Ouderschapsverlof is een belangrijke regeling voor werkende ouders die extra tijd willen doorbrengen met hun kind. Het biedt zowel ouders als werkgevers een duidelijke richtlijn om het verlof aan te vragen en te regelen. Voor werkgevers is het belangrijk om zich te richten op de juridische verplichtingen en administratieve stappen. In dit artikel worden de procedure, eisen en administratieve stappen uitgebreid besproken, gebaseerd op de relevante informatie uit diverse bronnen.
Aanvragen van ouderschapsverlof: tijdstip en voorwaarden
Het ouderschapsverlof moet op een duidelijke manier worden aangevraagd. Volgens de gegevens uit de bronnen is de werknemer verplicht om het ouderschapsverlof minstens twee maanden vóór de gewenste startdatum aan te vragen bij de werkgever. In sommige gevallen wordt een drie maanden voorafmelding vereist, afhankelijk van de cao of andere interne regels binnen de organisatie.
De aanvraag dient schriftelijk of digitaal te gebeuren. In de praktijk wordt vaak gebruikgemaakt van een standaardbrief of e-mail. De aanvraag dient te bevatten:
- De gewenste startdatum van het ouderschapsverlof;
- Het aantal uren dat per week wordt genomen in het kader van ouderschapsverlof;
- Eventueel de verband houdende geboortedatum van het kind of adoptiedatum.
De werknemer en werkgever vullen de aanvraag in het geval van schriftelijke aanvraag gezamenlijk in. Dit zorgt ervoor dat er duidelijkheid is over de afspraken rondom het verlof. De werkgever is verplicht om het ouderschapsverlof te aanvaarden, mits de voorwaarden zijn vervuld. Het is echter mogelijk dat de uitoefening van het ouderschapsverlof met maximaal zes maanden wordt uitgesteld, indien er gerechtvaardigde redenen zijn voor het functioneren van de onderneming. Dit geldt bijvoorbeeld bij het verliezen van een cruciale functie of in tijden van drukke projecten.
Betaald ouderschapsverlof: uitkering via UWV
Wanneer een werknemer kiest voor betaald ouderschapsverlof, ontvangt hij of zij een uitkering van het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen). De uitkering is geregeld door de Wet arbeid en zorg (WAZO) en bedraagt 70% van het dagloon, met een maximum dat is gebaseerd op het wettelijk vastgestelde dagloon. De uitkering wordt achteraf uitbetaald, wat betekent dat de werkgever geen loon hoeft door te betalen tijdens het ouderschapsverlof.
De werkgever is verantwoordelijk voor het indienen van de aanvraag bij het UWV. Dit gebeurt via het Werkgeversportaal van het UWV. De aanvraag kan pas worden ingediend als de werknemer minstens één werkweek ouderschapsverlof heeft genomen. Dit is belangrijk omdat de uitkering alleen voor hele werkweken kan worden aangevraagd. De aanvraag moet binnen 1 jaar en 3 maanden na de eerste verlofdag worden ingediend.
De werkgever kan maximaal drie aanvragen indienen bij het UWV voor de totale periode van 9 weken ouderschapsverlof. Deze aanvragen kunnen op verschillende momenten worden ingediend, afhankelijk van de planning van het ouderschapsverlof.
Na ontvangst van de aanvraag verwerkt het UWV deze binnen een periode van 4 weken, waarna de uitkering aan de werkgever wordt uitgekeerd. De werkgever kan deze uitkering vervolgens aan de werknemer uitbetalen.
Onbetaald ouderschapsverlof: administratieve aandachtspunten
Hoewel de focus vaak op betaald ouderschapsverlof ligt, is ook onbetaald ouderschapsverlof een mogelijkheid. In dit geval ontvangt de werknemer geen uitkering van het UWV, maar neemt hij of zij gewoon verlof. De aanvraagproces is vergelijkbaar met die van het betaald ouderschapsverlof. De werknemer dient een schriftelijke aanvraag in bij de werkgever, minstens twee maanden voor de gewenste startdatum.
Voor onbetaald ouderschapsverlof is het van belang dat de werkgever en werknemer afspraken maken over de opvang van de werktaak. Dit kan bijvoorbeeld door een tijdelijke vervanging of het herverdelen van taken. De administratie van onbetaald ouderschapsverlof moet correct worden verwerkt in de salarisadministratie en het personeelsdossier. In tegenstelling tot bij betaald ouderschapsverlof hoeft de werkgever bij onbetaald ouderschapsverlof niets te regelen bij het UWV.
Uitzonderingen: wie mag de uitkering direct aanvragen bij het UWV?
Niet alle werkgevers zijn betrokken bij het aanvragen van de uitkering van ouderschapsverlof. In sommige gevallen kunnen de werknemers of hun werkgevers direct bij het UWV terecht. Dit is bijvoorbeeld het geval voor:
- Werknemers die werken voor iemand met een persoonsgebonden budget (PGB), zoals zorgverleners of hulp in de huishouding;
- Werknemers die minder dan vier dagen per week werken voor een PGB.
Zij mogen de uitkering direct aanvragen via Mijn UWV of telefonisch. In deze gevallen is de werkgever niet verantwoordelijk voor het indienen van de aanvraag.
Voorwaarden voor ouderschapsverlof
Om ouderschapsverlof te kunnen opnemen, moeten bepaalde voorwaarden zijn vervuld. Deze voorwaarden zijn van toepassing op zowel betaald als onbetaald ouderschapsverlof:
- Tijdsverloop: Ouderschapsverlof dient binnen 1 jaar na de geboorte van het kind opgenomen te worden. Bij adoptie of pleegzorg moet het binnen 1 jaar na de opname in het gezin gebeuren en voordat het kind 8 jaar oud is.
- Aanvraagprocedure: De aanvraag moet minstens twee maanden vóór de gewenste startdatum zijn ingediend.
- Duur van het ouderschapsverlof: De regeling is beperkt tot maximaal 9 weken ouderschapsverlof, verspreid over een periode van maximaal 1 jaar.
- Beide ouders: Beide ouders kunnen ouderschapsverlof opnemen, maar samen mogen ze niet meer dan 9 weken ouderschapsverlof opnemen.
Aanvraagprocedure in het UWV Werkgeversportaal
De aanvraagprocedure voor betaald ouderschapsverlof via het UWV Werkgeversportaal is digitaal en vereist een aantal stappen:
- Inloggen via het Werkgeversportaal: De werkgever moet toegang hebben tot het Werkgeversportaal van het UWV.
- Selectie van de melding: In het portaal wordt de melding WAZO-verlof geselecteerd.
- Invoeren van gegevens: De werkgever moet de volgende gegevens invoeren:
- BSN van de werknemer;
- Geboortedatum van het kind;
- Duur en tijdstip van het ouderschapsverlof;
- Gewenste betalingsperiode (bijvoorbeeld maandelijks).
- Indienen van de aanvraag: Nadat alle benodigde gegevens zijn ingevuld, wordt de aanvraag ingediend.
- Bevestiging van ontvangst: Na indiening ontvangt de werkgever een bevestiging van ontvangst via het portaal.
Aanvragen via Digipoort of formulier
In gevallen waarin het niet mogelijk is om via het Werkgeversportaal aan te vragen, kan gebruik worden gemaakt van:
- Digipoort: Voor werkgevers die Digipoort gebruiken als communicatiemiddel met het UWV.
- Formulier Aanvragen WAZO-uitkering: Dit is een papieren of digitale versie van de aanvraag.
Een dga (Direct Gebruik Aanvragen) of alfahulp kan ook de aanvraag zelf indienen via Mijn UWV.
Aanvraagprocedure voor werkgevers
Voor werkgevers is het belangrijk om de aanvraagproces goed te begrijpen, omdat ze verantwoordelijk zijn voor het indienen van de uitkering. De werkgever is verplicht om:
- De aanvraag achteraf in te dienen, zodra de werknemer minstens één werkweek ouderschapsverlof heeft genomen;
- De aanvraag binnen 1 jaar en 3 maanden na de eerste verlofdag in te dienen;
- De aanvraag te doen voor hele werkweken;
- De benodigde gegevens correct in te vullen, zoals BSN, geboortedatum van het kind en verlofperiode.
Als de aanvraag niet op tijd of niet volledig wordt ingediend, kan de uitkering worden verlaagd of geweigerd. Daarom is het belangrijk dat werkgevers nauwkeurig te werk gaan bij het indienen van de aanvraag.
Verantwoordelijkheden van de werkgever
De werkgever speelt een centrale rol bij het aanvragen en regelen van ouderschapsverlof. De verantwoordelijkheden van de werkgever zijn:
- Aanvraag van de uitkering bij het UWV: De werkgever is verantwoordelijk voor het indienen van de aanvraag bij het UWV.
- Beheren van de administratie: De werkgever dient de verlofperiode correct in te voeren in de salarisadministratie en personeelsdossiers.
- Communicatie met de werknemer: De werkgever dient zorgvuldig te communiceren over het tijdstip en de omvang van het ouderschapsverlof.
- Vervanging van werk: Indien nodig dient de werkgever tijdelijke vervanging te regelen, vooral bij onbetaald ouderschapsverlof.
De werkgever heeft geen financiële verantwoordelijkheid voor betaald ouderschapsverlof. De uitkering wordt volledig door het UWV uitgekeerd. Bij onbetaald ouderschapsverlof ontvangt de werknemer geen loon, maar de werkgever moet wel zorgen dat de werkzaamheden op een andere manier worden geregeld.
Aanvraagprocedure voor werknemers
Hoewel de werkgever de uitkering aanvraagt bij het UWV, is de werknemer verantwoordelijk voor het indienen van de aanvraag bij de werkgever. De werknemer dient:
- Een schriftelijke of digitaal aanvraag in te dienen;
- De gewenste startdatum en duur van het ouderschapsverlof te specificeren;
- Te zorgen voor een duidelijke communicatie met de werkgever;
- De aanvraag minstens twee maanden vóór de gewenste startdatum in te dienen.
De werknemer kan eventueel een voorbeeldbrief gebruiken, die duidelijk maakt wat de gewenste afspraken zijn. Dit helpt bij het voorkomen van misverstanden en zorgt voor een goed begrip van de verwachtingen van beiden.
Voorbeelden en praktijkscenario’s
Scenario 1: Betaald ouderschapsverlof
Een werknemer wil 9 weken ouderschapsverlof opnemen, verdeeld over drie afzonderlijke blokken van 3 weken. De werknemer indient de aanvraag bij de werkgever 2 maanden voor de eerste gewenste verlofperiode. De werkgever indient de aanvraag bij het UWV voor elk afzonderlijk blok. De uitkering wordt binnen 4 weken uitgekeerd, en de werkgever betaalt deze aan de werknemer.
Scenario 2: Onbetaald ouderschapsverlof
Een werknemer wil 3 maanden ouderschapsverlof opnemen, verdeeld over drie blokken van 1 maand. De werknemer en werkgever maken afspraken over de opvang van de werktaak. De werkgever verwerkt de verlofperiode in de salarisadministratie en personeelsdossiers. Het UWV hoeft niet betrokken te worden bij deze aanvraag.
Conclusie
Het aanvragen van ouderschapsverlof als werkgever is een belangrijk onderdeel van het werken met jonge ouders. Het is essentieel dat werkgevers zich richten op de juridische verplichtingen en administratieve stappen. Zowel betaald als onbetaald ouderschapsverlof heeft zijn eigen eisen en procedures. Het is belangrijk om de aanvraagcorrect en op tijd in te dienen bij het UWV om de uitkering van betaald ouderschapsverlof te garanderen. Bovendien is het noodzakelijk om duidelijke communicatie te onderhouden met de werknemer om eventuele misverstanden te voorkomen.
Door het ouderschapsverlof goed te regelen, kunnen werkgevers en werknemers samen een gezonde balans vinden tussen werk en gezin. Dit draagt bij aan een positieve werkomgeving en een goed functionerende organisatie.