Het indienen van een koppelverzoek is een essentieel onderdeel van het inschrijf- en koppelproces binnen het Personenregister Kinderopvang (PRK). Dit register, geïntroduceerd door de overheid, dient om de veiligheid van kinderen in de kinderopvang te versterken. Iedereen die werkt of woont op een locatie waar kinderen worden opgevangen, moet zich hierin inschrijven en daarna worden gekoppeld aan een kinderopvangorganisatie of gastouderbureau. In dit artikel bespreken we de stappen die nodig zijn om een koppelverzoek in te dienen, de rol van zowel de persoon die zich inschrijft als de organisatie die de koppeling moet uitvoeren, en de belangrijkste regels en vereisten.
Wat is een koppelverzoek?
Een koppelverzoek is een aanvraag die een persoon in het Personenregister Kinderopvang kan indienen om te worden gekoppeld aan een kinderopvangorganisatie of gastouderbureau. Pas nadat dit koppelverzoek is goedgekeurd, wordt de persoon gecontroleerd door de justitiële informatiedienst (Justis), en is de inschrijving volledig. Het koppelverzoek is dus een noodzakelijke stap om actief te kunnen werken in de kinderopvang.
Voorwaarden voor het indienen van een koppelverzoek
Om een koppelverzoek te kunnen indienen, zijn er een aantal voorwaarden die moeten worden voldaan:
- Inschrijving in het PRK: De persoon moet eerst zijn of zijn inschrijving in het Personenregister Kinderopvang voltooid hebben. Dit vereist een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), die niet ouder is dan twee maanden.
- DigiD en BSN-nummer: De inschrijving in het register en het indienen van het koppelverzoek gebeuren via DigiD en het burgerservicenummer (BSN).
- Koppeling aan een organisatie: De persoon moet een koppelverzoek indienen naar een specifieke kinderopvangorganisatie of gastouderbureau. Deze organisatie moet daarna de koppeling goedkeuren.
Hoe indien je een koppelverzoek?
De procedure om een koppelverzoek in te dienen is als volgt:
Inschrijven in het Personenregister Kinderopvang:
Voordat een koppelverzoek kan worden ingediend, moet de persoon zich eerst inschrijven in het PRK. Dit gebeurt via de website van DUO. Hierbij is DigiD en een BSN-nummer nodig. De persoon moet ook het kenmerknummer van de VOG invoeren. Deze code bestaat uit 14 tot 18 cijfers of begint met NP of RP gevolgd door 8 cijfers. Na inschrijving is er eenmalig een administratiekost van €12,- via iDEAL te betalen. Deze kosten zijn vaak declarabel bij de werkgever.Zoeken naar de organisatie:
Na inschrijving kan de persoon via het Personenregister naar de kinderopvangorganisatie of het gastouderbureau zoeken. Dit gebeurt via het kenmerknummer van de organisatie of via de naam.Koppelverzoek indienen:
Zodra de organisatie is gevonden, kan het koppelverzoek worden ingediend. De persoon selecteert de organisatie en stuurt het verzoek via het register. De organisatie ontvangt dit verzoek, maar er is geen automatische notificatie voor de organisatie. De organisatie kan wel meldingen instellen om notificaties over koppelverzoeken te ontvangen.Goedkeuring door de organisatie:
De houder van de organisatie moet het koppelverzoek goedkeuren. Voor dit proces is eHerkenning op minstens niveau 3 vereist. De houder moet de persoon koppelen aan de organisatie. Pas na goedkeuring is de koppeling volledig en wordt de persoon gecontroleerd door Justis.Administratieve medewerkers:
Ook administratieve medewerkers met toegang tot kindgegevens moeten zich inschrijven en worden gekoppeld. Als zij werken in een apart hoofdkantoor, worden ze gekoppeld aan de dichtstbijzijnde dochteronderneming. Hierdoor blijft het proces efficiënt en transparant.
Belang van het koppelverzoek
Het indienen van een koppelverzoek is niet alleen een formeel vereiste, maar ook een essentieel onderdeel van de veiligheid in de kinderopvang. Door de continue screening via het Personenregister, kan het risico op misbruik of andere schadelijke gedragingen worden verminderd. Deze screening is automatisch en wordt uitgevoerd door Justis, een dienst die zich op de justitiële informatie en screening richt.
Daarnaast is het koppelverzoek belangrijk voor de administratie van de kinderopvangorganisatie. Het koppelen van medewerkers en andere personen die aanwezig zijn op de locatie, helpt bij het inzicht in wie er op de locatie werkt of woont. Dit is ook een voorwaarde voor het ontvangen van de kinderopvangtoeslag via het Landelijk Register Kinderopvang (LRK).
Aanvullende vereisten voor gastouders
Voor gastouders zijn er aanvullende vereisten die samenhangen met het indienen van een koppelverzoek:
- Minimaal MBO-diploma met pedagogische of zorgachtergrond: Dit is een voorwaarde voor het kunnen werken als gastouder.
- Diploma kinder EHBO: Dit is verplicht om in staat te zijn om spoedmaatregelen te nemen bij een noodgeval.
- VOG voor gastouder en alle volwassenen op de locatie: Niet alleen de gastouder, maar ook alle volwassenen die op de locatie wonen of regelmatig aanwezig zijn, moeten een VOG hebben.
- Koppeling aan LRK: Gastouders moeten geregistreerd zijn in het Landelijk Register Kinderopvang om in aanmerking te komen voor de kinderopvangtoeslag.
Veiligheid van huisdieren in de kinderopvang
Hoewel dit niet direct gerelateerd is aan het indienen van een koppelverzoek, is het belangrijk om te weten dat ook het verblijf van huisdieren op de opvanglocatie onder controle moet zijn. Hoewel het toegestaan is om huisdieren te hebben, moeten deze dieren rustig en vriendelijk zijn in de omgang met kinderen. Bovendien moet het dier tijdens de opvang in een aparte ruimte worden geplaatst en mag het nooit alleen zijn met kinderen. De opvanglocatie moet ook aan hygiëne- en veiligheidseisen voldoen, wat wordt gecontroleerd door het gastouderbureau en de GGD.
Aanvullende administratieve stappen
Als er op de opvanglocatie andere personen structureel aanwezig zijn, zoals een schoonmaakster of externe medewerkers, moeten zij ook worden ingeschreven in het Personenregister. Deze personen moeten zelf DigiD en een VOG hebben om zich in te kunnen schrijven. Het is de verantwoordelijkheid van de gastouder of houder om hen hiervan op de hoogte te brengen en ervoor te zorgen dat ze tijdig worden ingeschreven en gekoppeld.
Tijdlijn en administratieve kosten
Het Personenregister is sinds 1 maart 2018 verplicht. Tot 1 juli van dat jaar was de inschrijving gratis. Vanaf dat moment zijn er kosten verbonden aan het inschrijven. Het is daarom belangrijk om de inschrijving en koppeling tijdig te regelen om eventuele extra kosten te voorkomen.
Conclusie
Het indienen van een koppelverzoek in het Personenregister Kinderopvang is een essentieel onderdeel van de inschrijving en koppeling van medewerkers in de kinderopvang. Het helpt bij het versterken van de veiligheid van kinderen en zorgt voor duidelijkheid in de administratie van kinderopvangorganisaties en gastouderbureaus. Het proces vereist enkele eenvoudige stappen, maar het is belangrijk om alle voorwaarden en administratieve vereisten zorgvuldig te doorlopen. Door het koppelverzoek correct in te dienen en de koppeling te laten goedkeuren, draagt iedereen bij aan een veiligere en betere kinderopvang.
