Kinderopvang: Toegankelijkheid, Betaalbaarheid en Ondersteuning voor Kwetsbare Gezinnen
september 5, 2025
De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) speelt een cruciale rol in de administratieve processen rondom leerlingen en de kinderopvang. Verschillende procedures en systemen zijn ingericht om een correcte en efficiënte gegevensuitwisseling te waarborgen, met name in relatie tot verzuim, registratie en gemeentelijke herindelingen. Dit artikel biedt een overzicht van de relevante informatie voor gemeenten en kinderopvangorganisaties, gebaseerd op beschikbare documentatie.
Gegevenskoppeling en Vragen over Leerlingen
DUO biedt de mogelijkheid om gegevens te koppelen, specifiek het Burgerservicenummer (BSN) en het onderwijsnummer van leerlingen. Dit proces is bedoeld om dubbele registraties te voorkomen. Voor het uitvoeren van deze koppeling is de rol van ‘behandelaar RMC’ vereist, gekoppeld aan een Doorstroompunt-code of gemeentecode.
De procedure voor het aanleveren van deze gegevens verloopt via een specifiek Excel-bestand, genaamd ‘Koppelen gegevens’. Dit bestand dient opgeslagen te worden met een specifieke naamgeving, gebaseerd op de datum, een code voor de regio of gemeente (R of G), en de bijbehorende code (altijd vier cijfers, eventueel aangevuld met voorloopnullen). Het bestand wordt vervolgens geüpload naar Mijn DUO, bij de bestandssoort ‘Koppeling OWN/BSN’. Een e-mail naar [email protected] met de bestandsnaam is vereist om DUO te informeren. DUO zal het bestand verwerken en het antwoord terugplaatsen in Mijn DUO, waarna een notificatie volgt.
Indien er inhoudelijke vragen zijn over een specifieke leerling, mogen deze niet per e-mail worden gesteld vanwege privacyredenen. In plaats daarvan kan het eerder genoemde koppelingsbestand gebruikt worden om de vraag te stellen, door deze te vermelden in de kolom ‘Opmerking Gemeente/Regio’.
Gemeentelijke Herindeling: Procedures en Impact
Gemeentelijke herindelingen hebben impact op verschillende processen binnen DUO. Gemeenten die heringedeeld worden, ontvangen in december een brief met instructies voor het doorgeven van gegevens van de ‘nieuwe’ gemeente. Daarnaast ontvangen ze een formulier ‘wijzigingen autorisaties’ voor het Landelijk Register Kinderopvang (LRK) en de Gemeenschappelijke Inspectie Ruimte (GIR).
De relatiemanager Inburgering zal tijdig contact opnemen met de nieuwe gemeente om de benodigde stappen te bespreken. Voor oude gemeenten geldt dat verzuimbestanden na de herindeling na 3 maanden verwijderd worden. Gebruikers die geen toegang meer nodig hebben tot Mijn DUO, worden door de beheerder verwijderd. Hun tokens dienen te worden geretourneerd naar de Dienst Uitvoering Onderwijs, Afdeling Security Service Desk, Antwoordnummer 199, 9700 VB Groningen.
Het is van belang dat verzuimmeldingen vóór de gemeentelijke herindeling afgehandeld zijn, zodat de gegevens tijdig omgezet kunnen worden in de systemen van DUO. Indien dit niet lukt, dient er vooraf contact opgenomen te worden met de helpdesk IPO (verzuim).
Machine-to-Machine Koppeling met ROD
Gemeenten die verzuimgegevens via een machine-to-machine koppeling aan DUO aanleveren, dienen certificaatgegevens naar DUO te sturen. Dit proces vereenvoudigt de gegevensuitwisseling en minimaliseert handmatige invoer.
Het Landelijk Register Kinderopvang (LRK)
Het Landelijk Register Kinderopvang (LRK) is een centrale, elektronische database die beheerd wordt door DUO. Het register is toegankelijk voor gemeenten via een webapplicatie, met autorisaties verstrekt door DUO. Gemeenten kunnen via het Overheidsportaal gegevens in het systeem invoeren, wijzigen of verwijderen. Het Overheidsportaal is gekoppeld aan een inkijkfunctie in de Basisregistratie Personen (Brp), waardoor de gegevens van de aanvrager gecontroleerd kunnen worden.
Register Buitenlandse Kinderopvang
Het beheer van het register buitenlandse kinderopvang is ondergebracht bij de Helpdesk Kinderopvang van DUO. Vanwege de verwachting van een toename van het aantal aanvragen na het afschaffen van de gelijkgestelde categorieën kinderopvang, is een compacte applicatie ingericht voor het bijhouden van aanvragen en registraties. Deze applicatie registreert de status van een aanvraag, verstuurde brieven en beschikkingen, en genereert een identificerend nummer voor communicatie met de Dienst Toeslagen en het ophalen van gearchiveerde bewijsstukken.
De aanvragen en bewijsstukken worden in eerste instantie handmatig verwerkt, omdat fysieke beoordeling van de documenten belangrijk wordt geacht. Na afgifte van een beschikking wordt het dossier gescand en zowel fysiek als digitaal gearchiveerd. De regelgeving is verwerkt in werkinstructies voor de Helpdesk Kinderopvang.
Personenregister Kinderopvang (PRK) en VOG
Mensen die zich willen inschrijven in het Personenregister Kinderopvang (PRK) kunnen dit doen via de website van DUO. Voor de inschrijving is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. Informatie over het aanvragen van een VOG voor de kinderopvang is beschikbaar op de website van DUO.
Samenvatting en Belangrijke Punten
DUO biedt diverse mogelijkheden voor gegevensuitwisseling en registratie binnen de kinderopvang en het onderwijs. Correcte gegevenskoppeling, met name van BSN en onderwijsnummer, is essentieel om dubbele registraties te voorkomen. Gemeentelijke herindelingen vereisen specifieke procedures en aandacht voor tijdige afhandeling van verzuimmeldingen. Het LRK en het register buitenlandse kinderopvang zijn cruciale systemen voor het beheer van kinderopvanggegevens. De inschrijving in het PRK vereist een VOG.
Het is van belang dat gemeenten en kinderopvangorganisaties op de hoogte zijn van deze procedures en systemen om een efficiënte en correcte administratie te waarborgen. Het raadplegen van de Mijn DUO omgeving en het contacteren van de relevante helpdesks bij vragen is aan te raden.
Conclusie
De documentatie benadrukt de rol van DUO in het faciliteren van een correcte en efficiënte administratie rondom leerlingen en de kinderopvang. De procedures voor gegevenskoppeling, gemeentelijke herindeling, en registratie in diverse registers zijn essentieel voor een goede werking van het systeem. Het naleven van de beschreven procedures en het benutten van de beschikbare ondersteuning zijn van groot belang voor gemeenten en kinderopvangorganisaties.
Vorige week een nieuwe gevel bij de BSO gekregen. Nieuwe kozijnen, nieuw glas en deur.
