De rol en verantwoordelijkheden van een administratief medewerker in de kinderopvang

In de kinderopvangsector speelt een administratief medewerker een cruciale rol in het functioneren van een instelling. Deze medewerker ondersteunt het dagelijks administratieve werk, waardoor de klanten- en medewerkerservaring kan worden gegarandeerd op een betrouwbare en efficiënte manier. In dit artikel wordt ingegaan op de functie van een administratief medewerker in de kinderopvang, de verantwoordelijkheden, de benodigde vaardigheden en de voordelen van het werken in deze branche.

Functie van een administratief medewerker in de kinderopvang

De administratieve medewerker is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële en administratieve processen van een kinderopvanginstelling. Dit betreft het voeren van de administratie, het verwerken van facturen, het beantwoorden van telefoons en e-mails en het bijhouden van de financiële gegevens. Deze functie is essentieel om ervoor te zorgen dat de instelling op een juridisch en financieel correcte manier kan functioneren.

Een administratief medewerker in de kinderopvang werkt vaak parttime en is betrokken bij het voeren van de administratie van meerdere entiteiten. Dit vereist niet alleen administratieve vaardigheden, maar ook een betrouwbaarheidsfactoor. In de praktijk betekent dit dat de medewerker nauwkeurig en betrouwbaar moet zijn, omdat de administratie rechtstreeks invloed heeft op de klanttevredenheid en de financiële gezondheid van de organisatie.

Taken en verantwoordelijkheden

De administratieve medewerker heeft een diversiteit aan taken. Deze kunnen variëren per instelling, maar het gaat meestal om het volgende:

• Debiteurenbeheer: Het beheren van de klantadministratie, inclusief het verwerken van betalingen en het opvolgen van openstaande facturen.
• Inkoopfacturen verwerken: Het verwerken en controleren van inkoopfacturen van leveranciers.
• Maandelijkse facturatie: Het genereren en versturen van maandelijkse facturen aan ouders of klanten via het kinderopvangsysteem.
• Bankafschriften controleren: Het controleren en verwerken van bankafschriften om ervoor te zorgen dat alle transacties correct zijn verwerkt.
• Ondersteuning bij jaarafsluitingen: Het bijdragen aan het jaaradministratieve proces, zoals het afronden van administratieve dossiers en het ondersteunen van het finanҫeel team.
• Administratieve taken: Diverse andere taken zoals het verwerken van bestellingen, het bijhouden van documentatie en het ondersteunen van andere medewerkers.

Daarnaast is het beantwoorden van telefoon- en e-mailverkeer ook een essentiële taak. Dit betreft het communiceren met ouders, klanten of andere betrokkenen en het omgaan met vragen of problemen die zich voordoen. De administratieve medewerker moet hierbij niet alleen professioneel zijn, maar ook empathisch om te zorgen dat de klantbeleving positief blijft.

Benodigde vaardigheden en eisen

Het zijn een aantal kernvaardigheden die essentieel zijn voor het succesvol uitoefenen van deze functie. De belangrijkste eisen die worden genoemd in de vacaturebeschrijvingen zijn:

• Ervaring: Meestal is minimaal 3 jaar ervaring met soortgelijke werkzaamheden vereist. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat de medewerker vertrouwd is met de administratieve processen en de software die gebruikt wordt.
• Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid: Deze eigenschappen zijn van groot belang, omdat fouten in de administratie direct gevolgen kunnen hebben voor de klant en de organisatie.
• Teamwerk: Het werken in teamverband is essentieel, omdat administratieve taken vaak samenwerking vereisen met andere medewerkers, zoals pedagogisch medewerkers of leidinggevenden.
• Communicatieve vaardigheden: Het vermogen om helder en professioneel te communiceren, zowel schriftelijk als telefonisch, is belangrijk om de klantbeleving te waarborgen.

Naast deze vaardigheden is het ook belangrijk dat de medewerker zich goed voelt in een dynamische en soms drukke omgeving. Het werk in de kinderopvang is vaak druk, en het is essentieel dat de administratieve medewerker deze omstandigheden goed kan hanteren.

Voordelen van het werk

Het werken als administratief medewerker in de kinderopvangsector heeft meerdere voordelen. Deze variëren per organisatie, maar het zijn in het algemeen voordelen die gericht zijn op het bemoeilijken van de werkomstandigheden en het bieden van groeimogelijkheden.

• Marktconform salaris: Veel organisaties bieden een salaris dat aansluit bij de CAO voor de kinderopvangsector. Dit is een waarborg voor een eerlijke compensatie.
• Vaste werkomstandigheden: Veel functies starten met een jaarcursus, waarna de mogelijkheid bestaat tot een vast dienstverband. Dit biedt stabiliteit en voorspelbaarheid.
• Ruimte voor groei: Administratieve medewerkers worden vaak gesteund in hun professionele ontwikkeling. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit trainingen of coaching.
• Goede werkomgeving: Veel organisaties benadrukken de waarde van een prettige werksfeer en een gezonde werkomgeving. Dit draagt bij aan een positieve werkelijkheid.
• Attractieve voordelen: Sommige instellingen bieden extra voordelen, zoals attenties bij feestdagen of gezellige bedrijfsuitjes.

Deze voordelen maken het werken in de kinderopvangsector aantrekkelijk voor mensen die zowel een stabiele functie als een betekenisvolle bijdrage in de maatschappij willen combineren.

Rol binnen een multidisciplinair team

De administratieve medewerker maakt deel uit van een multidisciplinair team dat meewerkt aan de kwaliteit van de kinderopvang. Naast administratieve taken is het belangrijk dat de medewerker ook contact onderhoudt met andere afdelingen, zoals pedagogisch medewerkers en leidinggevenden. Dit zorgt ervoor dat administratieve processen goed aansluiten bij de pedagogische doelen en de klantbeleving.

Het functioneren in een team is ook van belang bij het signaleren van kansen voor verbetering van interne processen. De administratieve medewerker kan een waardevolle input leveren bij het optimaliseren van administratieve workflows en het verbeteren van de efficiëntie van het gehele systeem.

Verantwoordelijkheid en ethiek

De administratieve medewerker draagt verantwoordelijkheid voor het correct verwerken van gevoelige gegevens, zoals persoonlijke en financiële informatie van ouders en klanten. Het is daarom essentieel dat deze medewerker ethisch werkt en zich aan de privacywetten houdt.

De medewerker is verantwoordelijk voor het naleven van wettelijke eisen, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betreft het verwerken van persoonsgegevens en het zorgen voor een veilige en betrouwbare administratie.

Buiten de juridische verantwoordelijkheden is het ook belangrijk dat de medewerker empathisch en betrokken is bij de klantbeleving. De administratie is vaak het eerste aanspreekpunt van ouders bij de kinderopvanginstelling, en het is daarom belangrijk dat de medewerker een positieve indruk achterlaat.

Conclusie

De rol van een administratief medewerker in de kinderopvangsector is essentieel voor het functioneren van een instelling. Deze medewerker ondersteunt het dagelijks administratieve werk, waardoor de klantbeleving en de efficiëntie van de organisatie kunnen worden gegarandeerd. De functie vereist een aantal kernvaardigheden, zoals ervaring, nauwkeurigheid en communicatieve vaardigheden. De voordelen van het werk in deze sector zijn aantrekkelijk en bieden ruimte voor groei en betekenisvolle bijdrage. Het werken in een multidisciplinair team en het naleven van ethische verantwoordelijkheden zijn essentieel voor het succesvol uitoefenen van deze functie. Voor mensen die een stabiele functie zoeken in een betekenisvolle sector is de rol van administratief medewerker in de kinderopvang een waardevolle keuze.

Bronnen

1. Babino
2. Van Oers
3. Samenwerkende Kinderopvang