Het Personenregister Kinderopvang (PRK) is een essentieel instrument om kinderopvang veilig en transparant te maken. Het register dient om iedereen die direct of indirect betrokken is bij de opvang van kinderen, te controleren op strafbare feiten die belemmerend kunnen zijn voor het werken met kinderen. Deze continue screening, die vanaf 1 maart 2018 verplicht is, zorgt voor een hogere maat aan bescherming voor kinderen.
Een belangrijk onderdeel van het proces is het koppelen van ingeschreven personen aan een kinderopvangorganisatie of gastouderbureau. Dit artikel biedt een overzicht van de regels, verantwoordelijkheden en stappen die nodig zijn om correct aan het Personenregister te worden gekoppeld. Het richt zich zowel op houders van kinderopvangorganisaties, als op zzp’ers, medewerkers en zelfstandigen die betrokken zijn bij kinderopvang.
Wat is koppelen en waarom is het belangrijk?
Koppelen betekent dat een persoon die zich heeft ingeschreven in het Personenregister Kinderopvang (PRK), wordt gelinkt aan een specifieke organisatie, zoals een kinderopvangvoorziening of een gastouderbureau. Deze koppeling is verplicht om de veiligheid in de kinderopvang te waarborgen. Pas nadat een persoon is ingeschreven en gekoppeld, mag deze persoon werken in de kinderopvang.
De koppeling is een maatregel om ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij de opvang van kinderen, wordt gecontroleerd op strafbare feiten die relevant zijn voor de veiligheid van kinderen. Deze continue screening gebeurt via het nationale Personenregister Kinderopvang, dat wordt beheerd door het Rijk.
Wie moet gekoppeld worden?
Volgens de regels die zijn opgenomen in de bronnen, moeten alle personen die werken of wonen op een locatie waar kinderen worden opgevangen, worden ingeschreven en gekoppeld aan een organisatie. Dit omvat een breed spectrum van betrokkenen, namelijk:
- Gastouders en hun volwassen huisgenoten
- Bestuurders en houders van kinderopvangorganisaties
- Vaste en tijdelijke medewerkers
- Uitzendkrachten en stagiairs
- Vrijwilligers en zzp’ers
- Administratieve medewerkers met toegang tot kinderdata
Ook volwassenen die structureel aanwezig zijn op een opvanglocatie (bijvoorbeeld minstens één keer in de drie maanden voor minstens een halfuur tijdens opvanguren), moeten worden ingeschreven en gekoppeld. Dit geldt bijvoorbeeld voor schoonmakers, bezoekers of andere personen die regelmatig op de locatie aanwezig zijn.
Verantwoordelijkheden van houders en werkgevers
Het koppelen van ingeschreven personen is een verantwoordelijkheid van de houder van de kinderopvangorganisatie of van het gastouderbureau. Deze partij moet ervoor zorgen dat iedere betrokken persoon wordt ingeschreven en vervolgens gekoppeld aan de organisatie.
Het koppelen moet gebeuren via het online portaal van het Personenregister Kinderopvang. Houders moeten hiervoor eHerkenning gebruiken, en wel op minstens niveau 3. eHerkenning is persoonsgebonden, wat betekent dat iedere medewerker die betrokken is bij het koppelen, zijn eigen eHerkenning nodig heeft. Bovendien moeten houders hun medewerkers machtigen voor de dienst “Personenregister Kinderopvang – Kinderopvangorganisaties”, zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot het register.
Als een persoon werkt bij meerdere organisaties, moet hij of zij zich koppelen aan alle betreffende organisaties. Ook als een persoon een nieuwe functie binnen een bestaande organisatie krijgt, is een nieuwe koppeling niet nodig, maar wel een verwijzing van de oude koppeling. De oude organisatie moet deze verwijzing uit het register halen.
Hoe verloopt het koppelen?
Het koppelen verloopt via het online portaal van het Personenregister Kinderopvang. Houders of werkgevers kunnen meerdere personen tegelijk koppelen. Het proces verloopt als volgt:
- Inloggen via eHerkenning: De houder moet inloggen in het Personenregister met eHerkenning op niveau 3.
- Selecteren van personen: De houder selecteert de persoon of personen die gekoppeld moeten worden aan de organisatie.
- Koppelen aan organisatie: De houder koppelt de ingeschreven persoon aan de organisatie. Dit kan voor meerdere personen tegelijk worden gedaan.
- Bevestiging: Na koppeling is de inschrijving voltooid, en mag de persoon aan de kinderopvangtaken beginnen.
Het koppelen is alleen mogelijk nadat de persoon zich heeft ingeschreven in het register met een geldige VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag). De VOG moet niet ouder zijn dan 2 maanden en moet zijn afgestaan voor functieaspect 84 (zorg voor minderjarigen) of 86 (kinderopvang).
Rol van zzp’ers en zzp-organisaties
Zzp’ers die in de kinderopvang werken, zoals nanny’s of oppasgevers, zijn zelf verantwoordelijk voor hun inschrijving in het Personenregister. Nadat zij zich hebben ingeschreven, moeten zij een koppelverzoek sturen naar de organisatie waarvoor ze werken. Deze koppelverzoekprocedure is verplicht, ook als de zzp’er slechts tijdelijk in de kinderopvang is ingezet.
Organisaties die zzp’ers inzetten, zoals gastouderbureaus of kinderopvangvoorzieningen, moeten ervoor zorgen dat de zzp’er is ingeschreven en gekoppeld. In sommige gevallen, zoals bij Tadaah, is het aan de zzp’er en de organisatie om dit proces zelf te regelen. De organisatie moet ervoor zorgen dat de gegevens van het bedrijf correct zijn opgenomen in het register, om het koppelen zo eenvoudig mogelijk te maken.
Wat betekent het voor zzp’ers?
Voor zzp’ers die in de kinderopvang werken, betekent het koppelen dat zij aan de organisatie waarvoor ze werken, worden gelinkt in het Personenregister. Dit is verplicht om te mogen werken in de kinderopvang. De zzp’er moet zich eerst zelf inschrijven via het online portaal van DUO. Daarbij zijn DigiD en een geldige VOG vereist.
Nadat de zzp’er is ingeschreven, moet hij of zij een koppelverzoek sturen naar de organisatie. De organisatie moet dit verzoek bevestigen, waarna de koppeling voltooid is. Als de zzp’er bij meerdere organisaties werkt, moet hij of zij zich koppelen aan alle organisaties. Als de zzp’er niet opnieuw wordt ingehuurd, moet de organisatie de koppeling uit het register verwijderen.
Wat betekent koppelen voor administratieve medewerkers?
Administratieve medewerkers die toegang hebben tot gegevens van kinderen, moeten ook worden ingeschreven en gekoppeld aan de organisatie. Dit geldt ook als zij werken in een hoofdkantoor dat los staat van de opvanglocaties. In dat geval moeten zij worden gekoppeld aan de dichtstbijzijnde dochteronderneming.
De koppeling van administratieve medewerkers is van belang om ervoor te zorgen dat alle personen die toegang hebben tot gevoelige kinderdata, worden gecontroleerd op strafbare feiten die relevant zijn voor het werken met kinderen.
Geen nieuwe VOG nodig bij verandering van werkgever
Als een persoon al in het Personenregister Kinderopvang staat en een nieuwe werkgever krijgt, hoeft hij of zij geen nieuwe VOG aan te vragen. De nieuwe werkgever moet de persoon echter wel koppelen aan de nieuwe organisatie. De oude werkgever moet de oude koppeling verwijderen uit het register.
Conclusie
Het koppelen aan het Personenregister Kinderopvang is een essentieel onderdeel van het veiligheidsprotocol in de kinderopvang. Het zorgt ervoor dat iedereen die betrokken is bij de opvang van kinderen, wordt gecontroleerd op strafbare feiten die belemmerend kunnen zijn voor het werken met kinderen.
Zowel houders van kinderopvangorganisaties, als zzp’ers, medewerkers en zelfstandigen moeten zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden in dit proces. Het koppelen is verplicht, en moet worden uitgevoerd via het online portaal van het Personenregister. Houders moeten eHerkenning gebruiken, en zzp’ers moeten zelf voor hun inschrijving en koppelverzoek zorgen.
Door het koppelen te volgen, draagt iedereen bij aan een veilige en betrouwbare kinderopvang. Het zorgt voor naleving van de wet- en regelgeving en draagt bij aan een positieve omgeving voor kinderen.
