Het aanleveren van het KOI-bestand in kinderopvang: verplichtingen, voordelen en praktische stappen

Het aanleveren van het KOI-bestand (Kinderopvang Informatiebestand) is een verplichte administratieve taak voor kinderopvangorganisaties in Nederland. Deze maandelijkse activiteit is essentieel om de Belastingdienst te informeren over de verleende kinderopvangdiensten en om fouten in het voorschot van de kinderopvangtoeslag te voorkomen. Voor zowel kinderdagverzorgers als ouders is het belangrijk om te begrijpen wat het KOI-bestand inhoudt, hoe het aangemaakt en aangeleverd wordt, en wat de gevolgen zijn van vertraging of onvolledigheid in het bestand.

Wat is het KOI-bestand?

Het KOI-bestand is een digitale lijst met gegevens over alle kinderen in een kinderopvangorganisatie, inclusief het aantal uren verleende opvang, de uurtarieven en andere relevante administratieve gegevens. Dit bestand wordt maandelijkse verplicht aangeleverd bij de Belastingdienst voor de 15e van de maand. Daarnaast moet jaarlijks ook een jaaroverzicht worden ingediend.

Het KOI-bestand is gebaseerd op de facturatiegegevens van de organisatie en wordt meestal via een systeem zoals Kidsadmin gegenereerd. Het bevat bijvoorbeeld:

• Naam en geboortedatum van het kind
• Burgerservicenummer van het kind en de ouders
• Aantal uren verleende kinderopvang per maand
• Uurtarieven en totale kosten
• LRK-nummer (Landelijk Register Kinderopvang) van de organisatie

Het doel van het KOI-bestand is om de Belastingdienst in staat te stellen te controleren of de verleende kinderopvang in lijn is met de aangiften van ouders bij hun aanvraag voor de kinderopvangtoeslag. Hierdoor kan worden voorkomen dat ouders te veel voorschot ontvangen, wat later kan leiden tot terugbetalingen en administratieve problemen.

Hoe wordt het KOI-bestand aangemaakt?

Stappen in Kidsadmin

Voor kinderopvangorganisaties die gebruik maken van het administratieplatform Kidsadmin is het proces van het aanmaken van het KOI-bestand relatief eenvoudig. De volgende stappen worden meestal gevolgd:

1. Controle op volledigheid van gegevens
   Kidsadmin controleert automatisch of alle benodigde gegevens van de kinderen en ouders zijn ingevuld. Mocht er iets ontbreken, zoals een burgerservicenummer of geboortedatum, dan wordt dit duidelijk aangegeven. De organisatie kan vervolgens deze gegevens aanvragen bij de betrokken ouders.

2. Aanmaken van het KOI-bestand
   Zodra alle benodigde gegevens aanwezig zijn, kan het KOI-bestand worden gedownload uit Kidsadmin. Het bestand is automatisch gegenereerd op basis van de facturatiegegevens en bevat dus dezelfde uren en tarieven als op de jaaropgave van de ouder.

3. Aanleveren bij de Belastingdienst
   Het KOI-bestand kan vervolgens worden geupload via het portaal van de Belastingdienst. Voor dit doel is een account vereist, dat wordt aangemaakt na aanvraag. De inloggegevens worden meestal apart toegestuurd. Organisaties kunnen kiezen voor inloggen via gebruikersnaam en wachtwoord of met eHerkenning, voor extra beveiliging.

4. Bewerkingsverslag ontvangen
   Na het uploaden ontvangt de organisatie een bewerkingsverslag van de Belastingdienst. Dit verslag bevat informatie over eventuele fouten of ontbrekende gegevens. Indien nodig kan het KOI-bestand worden aangepast en opnieuw ingediend.

Waarom is het KOI-bestand belangrijk?

1. Bescherming van ouders tegen voorschotproblemen

Een van de belangrijkste redenen om het KOI-bestand op tijd en correct aan te leveren is om fouten in het voorschot van de kinderopvangtoeslag te voorkomen. De Belastingdienst vergelijkt de aangiften van ouders met de gegevens uit het KOI-bestand. Als er een discrepantie is, kan dit leiden tot extra controles, aansprakelijkheid voor de kinderopvangorganisatie of zelfs het intrekken van het voorschot.

2. Bevordering van transparantie en vertrouwen

Het KOI-bestand draagt bij aan transparantie in de verleende kinderopvang. Ouders kunnen via het ouderportaal in Kidsadmin hun jaaropgave terugvinden, waardoor ze altijd op de hoogte zijn van de uren en tarieven die verwerkt zijn in hun belastingaangifte. Dit versterkt het vertrouwen in de organisatie en het administratieve proces.

3. Verplichtingen en handhaving

Sinds 2021 is de Belastingdienst handhaafder geworden in het aanleveren van het KOI-bestand. Als een organisatie herhaaldelijk te laat of onvolledig levert, kan dit leiden tot administratieve maatregelen. Dit omvat onder andere:

• Herinneringen
• Directe contactopname met de organisatie
• Handhavend optreden in ernstige gevallen

Bij het aanleveren van gegevens van kinderen die geen kinderopvangtoeslag ontvangen, worden deze gegevens na verwerking verwijderd om de privacy van de ouders te beschermen.

Hoe voorkom je fouten in het KOI-bestand?

1. Regelmatige controle op volledigheid

Een van de meest voorkomende fouten in het KOI-bestand is het ontbreken van essentiële gegevens zoals burgerservicenummers of geboortedata. Kidsadmin maakt dit duidelijk voordat het bestand wordt gedownload. Het is daarom aan te raden om regelmatig te controleren of alle benodigde gegevens zijn ingevuld en eventueel aan te vragen bij ouders.

2. Correcte facturatie

Het KOI-bestand is gebaseerd op de maandelijkse facturatie. Het is belangrijk dat de organisatie zorgvuldig controleert of de uren en tarieven correct zijn verwerkt. Kinderen die tussenschoolse opvang of gesubsidieerde peuteropvang ontvangen, moeten bijvoorbeeld apart worden behandeld, omdat deze diensten niet op de jaaropgave komen.

3. Tijdig aanleveren

Het KOI-bestand moet worden aangeleverd voor de 15e van de maand. Als de organisatie dit niet doet, ontvangt ze een herinnering. Herhaalde vertraging kan leiden tot handhavingsmaatregelen, zoals extra controles of zelfs sancties.

Wat is de rol van ouders bij het KOI-bestand?

Hoewel het KOI-bestand door de kinderopvangorganisatie wordt aangemaakt en aangeleverd, spelen ouders een indirecte rol. Het is namelijk de verantwoordelijkheid van de organisatie om eventuele ontbrekende gegevens van ouders aan te vragen. Ouders worden zo geïnformeerd over de noodzakelijke administratie, wat helpt om fouten te voorkomen.

Daarnaast is het belangrijk dat ouders hun jaaropgave correct gebruiken bij hun belastingaangifte. Deze opgave is automatisch gegenereerd in Kidsadmin en bevat alle relevante gegevens over verleende opvang. Ouders kunnen deze opgave gemakkelijk downloaden of printen en deze gebruiken bij hun aangifte.

Wat zijn de gevolgen van onvolledig of te laat aangeleverde gegevens?

Als het KOI-bestand onvolledig of te laat wordt aangeleverd, kunnen verschillende gevolgen optreden:

• Herinnering van de Belastingdienst: Als de gegevens te laat worden ingediend, ontvangt de organisatie een herinnering om deze alsnog in te dienen.
• Extra controles: Onvolledige of foutieve gegevens kunnen leiden tot extra controles van de Belastingdienst.
• Handhavend optreden: Bij herhaaldelijke vertraging of fouten kan de Belastingdienst handhavend optreden. Dit kan onder andere leiden tot het intrekken van vergunningen of administratieve boetes.
• Financiële gevolgen voor ouders: Als er fouten in de gegevens zitten, kunnen ouders te veel voorschot hebben ontvangen. Dit kan leiden tot terugbetalingen en extra administratie.

Samenvatting

Het aanleveren van het KOI-bestand is een essentieel onderdeel van de administratie van kinderopvangorganisaties in Nederland. Het bestand dient om de Belastingdienst te informeren over de verleende kinderopvang en draagt bij aan de correcte toekenning van de kinderopvangtoeslag. Voor zowel kinderopvangorganisaties als ouders is het belangrijk om te begrijpen hoe het KOI-bestand werkt, hoe het aangemaakt wordt en wat de gevolgen zijn van vertraging of fouten.

Door regelmatig controle te houden op de volledigheid van gegevens, correcte facturatie te garanderen en het bestand tijdig aan te leveren, kan het risico op fouten en administratieve problemen worden verminderd. Dit draagt bij aan een betere samenwerking tussen kinderopvangorganisaties, ouders en de Belastingdienst, en zorgt voor meer transparantie en vertrouwen in het systeem van kinderopvangtoeslag.

## Bronnen

1. Kidsadmin - Jaaropgaven
2. Gegevensportaal Belastingdienst
3. Belastingdienst - Gegevensportalen
4. Kinderopvang - Factuurgegevens aanleveren