer in de detailhandel, zolang die geen afwijkende afspraken heeft gemaakt in een individuele of collectieve arbeidsovereenkomst. In sommige CAO’s kunnen extra of afwijkende regels gelden, die verder worden besproken in een aparte paragraaf.

Betaald ouderschapsverlof sinds 2 augustus 2022

Een belangrijke wijziging in de ouderschapsverlofregeling is de invoering van betaald ouderschapsverlof. Sinds 2 augustus 2022 kunnen ouders een uitkering ontvangen voor 9 van de 26 verlofweken, mits deze verlofweken binnen het eerste levensjaar van het kind genomen worden. Deze uitkering, ook bekend als de WAZO-uitkering, bedraagt 70% van het maximum dagloon van de werknemer.

Het betaald ouderschapsverlof is alleen geldig voor verlofweken binnen het eerste levensjaar van het kind. Als ouders het verlof pas daarna opnemen, is het onbetaald. Bovendien is het betaald ouderschapsverlof niet cumulatief met andere verlofregelingen zoals zwangerschaps- of geboorteverlof. Het betaald ouderschapsverlof moet apart worden genomen.

De uitkering kan op twee manieren worden uitbetaald:

Directe uitbetaling door UWV aan de werknemer: In dit geval ontvangt de werknemer de uitkering achteraf op de betaalmomenten. Dit betekent dat het bedrag niet maandelijks uitbetaald wordt, maar dat het verwerkt wordt op het einde van de verlofperiode. In deze uitkering zit ook een berekening van het vakantiegeld opgenomen.
Uitbetaling door UWV aan de werkgever: Werkgevers kunnen de uitkering ontvangen en deze vervolgens aan de werknemer uitkeren. In dit geval kan de werkgever kiezen om 70% van het loon vooruit te betalen en de rest van de uitkering achteraf ontvangen. Hierover dient ook vakantiegeld berekend te worden.

De keuze tussen deze opties ligt bij de werkgever, maar het is van belang om dit goed te overleggen met de werknemer om verwachtingen te bepalen.

Administratie en verwerking in de salarisadministratie

Het verwerken van ouderschapsverlof in de salarisadministratie vereist zorgvuldige administratie. Werkgevers in de detailhandel zijn verantwoordelijk voor het aanvragen van de WAZO-uitkering bij UWV, het verwerken van de uitkering in de loonaangifte en het opnemen van de verlofperiode in de loonadministratie.

Het ouderschapsverlof mag door de werknemer verspreid worden opgenomen binnen een periode van 4 weken voor tot 22 weken na de komst van het kind. Werkgevers mogen het verlof niet weigeren, tenzij er sprake is van een zwaarwegend bedrijfsbelang. In dat geval mag de werknemer worden gevraagd om het verlof op een andere manier te roosteren, maar het verlof zelf mag niet geweigerd worden.

Werkgevers die de uitkering rechtstreeks aan de werknemer laten betalen, moeten het bedrag van de uitkering achteraf op de betaalmomenten verwerken. Dit betekent dat het verwerken van de uitkering in het loon niet op maandelijkse basis plaatsvindt, maar dat het verwerkt wordt op het einde van de verlofperiode. De loonaangifte dient in dit geval ook aangepast te worden om rekening te houden met het feit dat de uitkering niet op maandelijkse basis wordt uitbetaald.

Werkgevers die zelf de uitkering ontvangen, kunnen kiezen om het bedrag vooruit te betalen aan de werknemer. In dat geval dient de rest van de uitkering achteraf te worden verwerkt in de loonaangifte. Bovendien dient hierover ook vakantiegeld berekend te worden, omdat de uitkering wel leidt tot vakantiedagen opbouw, maar niet tot pensioenaanspraak.

Ouderschapsverlof in CAO’s en individuele overeenkomsten

In sommige CAO’s in de detailhandel kunnen andere of extra afspraken gelden over ouderschapsverlof. Wat in een CAO staat, geldt boven de wettelijke regeling. Het is daarom belangrijk dat werkgevers de afspraken in hun CAO controleren om te zien of er afwijkende regels gelden.

Bijvoorbeeld, in een CAO kunnen extra regels zijn opgenomen over het maximum aantal ouderschapsverlofuren of de leeftijd van het kind tot welke ouderschapsverlof genomen kan worden. In sommige gevallen zijn er ook afspraken over het uitbetalen van een hoger percentage van het loon of het verwerken van ouderschapsverlof in een andere manier.

Werkgevers dient te beseffen dat CAO’s vaak uitgebreidere regels bevatten dan de wettelijke regeling. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het recht op ouderschapsverlof bij tweelingen of drielingen, waarbij beide ouders apart ouderschapsverlof kunnen opnemen. In de wettelijke regeling is duidelijk gesteld dat ouderschapsverlof per kind geldt, maar in een CAO kunnen extra afspraken gemaakt zijn over de verdeling van het verlof.

Het is verder belangrijk om te weten dat ouderschapsverlof ook geldt voor stiefouders, adoptieouders en pleegouders, mits het kind en de ouder op hetzelfde adres wonen. Deze regel geldt ook wettelijk, maar in sommige CAO’s kunnen extra afspraken zijn gemaakt over deze categorieën.

Verdeling van ouderschapsverlof

Ouderschapsverlof kan op verschillende manieren worden opgenomen. De werknemer mag bepalen hoe het verlof genomen wordt, zolang het binnen de wettelijke grenzen valt. De volgende opties zijn mogelijk:

Voltijds verlof voor 6 maanden: In deze situatie werkt de werknemer gedurende 6 maanden niet en neemt het verlof als voltijds verlof.
50% verlof en 50% werken: Dit is een gebruikelijke verdeling waarbij de werknemer gedurende 12 maanden 50% verlof en 50% werken combineert.
Verspreid verlof: Ouderschapsverlof kan ook verspreid worden opgenomen over meerdere jaren. Dit betekent dat de werknemer perioden van verlof en werken kan doorbrengen, mits het totaal aantal verlofuren niet overschreden wordt.

Het is belangrijk om te weten dat ouderschapsverlof flexibel is en dat de werknemer bepaalt hoe het verlof genomen wordt. Werkgevers mogen het verlof niet weigeren, maar kunnen in sommige gevallen vragen om het verlof anders te roosteren. Dit mag alleen bij een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang.

Impact op vakantieopbouw en pensioen

Een belangrijk aspect van ouderschapsverlof is de impact op de vakantieopbouw en het pensioen. Het ouderschapsverlof leidt tot vakantiedagen opbouw, maar geen pensioenaanspraak. Dit betekent dat ouders tijdens hun ouderschapsverlof wel vakantiedagen opbouwen, maar dat er geen pensioen bijdraagt.

Deze regeling geldt voor zowel betaald als onbetaald ouderschapsverlof. Het betekent dus dat ouders tijdens hun ouderschapsverlof wel rekening houden met de vakantieopbouw, maar dat er geen pensioen bijdraagt. In de wettelijke regeling is duidelijk gesteld dat ouderschapsverlof geen bijdrage levert aan het pensioenfonds, omdat het verlof niet wordt gezien als arbeid.

In sommige CAO’s kunnen extra afspraken gemaakt zijn over de vakantieopbouw en het pensioen. Het is daarom belangrijk om te controleren of er in de CAO extra afspraken zijn gemaakt over ouderschapsverlof.

Conclusie

Ouderschapsverlof is een essentieel onderdeel van de wettelijke rechten van werknemers in de detailhandel. Het biedt ouders de mogelijkheid om tijd te doorbrengen met hun jonge kinderen, terwijl ze in de gelegenheid zijn om financieel ondersteund te worden door de regering. Sinds 2 augustus 2022 is er een wettelijke regeling voor betaald ouderschapsverlof, waarbij ouders recht hebben op een uitkering van 70% van hun dagloon voor 9 weken verlof, mits dit binnen het eerste levensjaar van het kind genomen wordt.

Werkgevers in de detailhandel zijn verantwoordelijk voor het aanvragen van de WAZO-uitkering bij UWV, het verwerken van de uitkering in de loonaangifte en het opnemen van de verlofperiode in de loonadministratie. Het ouderschapsverlof mag door de werknemer verspreid worden opgenomen binnen een periode van 4 weken voor tot 22 weken na de komst van het kind. Werkgevers mogen het verlof niet weigeren, tenzij er sprake is van een zwaarwegend bedrijfsbelang.

In sommige CAO’s kunnen andere of extra afspraken gelden over ouderschapsverlof. Wat in een CAO staat, geldt boven de wettelijke regeling. Het is daarom belangrijk dat werkgevers de afspraken in hun CAO controleren om te zien of er afwijkende regels gelden.

Het ouderschapsverlof leidt tot vakantiedagen opbouw, maar geen pensioenaanspraak. In de wettelijke regeling is duidelijk gesteld dat ouderschapsverlof geen bijdrage levert aan het pensioenfonds, omdat het verlof niet wordt gezien als arbeid.

Het is van groot belang dat werkgevers op de hoogte zijn van deze regels en aandachtspunten om te zorgen voor een soepele verwerking van het betaald ouderschapsverlof. Hiermee kunnen zij hun werknemers optimaal ondersteunen tijdens een belangrijke periode in hun leven.