Ouderschapsverlof is een wettelijkrecht dat werknemers toestaat tijdelijk minder te werken om zich te richten op de opvoeding van hun kind. Voor werkgevers is het belangrijk om goed te begrijpen hoe ouderschapsverlof werkt, wat de verplichtingen zijn en hoe de betalingen en aanvragen worden afgehandeld. Deze artikelen richt zich op ouderschapsverlof uit het perspectief van de werkgever, met nadruk op praktische stappen, rechten, plichten en de rol van het UWV.
Wat is ouderschapsverlof?
Ouderschapsverlof is een recht dat een werknemer heeft om, zonder verlies van werk, voor zijn of haar kind te zorgen. Dit recht geldt voor kinderen jonger dan 8 jaar en is van toepassing op biologische kinderen, adoptiekinden, erkende kinderen, pleegkinderen, stiefkinderen en aspirant-adoptiekinden, mits het kind op hetzelfde adres woont en ondergaat van een structurele opvoeding. De werkgever heeft geen recht om een verzoek om ouderschapsverlof te weigeren.
Het verlof bedraagt in totaal 26 keer het aantal uren dat de werknemer per week werkt. Bijvoorbeeld: een werknemer die 32 uur werkt, heeft recht op 832 uren ouderschapsverlof. Dit verlof kan verspreid worden ingezet, bijvoorbeeld één dag per week of in blokken. De eerste 9 weken van ouderschapsverlof kunnen gedeeltelijk betaald zijn, mits opgenomen binnen het eerste levensjaar van het kind. Hierover ontvangt de werknemer 70% van het (maximale) dagloon uit de uitkering van het UWV.
Rechten en plichten van de werkgever
Aanvragen en tijdsplanning
Een werknemer dient ouderschapsverlof minimaal 2 maanden van tevoren schriftelijk aan te vragen. In de aanvraag dient te vermelden te worden:
- De ingangsdatum van het verlof.
- De periode van het ouderschapsverlof.
- Het aantal uren per week dat de werknemer wil opnemen.
De aanvraag bevat vaak een afhankelijkheid, omdat de echte bevallingsdatum nog kan wijzigen. De werkgever is niet bevoegd om een aanvraag om ouderschapsverlof te weigeren. Wel kan de werkgever de verdeling van de werkuren weigeren als deze onredelijk is.
Wanneer ouderschapsverlof niet weggelaten kan worden
De werknemer heeft het recht om ouderschapsverlof op te nemen binnen 1 jaar na de geboorte van het kind. Bij adoptie of pleegzorg moet het verlof binnen 1 jaar na opname in het gezin worden genomen en voordat het kind 8 jaar is. De werkgever mag het verlof alleen weigeren bij zwaarwegende bedrijfsbelangen. In dat geval dient de werknemer te worden betrokken bij het overleg, en is het verlof niet onmiddellijk ingetrokken. Het is ook verboden om een werknemer te ontslaan vanwege het aanvragen van ouderschapsverlof.
Betaald ouderschapsverlof: Wat betekent dat voor de werkgever?
Sinds 2022 is er een gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof beschikbaar voor de eerste 9 weken. Dit betekent dat de werkgever een deel van het salaris van de werknemer moet doorbetalen, met een deelvergoeding van 70% van het (maximale) dagloon. De uitkering wordt uitgevoerd via het UWV, en de werkgever is verantwoordelijk voor het aanvragen van deze uitkering.
Hoe werkt de uitkering?
De werkgever dient de uitkering aan bij het UWV via het Werkgeversportaal of via Digipoort. Als dat niet mogelijk is, kan een formulier worden ingevuld. De aanvraag dient binnen 1 jaar en 3 maanden na de eerste verlofdag gedaan te worden. De aanvraag kan alleen worden gedaan voor hele werkweken, en pas nadat een deel (minimaal een werkweek) van het verlof is opgenomen.
Maximaal 3 betaalverzoeken kunnen worden ingediend bij het UWV. Deze kunnen betrekking hebben op de gehele verlofperiode, of op de eerste opgenomen week of een aantal opgenomen weken. Het UWV stelt bij de afhandeling van de aanvraag het recht en de hoogte van de uitkering vast en betaalt deze uit binnen 4 weken na het afgeven van de beschikking.
Wat geldt voor partners?
Beide ouders hebben het recht op ouderschapsverlof. Dit betekent dat zowel de moeder als de vader (of partner) recht heeft op 26 keer de overeengekomen arbeidsduur per week. In totaal beschikken ouders over ten minste 40 weken ouderschapsverlof, inclusief 16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof en 6 weken geboorteverlof. Ook partners hebben recht op de 9 weken gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, mits binnen het eerste levensjaar van het kind.
Bij adoptie en pleegzorg is de uitkering voor het gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof alleen van toepassing in het eerste jaar na opname in het gezin. De werkgever dient hier rekening mee te houden bij het regelen van het ouderschapsverlof.
Aanpassingen aan de arbeidsregeling
Ouderschapsverlof heeft gevolgen voor de arbeidsregeling van de werknemer. De werkgever dient te overwegen hoe het verlof geïntegreerd kan worden in de bestaande planningsstructuur. Aanpassingen kunnen zijn:
- Het aanstellen van een vervanger.
- Het indelen van de werknemer in een andere rol tijdelijk.
- Het aanpassen van de werkuren.
De werkgever is ook verantwoordelijk voor het aanpassen van de pensioenopbouw van de werknemer. Ouderschapsverlof heeft invloed op de verjaardat van pensioen, en de werkgever dient dit bij te houden.
Belang van collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's)
Sommige CAO’s bevat extra regelingen rond ouderschapsverlof. In sommige gevallen kan ouderschapsverlof gedeeltelijk of volledig worden doorbetaald. Het is daarom belangrijk dat de werkgever zich bewust is van de CAO die van toepassing is op de organisatie. In sommige gevallen gelden andere regels dan de wettelijke minimumregeling. Het is verstandig om de CAO te raadplegen om eventuele extra regelingen te ontdekken.
Praktische stappen bij ouderschapsverlof
Stap 1: Aanvraag van ouderschapsverlof
De werknemer dient ouderschapsverlof schriftelijk aan te vragen minimaal 2 maanden voor de gewenste ingangsdatum. De aanvraag bevat informatie over de gewenste verdeling van uren per week, de startdatum en eventueel een voorlopige bepaling van het verlof.
Stap 2: Beoordeling van de aanvraag
De werkgever is verplicht om de aanvraag te beoordelen. Ouderschapsverlof mag niet worden weigerd, maar de verdeling van uren kan gewijzigd worden. Het is raadzaam om dit in overleg met de werknemer af te handelen.
Stap 3: Aanvraag van betaald ouderschapsverlof
Zodra ouderschapsverlof is opgenomen, dient de werkgever de uitkering van het gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof aan te vragen bij het UWV. De aanvraag dient binnen 1 jaar en 3 maanden na de eerste verlofdag te worden gedaan, en kan alleen gedaan worden voor hele werkweken.
Stap 4: Administratie en loonafrekening
De werkgever is verantwoordelijk voor de loonafrekening tijdens ouderschapsverlof. Ouderschapsverlof is in de eerste 9 weken gedeeltelijk betaald, en in de overige 17 weken is het verlof in principe onbetaald, tenzij anders afgesproken in de CAO. Het is belangrijk om dit goed te documenteren en in de loonadministratie vast te leggen.
Belangrijke aspecten voor werkgevers
1. Geen aansprakelijkheid voor aanvraagfouten
De werkgever is niet aansprakelijk voor fouten in de aanvraagprocedure. De werknemer is verantwoordelijk voor het correct invullen van het aanvraagformulier. De werkgever dient echter wel zorgvuldig te zijn bij het indienen van de aanvraag bij het UWV.
2. Vertrouwensrelatie
Het is belangrijk dat de werkgever en werknemer een vertrouwensrelatie hebben. Ouderschapsverlof kan grote gevolgen hebben voor zowel de werknemer als de organisatie. Het is verstandig om overleg te zoeken over de verdeling van verantwoordelijkheden, het tijdsplan en eventuele hulp.
3. Beperkingen in de regeling
Ouderschapsverlof is geen verplichte regeling. Het is een wettelijk recht, maar niet een verplichte regeling. De werkgever is verplicht om het verlof toe te staan, maar er zijn beperkingen in de betaling en de tijdsplanning.
Veelvoorkomende vragen van werkgevers
Mogen ouderschapsverlof en ziekte tegelijk genomen worden?
Ja, ouderschapsverlof en ziekte kunnen tegelijk genomen worden. Als de werknemer ziek is tijdens ouderschapsverlof, kan het verlof worden uitgebreid of verlengd. Het is belangrijk om dit met het UWV te bespreken.
Wat als de werknemer na ouderschapsverlof niet terug wil werken?
Ouderschapsverlof is geen verplichte regeling. De werknemer is niet verplicht om na het ouderschapsverlof terug te keren naar zijn of haar vaste functie. Echter, als de werknemer wél wil terugkeren, heeft hij of zij het recht om dat te doen. De werkgever is verplicht om dit te faciliteren.
Wat als de werknemer meer dan één kind heeft?
Elk kind geeft het recht op 26 keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Voor ieder kind apart kan ouderschapsverlof worden aangevraagd. Bij tweelingen is het recht op ouderschapsverlof dubbel.
Conclusie
Ouderschapsverlof is een belangrijk wettelijk recht voor werknemers met kinderen jonger dan 8 jaar. De werkgever speelt een cruciale rol bij het afhandelen van ouderschapsverlof, zowel in de aanvraagprocedure als in de administratie en loonafrekening. Het is belangrijk om de regels goed te kennen, de aanvragen correct in te dienen en eventuele CAO-regelingen te raadplegen. Door deze stappen te volgen, kan ouderschapsverlof efficiënt en betrouwbaar worden afgehandeld, zowel voor de werknemer als voor de organisatie.