Het Personenregister Kinderopvang (PRK) is een centraal administratief register dat bijdraagt aan de veiligheid en kwaliteit in de kinderopvang. Voor medewerkers die werken in de kinderopvangsector is het belangrijk om ingeschreven en gekoppeld te zijn aan een kinderopvangorganisatie. In dit artikel worden de processen en regelgeving rondom het koppelen in het PRK besproken, op basis van informatie uit betrouwbare bronnen.
Inleiding
In de kinderopvangsector is het koppelen van medewerkers aan een organisatie een wettelijke verplichting. Dit koppelen gebeurt via het Personenregister Kinderopvang (PRK). Het doel van dit register is om te zorgen voor een veilige omgeving voor kinderen en om de toezichtfunctie van de GGD en andere instanties te ondersteunen.
Het proces van koppelen is een essentieel onderdeel van de in- en uitgeschrevenheid van medewerkers. Zowel houders van kinderopvangorganisaties als medewerkers en zzp’ers moeten zich oriënteren op de regels rondom het koppelen. In dit artikel worden de belangrijkste stappen, vereisten en regelgeving in kaart gebracht.
Wat is koppelen en waarom is het belangrijk?
Koppelen betekent dat een medewerker of zzp’er formeel wordt verbonden aan een kinderopvangorganisatie via het Personenregister Kinderopvang. Pas na deze koppeling is de inschrijving van de persoon volledig. Deze stap is nodig om ervoor te zorgen dat de persoon aanwezig is in het register en toegang heeft tot de juiste organisatie.
De houder van de kinderopvangorganisatie is verantwoordelijk voor het koppelen. Dit geldt voor alle locaties binnen een organisatie. Het koppelen is ook van toepassing op administratieve medewerkers die toegang hebben tot kindgegevens. Zij moeten eveneens worden ingeschreven en gekoppeld.
Vereisten voor het koppelen
Om te koppelen, heeft de houder van een kinderopvangorganisatie eHerkenning nodig. Dit moet eHerkenning zijn op minstens niveau 3. EHerkenning is persoonsgebonden, wat betekent dat elke medewerker die personen gaat koppelen, een eigen eHerkenning nodig heeft. Bovendien moet de houder de medewerker machtigen voor de dienst 'Personenregister Kinderopvang - Kinderopvangorganisaties'. Dit zorgt ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot het register.
Voor medewerkers en zzp’ers
Voor medewerkers en zzp’ers geldt dat ze zelf ook kunnen actief zijn in het koppelenproces. Ze kunnen in het register de houder of de voorziening opzoeken waaraan ze willen worden gekoppeld. Vervolgens kunnen ze via het register een ‘koppelverzoek’ indienen bij de betreffende houder. Dit koppelverzoek is een belangrijk onderdeel van het proces, omdat het de houder kan motiveren om de koppeling te beheren.
Het koppelverzoek kan ook helpen bij situaties waarin een persoon op meerdere locaties werkt. In dergelijke gevallen hoeft de persoon slechts aan de houder van de kinderopvangorganisatie gekoppeld te worden. Met deze enkele koppeling mogen ze voor alle locaties van de organisatie werken.
Het koppelenproces voor houders
Het koppelenproces voor houders begint met het inloggen in het Personenregister Kinderopvang met eHerkenning. Eenmaal ingelogd kan de houder de persoon aan zijn organisatie koppelen. Het is mogelijk om meerdere personen tegelijk te koppelen, wat efficiënter is bij grotere organisaties of bij het koppelen van uitzendkrachten.
Administratieve medewerkers die werken op een apart hoofdkantoor moeten ook worden gekoppeld aan de dichtstbijzijnde dochteronderneming. Dit is van belang voor toezichtdoeleinden. Als er bij de continue screening een signaal over een persoon komt, geeft DUO dit door aan de GGD in de regio van het hoofdkantoor.
Koppelen voor zzp’ers en uitzendkrachten
Zzp’ers en uitzendkrachten hebben specifieke regels rondom het koppelen. Tadaah, een platform voor zzp’ers in de kinderopvangsector, stelt geen directe koppeling in het register voor. Beide partijen – de zzp’er en de organisatie – zijn zelf verantwoordelijk voor het koppelen. Tadaah zorgt ervoor dat de juiste organisatiegegevens beschikbaar zijn op het portaal, zodat het koppelen zo makkelijk mogelijk is voor de zzp’er.
Uitzendkrachten kunnen in het register een koppelverzoek sturen naar de inlenende kinderopvangorganisatie. De organisatie hoeft het koppelverzoek alleen te accepteren om de koppeling tot stand te brengen. Als de uitzendkracht geen koppelverzoek stuurt, maar wel ingeschreven staat, kan de organisatie deze persoon nog steeds koppelen. Dit gebeurt op basis van het burgerservicenummer (BSN) en de geboortedatum.
Tot 1 januari 2017 was er geen wettelijke basis voor het verstrekken van BSN’s. Sinds die datum mag een uitlener wel BSN’s verstrekken aan de inlener, zodat de koppeling in het Personenregister kan worden uitgevoerd. Dit is ook verwerkt in de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen (Wko).
Wisselen van werkgever of functie
Wanneer een medewerker wisselt van werkgever of functie, is het belangrijk dat hij of zij een ontkoppelverzoek en een koppelverzoek in het Personenregister indient. De nieuwe werkgever moet de medewerker koppelen aan zijn kinderopvangorganisatie, terwijl de oude werkgever hem of haar moet ontkoppelen.
Het indienen van deze verzoeken gebeurt via het Personenregister kinderopvang. Voor dit proces is een DigiD nodig. De medewerker kan naar de sectie ‘5. Koppelingen’ gaan, waar hij of zij zowel ontkoppelverzoeken als koppelverzoeken kan indienen. Als een organisatie een koppeling of ontkoppeling heeft uitgevoerd, ontvangt de medewerker een bericht via het register, tenzij hij of zij heeft aangegeven dat dit niet gewenst is.
Privacy en burgerservicenummers
Er zijn ook regels rondom het verzoek om het burgerservicenummer (BSN) van een medewerker. In het kader van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) mag een houder om privacyredenen niet zomaar vragen om het BSN van een medewerker. Wel is het noodzakelijk om het BSN te gebruiken voor het koppelen in het Personenregister. Het is daarom belangrijk dat de houder en de medewerker duidelijk afspraken maken over het delen van persoonlijke gegevens.
Toezicht en inschrijving
Het Personenregister Kinderopvang ondersteunt ook de toezichtfunctie van de GGD. Als een persoon is ingeschreven en gekoppeld aan een organisatie, kan de GGD dit gebruiken voor inspecties en continue screening. De gegevens uit het landelijk register kinderopvang (LRK) zijn leidend bij het bepalen aan wie een persoon gekoppeld moet worden. Personen moeten gekoppeld worden aan de organisatie die volgens het LRK verantwoordelijk is voor de voorziening waar ze werken of wonen.
Conclusie
Het koppelen in het Personenregister Kinderopvang is een essentieel onderdeel van de administratie in de kinderopvangsector. Het zorgt voor een veilige en transparante omgeving waarin zowel medewerkers, zzp’ers als houders hun rol kunnen vervullen. Het proces van koppelen is eenvoudig als men zich houdt aan de regels en procedures die zijn vastgelegd in het register.
Voor medewerkers is het belangrijk om duidelijk te weten aan welke organisatie ze gekoppeld zijn en hoe ze deze koppeling kunnen aanpassen bij een wisseling van werkgever. Voor houders betekent het koppelen een verantwoordelijkheid, maar ook een instrument om efficiënt te werken met medewerkers en zzp’ers. Het gebruik van eHerkenning en DigiD is essentieel voor het beheren van koppelingen en wijzigingen.
In het kader van de AVG en de privacywetgeving is het belangrijk om rekening te houden met de rechten en verplichtingen van zowel medewerkers als houders. Het Personenregister ondersteunt deze regelgeving door transparantie en controle te bieden.
