Gegevensuitwisseling en Koppelingen met DUO voor Kinderopvang en Onderwijs

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) speelt een cruciale rol in de uitwisseling van gegevens tussen verschillende instanties in het onderwijs en de kinderopvang. Deze gegevensuitwisseling is essentieel voor een correcte registratie van leerlingen, het voorkomen van dubbele registraties en het efficiënt afhandelen van verzuimmeldingen. Dit artikel beschrijft de verschillende manieren waarop gemeenten, scholen en regio’s gegevens kunnen koppelen en opvragen bij DUO, met inachtneming van privacyregels en specifieke procedures.

Koppelen van BSN en Onderwijsnummer

Een belangrijke taak voor leerplichtambtenaren is het voorkomen van dubbele registraties van leerlingen. Wanneer een leerling zowel een burgerservicenummer (BSN) als een onderwijsnummer heeft, is het mogelijk deze gegevens te laten koppelen in de registers van DUO. Voor deze procedure is de rol van ‘behandelaar RMC’ vereist, evenals een geldige Doorstroompunt-code of gemeentecode.

De procedure voor het koppelen van deze gegevens omvat de volgende stappen:

1. Het invullen van het Excel-bestand ‘Koppelen gegevens’.
2. Het opslaan van het bestand op het bureaublad met een specifieke bestandsnaamconventie: Jaar, maand, dag (bijvoorbeeld 20240925), gevolgd door ‘R’ voor een RMC-regio of ‘G’ voor een gemeente, de Doorstroompunt-code of gemeentecode (altijd 4 karakters, eventueel aangevuld met voorloopnullen), en de extensie ‘.koci.xls’ of ‘.koci.xlsx’.
3. Het uploaden van het bestand naar Mijn DUO, waarbij ‘Koppeling OWN/BSN’ wordt geselecteerd als bestandssoort.
4. Het verzenden van een e-mail naar [email protected] met vermelding van de bestandsnaam.
5. DUO zal de gegevens koppelen en het bestand terugplaatsen in Mijn DUO, samen met het antwoord op eventuele vragen.

Gegevensuitwisseling bij Gemeentelijke Herindeling

Gemeentelijke herindelingen hebben vaak gevolgen voor de gegevensuitwisseling met DUO op het gebied van verzuim, inburgering en het Landelijk Register Kinderopvang (LRK). DUO neemt doorgaans 3 maanden van tevoren contact op met de betrokken gemeenten om de benodigde wijzigingen te bespreken.

Voor nieuwe gemeenten gelden specifieke procedures:

• Mijn DUO: Het aanstellen van één of meer beheerders voor Verzuim, Inburgering en het LRK via het formulier ‘Aanmelding en wijziging beheerder Mijn DUO’.
• Verzuim: Het doorgeven van welke instantie de verzuimmeldingen afhandelt, via het formulier ‘Alternatieve routering verzuimloket’. Indien dit een andere instantie betreft dan de gemeente zelf, is het formulier ‘VSV verklaring uitbesteding’ vereist.
• Gegevensleveringen: Het aanmelden van de gemeente voor gegevensleveringen over absoluut verzuim uit de registers van DUO, via het formulier ‘Aanmeldformulier RMC-gegevenslevering’. Hierbij wordt aangegeven of de levering via de gemeente, de Doorstroompunt-regio of beide plaatsvindt.

Oude gemeenten dienen te zorgen voor de volgende zaken:

• Verzuimmeldingen moeten vóór de gemeentelijke herindeling zijn afgehandeld.
• Gebruikers die Mijn DUO niet meer gebruiken, moeten worden verwijderd en hun tokens moeten worden teruggezonden naar de Dienst Uitvoering Onderwijs, Afdeling Security Service Desk.
• Verzuimbestanden worden na 3 maanden verwijderd.

Mijn DUO: Functionaliteiten en Gebruikersrollen

Mijn DUO is het centrale platform voor scholen en gemeenten om gegevens te beheren en uit te wisselen met DUO. Scholen kunnen via het verzuimloket meldingen doorgeven, terwijl gemeenten vrijstellingen kunnen registreren, vervangende leerplicht doorgeven en rapportages en gegevensleveringen kunnen bekijken.

Binnen Mijn DUO zijn verschillende gebruikersrollen gedefinieerd:

• Beheerder gemeente/RMC regio: Verantwoordelijk voor de autorisatie van andere gebruikers en het toewijzen van gebruikersrollen.
• Verzuimloket melder: Kan verzuimmeldingen doorgeven via het verzuimloket in Mijn DUO.
• Rapportages verzuim/BRON: (Details over deze rol zijn beperkt in de beschikbare documentatie).

Het is belangrijk dat beheerders de juiste gebruikersrollen toewijzen aan medewerkers, inclusief het bijbehorende kenmerk (bijvoorbeeld instellingscode voor scholen).

Inschrijving in het Personenregister Kinderopvang (PRK)

Mensen die zich willen inschrijven in het Personenregister Kinderopvang (PRK) kunnen dit doen via de website van DUO. Voor de inschrijving is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.

Aanvragen van Gegevensleveringen

Gemeenten en regio’s kunnen verschillende soorten gegevensleveringen aanvragen bij DUO.

• C-levering: Deze levering bevat informatie over inschrijvingen van leerlingen, eventuele vrijstellingen en of de leerling een voortijdig schoolverlater is. Voor het aanvragen van een C-levering is de rol ‘Behandelaar RMC’ vereist, evenals een Doorstroompunt-code of gemeentecode. De procedure omvat het aanmaken van een tekstbestand met een specifieke bestandsnaamconventie (Jaar, maand, dag, R/G, code, C.txt) en het uploaden ervan naar Mijn DUO.
• Levering op persoonsgebonden nummer: Het is mogelijk om informatie over een specifieke leerling op te vragen bij DUO, met behulp van het onderwijs- of burgerservicenummer. Ook hiervoor is de rol ‘Behandelaar RMC’ en een geldige code vereist.

Machine-to-machine Koppeling met ROD

Gemeenten die verzuimgegevens via een machine-to-machine koppeling aan DUO willen aanleveren, dienen certificaatgegevens naar DUO te sturen.

Beperkingen en Onzekerheden

De beschikbare documentatie is niet altijd volledig en gedetailleerd. Zo zijn er beperkte details over de rol ‘Rapportages verzuim/BRON’ en de specifieke procedures voor het aanvragen van gegevensleveringen. Het is belangrijk om bij vragen contact op te nemen met de helpdesk van DUO.

Conclusie

DUO biedt diverse mogelijkheden voor het koppelen en uitwisselen van gegevens tussen gemeenten, scholen en regio’s. Een correcte en tijdige gegevensuitwisseling is essentieel voor een efficiënt beheer van leerlinggegevens, het voorkomen van dubbele registraties en het adequaat afhandelen van verzuimmeldingen. Het is van belang dat betrokken instanties de procedures en vereisten van DUO zorgvuldig volgen en bij vragen contact opnemen met de helpdesk. Het gebruik van Mijn DUO en het correct toewijzen van gebruikersrollen zijn cruciale aspecten van een succesvolle samenwerking met DUO.

Bronnen

1. DUO - Koppelen gegevens
2. DUO - Gemeentelijke herindeling
3. DUO - Inloggen Mijn DUO
4. Rijksoverheid - Veiligheid kinderopvang verbeteren
5. DUO - Gegevensleveringen