Ruilen en Wijzigen van Opvang: Wat U Moet Weten

De kinderopvang is voor veel ouders een essentiële voorziening. Flexibiliteit in de opvang is vaak wenselijk, en de mogelijkheid om dagen te ruilen of de opvang te wijzigen komt regelmatig voor. Dit artikel geeft een overzicht van de regels en mogelijkheden rondom het ruilen van opvangdagen en het wijzigen van contracten, gebaseerd op de geldende richtlijnen en procedures.

Ruilmogelijkheden binnen de Kinderopvang

Het ruilen van opvangdagen is onder bepaalde voorwaarden mogelijk. Binnen een kalenderjaar kunnen dagen geruild worden, mits het gaat om gelijke producten, zoals een vakantiedag voor een vakantiedag of naschoolse opvang (NSO) voor NSO. Het tegoed is echter niet overdraagbaar naar andere kinderen of naar een volgend kalenderjaar. Wettelijk vastgestelde feestdagen kunnen niet geruild worden, evenals de dagen tussen kerst en nieuwjaar, aangezien de ouderbijdrage over 51 weken wordt berekend. Specifieke regels omtrent het ruilen zijn vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement van de betreffende kinderopvangorganisatie.

Aanvragen voor ruilingen dienen tot twee werkdagen voor de gewenste dag via het ouderportaal ingediend te worden. De goed- of afkeuring van de aanvraag vindt plaats vanaf twee weken voor de ruildatum. Het is belangrijk te onthouden dat de kwaliteitsregels kinderopvang bepalend zijn voor het honoreren van een ruilwens. Er worden geen extra pedagogisch medewerkers ingezet om een ruiling mogelijk te maken of voor incidentele extra opvang.

Beperkingen en Voorwaarden bij Ruilen

Er zijn specifieke beperkingen aan het ruilen van opvangdagen. Ruildagen zijn gebonden aan het kind en kunnen niet gebruikt worden voor broers of zussen. Een afgemelde dag kan niet achteraf als opvangdag geclaimd worden, aangezien er mogelijk al een andere aanvraag is goedgekeurd en de opvang vol is.

Structurele Wijziging van Opvang

Wanneer ouders structureel een andere opvangdag wensen, is een schriftelijke wijzigingsaanvraag vereist. Deze kan per e-mail worden gestuurd naar de betreffende kinderopvangorganisatie. Bij een verzoek om extra opvang wordt gekeken naar de beschikbaarheid. Bij een verzoek om opvang te verminderen, dient rekening gehouden te worden met een opzegtermijn van één maand voor de opvang die opgezegd wordt.

Opzegtermijn en Tijdelijke Opzegging

De wettelijke opzegtermijn voor kinderopvang bedraagt één maand. Opzegging kan op elke dag van de maand schriftelijk (per e-mail) worden gedaan. Een opzegging die bijvoorbeeld op 9 juli 2024 binnenkomt, betekent dat 9 augustus 2024 de laatste contractdag is.

Tijdelijk opzeggen van een dag(deel) is mogelijk, maar brengt risico’s met zich mee. Een tijdelijke opzegging wordt in eerste instantie behandeld als een reguliere opzegging. Er wordt gekeken of een ander kind van de wachtlijst geplaatst kan worden. Hierdoor bestaat het risico dat er geen plaats meer is wanneer de opvang weer gewenst is.

Incidentele Extra Opvang

Incidentele extra opvang kan worden aangevraagd via het ouderportaal, mits er beschikbaarheid is. De aanvraag wordt goedgekeurd vanaf drie weken voor de extra opvangdag.

Voorwaarden voor Ruil-aanvragen: Een Overzicht

De voorwaarden voor ruil-aanvragen zijn specifiek:

• Ruilen is alleen mogelijk bij kinderdagverblijf (KDV) en buitenschoolse opvang (BSO).
• Het ruilen moet plaatsvinden binnen dezelfde opvanglocatie, opvangsoort en opvangproduct.
• Afmelden via het ouderportaal dient uiterlijk op de opvangdag zelf vóór 9:00 uur te gebeuren. Deze uren komen dan in een ‘ruilpotje’ terecht. Via het ouderportaal kan ‘extra opvang’ worden aangevraagd om ruiluren te gebruiken.
• Ruilen is beperkt tot één kalenderjaar (1 januari tot en met 31 december).
• De kwaliteitsregels kinderopvang zijn leidend bij het al dan niet honoreren van een ruilwens.
• Nationale feestdagen kunnen niet geruild worden.

Wennen aan de Kinderopvang

De meeste kinderopvangorganisaties kennen geen formele wenmomenten voorafgaand aan de startdatum. Dit komt doordat elke aanwezige kind meegerekend moet worden in de leidster-kind-ratio, en de groepen vaak al vol zitten. Er is gebleken dat kinderen het beste wennen door structureel naar de opvang te gaan. Wénmomenten zijn vaak meer voor de ouders om te wennen aan het idee dan dat ze daadwerkelijk helpen bij het wennen van het kind.

Uitstapjes en Activiteiten Buiten de Locatie

Tijdens schoolvakanties worden vaak uitstapjes en activiteiten buiten de kinderopvanglocatie georganiseerd, zoals bezoeken aan dierentuinen, zwembaden, pretparken of workshops. De organisatie van deze uitstapjes is vastgelegd in het beleid van de kinderopvang, waarbij de richtlijnen voor BSO anders kunnen zijn dan voor het kinderdagverblijf. Voor deze uitstapjes kan extra toestemming van ouders gevraagd worden.

Als er een onvoorziene activiteit wordt georganiseerd waar ouders zich zorgen over maken, is het belangrijk dit eerst met de kinderopvang te bespreken en eventueel met de oudercommissie. Ouders kunnen ook bespreken of er alternatieve opvangmogelijkheden zijn, zoals opvang op een andere groep of het ruilen van de dag.

Vervoer en Veiligheid

Vanaf het moment dat de school uit is, is de kinderopvang verantwoordelijk voor de kinderen. De wet kinderopvang stelt dat de houder van de kinderopvangorganisatie verantwoordelijk is voor het veilig vervoeren van de kinderen. Er zijn geen specifieke eisen voor vervoer in de wet- en regelgeving, omdat elke vervoerssituatie anders is. De houder moet zelf nadenken over het waarborgen van de veiligheid en mogelijke risico’s inventariseren, en dit vastleggen in het Veiligheidsbeleid. Hierbij moet rekening gehouden worden met factoren zoals de route, het type vervoersmiddel, de grootte van de groep, de leeftijd van de kinderen, de persoon die de kinderen ophaalt, de verzekering en de emotionele veiligheid.

Sluitingsdagen en Terugbetaling

Indien de kinderopvangorganisatie geen duidelijke informatie geeft over de terugbetaling van sluitingsdagen, is het belangrijk om hierover in gesprek te gaan. Ouders hoeven niet te betalen voor diensten die niet afgenomen konden worden. Sommige organisaties kiezen ervoor om groepen of locaties tijdelijk te sluiten om het personeel beter te verdelen en plotselinge sluitingen te voorkomen. Ouders moeten hier ruim vooraf over geïnformeerd worden en er moet duidelijkheid zijn over de terugbetaling van de dagen/uren die niet afgenomen kunnen worden.

Geschillencommissie Kinderopvang

De Geschillencommissie Kinderopvang behandelt geschillen tussen ouders en kinderopvangorganisaties. Alle uitspraken van de Geschillencommissie zijn openbaar en te raadplegen op hun website.

Conclusie

Het ruilen van opvangdagen en het wijzigen van contracten is mogelijk binnen bepaalde kaders. Het is belangrijk om de specifieke regels en voorwaarden van de betreffende kinderopvangorganisatie te kennen en aanvragen tijdig in te dienen. Ouders hebben rechten en plichten, en het is essentieel om open te communiceren met de kinderopvangorganisatie om eventuele problemen of onduidelijkheden te voorkomen.

Bronnen

1. Berenhuis
2. Kinderopvang in Dongen
3. Boink
4. Boink - Personeelstekort