Het Kwaliteitshandboek Drechtsteden en de Implementatie van Digitale Archiefprocedures

Deze artikel richt zich op het besluit tot het kwaliteitshandboek Drechtsteden, genomen door het college van Burgemeester en Wethouders in de gemeente Zwijndrecht. Het document bevat belangrijke richtlijnen voor het beheer en bewaren van archiefbescheiden, met een nadruk op digitale reproductie en vernietiging van analoge documenten. De informatie is afkomstig uit de lokale regelgeving, die van toepassing is op gemeentelijke archieven en hun administratieve procedures. Het artikel biedt een overzicht van het beleid, de implementatie en de juridische basis ervan.

Inleiding

Het kwaliteitshandboek Drechtsteden is een officieel besluit van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Zwijndrecht. Het is aangenomen in de vergadering van 6 juni 2017 en treedt in werking op 1 juni 2018. Het doel van dit handboek is om de procedures rondom het beheer van archiefbescheiden te standaardiseren en te digitaliseren. Dit besluit is gebaseerd op de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling, hoofdstuk 3a. Het kwaliteitshandboek stelt richtlijnen op voor de digitale reproductie van documenten en de vernietiging van analoge archieven. Het is van belang voor de gemeentelijke administratie om dit beleid te volgen om efficiëntie en kwaliteit in het archiefbeheer te waarborgen.

Juridische basis

Het kwaliteitshandboek is gebaseerd op meerdere juridische teksten die door het college van Burgemeester en Wethouders zijn aangeroepen. Deze onderliggende regelgeving bepaalt de verplichtingen van de gemeente met betrekking tot het archiefbeheer. De belangrijkste juridische teksten zijn:

• Artikel 7 van de Archiefwet 1995: Dit artikel betreft de archiefbeheerprocedures en de verantwoordelijkheid van de gemeente.
• Artikel 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995: Deze artikelen beschrijven de procedure voor het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden.
• Hoofdstuk 3a van de Archiefregeling: Dit hoofdstuk legt uit hoe digitale reproducties moeten worden aangemaakt en gebruikt.

Het besluit tot het kwaliteitshandboek is een uitvoering van deze wettelijke bepalingen. Het college van Burgemeester en Wethouders heeft het besluit genomen om deze regelgeving praktisch uit te voeren, met het oog op efficiëntie en kwaliteit in het archiefbeheer.

Implementatie van digitale reproductie

Een kernaspect van het kwaliteitshandboek is de implementatie van digitale reproducties van archiefbescheiden. Dit betekent dat analoge documenten die op grond van een selectielijst voor archiefbescheiden in aanmerking komen voor vernietiging, worden vervangen door digitale versies. Deze digitale reproducties moeten worden gemaakt volgens de procedures die zijn vastgelegd in het kwaliteitshandboek.

De digitale reproductie dient de kwaliteit en betrouwbaarheid van de oorspronkelijke documenten te behouden. Dit betekent dat de reproductie moet voldoen aan bepaalde standaarden, zoals duidelijke leesbaarheid, correcte vormgeving en integriteit van de inhoud. Dit proces is bedoeld om de administratieve werking van de gemeente te verbeteren en om de toegang tot historische documenten eenvoudiger te maken.

Vernietiging van analoge archiefbescheiden

Na de digitale reproductie kunnen de analoge archiefbescheiden worden vernietigd. Dit is een belangrijk aspect van het beleid, aangezien het leidt tot een vermindering van de fysieke opslagruimte en het risico op verlies of beschadiging van documenten. De vernietiging moet worden uitgevoerd conform de procedure die is beschreven in het kwaliteitshandboek.

Het besluit bevat een terugwerkende werking voor alle archiefbescheiden die op basis van de procedure in het kwaliteitshandboek in aanmerking komen voor vernietiging. Dit betekent dat ook documenten die eerder opgeslagen zijn, kunnen worden vernietigd zodra ze zijn digitaal gereproduceerd.

Ondertekening en publicatie

Het besluit tot het kwaliteitshandboek is ondertekend door het college van Burgemeester en Wethouders in de gemeente Zwijndrecht. Het is bekendgemaakt in de vergadering van 6 juni 2017 en treedt in werking op 1 juni 2018. Het document is openbaar beschikbaar via de website van de lokale regelgeving. De officiële link naar de actuele versie van de regeling is http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR610377.

Het kwaliteitshandboek kan worden aangehaald als “Kwaliteitshandboek Drechtsteden” en is van toepassing op alle archiefbescheiden die op grond van de selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging. De procedure is vastgelegd in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling.

Feedback en foutmeldingen

Als er een fout is gevonden in de inhoud van de regeling, kan contact opgenomen worden met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. De naam van de organisatie staat bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunnen worden gevonden via organisaties.overheid.nl.

Daarnaast is er een e-mailadres beschikbaar waarop meldingen over technische problemen op de website kunnen worden gedaan. De e-mailadres is [email protected]. Dit zorgt voor een snelle en efficiënte communicatie tussen gebruikers en de betreffende organisatie.

Betrouwbaarheid van informatie

De informatie die in deze artikel is opgenomen, is afkomstig uit het kwaliteitshandboek Drechtsteden. Het is een officieel besluit van het college van Burgemeester en Wethouders en is gebaseerd op juridische teksten die van toepassing zijn op gemeentelijke archieven. De inhoud is openbaar beschikbaar via de website van de lokale regelgeving en is dus betrouwbaar.

De procedures die zijn beschreven in het kwaliteitshandboek zijn uitgevoerd volgens de wettelijke bepalingen. De digitale reproductie en vernietiging van analoge archiefbescheiden zijn onderdeel van een bredere digitalisatiestrategie van de gemeente. Deze strategie is bedoeld om efficiëntie en kwaliteit in het archiefbeheer te verbeteren.

Conclusie

Het kwaliteitshandboek Drechtsteden is een belangrijk beleidsinstrument voor de gemeente Zwijndrecht. Het bevat richtlijnen voor het beheer van archiefbescheiden, met een nadruk op digitale reproductie en vernietiging van analoge documenten. Het is gebaseerd op juridische teksten zoals de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. Het kwaliteitshandboek is bedoeld om efficiëntie en kwaliteit in het archiefbeheer te waarborgen.

De implementatie van digitale reproducties heeft geleid tot een vermindering van de fysieke opslagruimte en het risico op verlies of beschadiging van documenten. De vernietiging van analoge archiefbescheiden kan nu worden uitgevoerd conform de procedure die is beschreven in het kwaliteitshandboek. Dit proces is van toepassing op alle archiefbescheiden die op basis van de selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging.

Het besluit tot het kwaliteitshandboek is ondertekend door het college van Burgemeester en Wethouders en treedt in werking op 1 juni 2018. Het is openbaar beschikbaar via de website van de lokale regelgeving. De inhoud kan worden aangehaald als “Kwaliteitshandboek Drechtsteden” en is van toepassing op alle archiefbescheiden die op grond van de procedure in het kwaliteitshandboek in aanmerking komen voor vernietiging.

De procedures die zijn beschreven in het kwaliteitshandboek zijn uitgevoerd volgens de wettelijke bepalingen. De digitale reproductie en vernietiging van analoge archiefbescheiden zijn onderdeel van een bredere digitalisatiestrategie van de gemeente. Deze strategie is bedoeld om efficiëntie en kwaliteit in het archiefbeheer te verbeteren.

Bronnen

1. Kwaliteitshandboek Drechtsteden