In de Nederlandse kinderopvangsector is een goed functionerende registratie en administratie essent voor veiligheid, professionaliteit en naleving van wettelijke eisen. Het Personenregister Kinderopvang (PRK) speelt daarbij een centrale rol. Dit register is onderdeel van de landelijke inspanningen om de kwaliteit en veiligheid van de kinderopvang te waarborgen. Het artikel biedt een overzicht van de registratiestappen, koppelingen, juridische kaders en administratieve verantwoordelijkheden op basis van de meest recente informatie van het Departement van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (DUO).
Inleiding
Het Personenregister Kinderopvang is een centraal administratief register waarin personen die werkzaam zijn in de kinderopvang worden ingeschreven. Het register dient als een gemeenschappelijke basis voor controle en monitoring door bijvoorbeeld GGD’s. Het register is ontworpen om te voldoen aan de eisen van de Wet kinderopvang en de Regeling Wet kinderopvang. De registratieproces betreft zowel pedagogisch als administratief personeel en is verplicht voor iedereen die werkt in de kinderopvang, inclusief gastouders en administratieve medewerkers.
Inschrijving in het Personenregister Kinderopvang
Voor de registratie in het Personenregister Kinderopvang (PRK) is een Verklaring Opleiding en Gedrag (VOG) verplicht. Deze verklaring bevat informatie over de kwalificatie, opleiding, gedrag en strafrechtelijke geschiedenis van de betreffende persoon. De VOG is een essentieel onderdeel van het inschrijfproces en wordt aanvraagbaar via de website van DUO.
De inschrijving zelf gebeurt via het Personenregister Kinderopvang op de website van DUO. Het proces vereist een VOG, zoals hierboven vermeld, en een digitale identiteit in de vorm van eHerkenning. De eHerkenning moet op minstens niveau 3 zijn, wat betekent dat het een beveiligde, persoonsgebonden vorm van identificatie is. Zowel de houder van de organisatie als medewerkers die verantwoordelijk zijn voor registraties moeten eHerkenning hebben.
Koppeling van personen aan een organisatie
Na de inschrijving in het Personenregister is het volgende stap de koppeling van de persoon aan een kinderopvangorganisatie of gastouderbureau. Deze koppeling is verplicht en geldt voor alle locaties waarin de persoon werkt. Pas na deze koppeling wordt de registratie officieel compleet. De houder van de organisatie is verantwoordelijk voor deze koppeling.
Het koppelen van personen vereist eHerkenning, zoals vermeld, en machtiging voor de dienst "Personenregister Kinderopvang - Kinderopvangorganisaties". Dit zorgt ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot het register en dat gegevens veilig worden behandeld. In het kader van privacy en veiligheid is het belangrijk dat alleen geautoriseerde medewerkers deze taak uitvoeren.
Administratieve medewerkers
Niet alleen pedagogisch personeel moet worden ingeschreven en gekoppeld, ook administratieve medewerkers die toegang hebben tot kindgegevens zijn verplicht om zich te registreren. Dit geldt ook voor medewerkers die werken op een apart hoofdkantoor van een organisatie. In dat geval wordt de koppeling uitgevoerd aan de houder van de dichtstbijzijnde dochteronderneming. Dit is belangrijk voor de continue screening en het doorgeven van signalen via DUO naar de GGD in de juiste regio.
Nieuwe werkwijze voor erkenning van buitenlandse diploma’s
Per 1 juni 2024 is een nieuwe werkwijze ingevoerd voor de erkenning van buitenlandse diploma’s voor beroepen in de kinderopvang. Deze wijziging is bedoeld om het proces efficiënter en eerlijker te maken. Het nieuwe proces is gebaseerd op de vergelijking met Nederlandse opleidingen die kwalificeren voor de kinderopvang. Dit betekent dat de beoordeling niet langer alleen uitgaat van de opleidingen in het land van diplomering, maar van de inhoud en kwalificaties die gelijk zijn aan die in Nederland.
Wijzigingen in de erkenning
- Gehele dagopvang of BSO: In plaats van erkenningen voor specifieke deelgroepen binnen de dagopvang of buitenschoolse opvang (BSO), geeft DUO nu alleen nog erkenningen voor de gehele dagopvang (0-4 jaar) of de gehele BSO (4-12 jaar). Dit maakt het proces duidelijker en eenduidiger.
- Erkenning gastouderopvang: Een kwalificatie voor de dagopvang leidt automatisch tot erkenning voor de BSO en gastouderopvang. Dit maakt het mogelijk voor professionals om flexibel in te zitten in verschillende vormen van kinderopvang.
- Meertalige kinderopvang: DUO kan per 1 juni 2024 in de beschikking opnemen dat een persoon naast een kwalificerende opleiding ook een MBO- of HBO-opleiding heeft gevolgd in een vreemde taal. De bevoegdheid om aan de taaleis te voldoen blijft echter bij het bevoegd gezag en de GGD.
Gemeentelijke herindeling en gegevensuitwisseling
Wanneer een gemeente samengaat, splits of een nieuwe gemeente ontstaat, heeft dit vaak gevolgen voor de gegevensuitwisseling met het Landelijk Register Kinderopvang en andere registers zoals het Verzuimregister. In dergelijke gevallen moet DUO worden ingelicht over de wijzigingen.
Voorbereiding op gemeentelijke herindeling
DUO neemt meestal contact op 3 maanden van tevoren om de wijzigingen te bespreken. In veel gevallen zijn bepaalde zaken bij samensmeltingen al van tevoren geregeld. Nieuwe gemeenten moeten wel voorzien worden van beheerders voor Mijn DUO in de context van het Personenregister Kinderopvang. Dit gebeurt via het formulier "Aanmelding en wijziging beheerder Mijn DUO".
Bij gemeentelijke herindelingen moet ook worden afgestemd wie de verzuimmeldingen afhandelt. Dit gebeurt via het formulier "Alternatieve routering verzuimloket". Wanneer dit een andere instantie is dan de gemeente zelf, is het formulier "VSV verklaring uitbesteding" nodig.
Gegevensleveringen en toegang tot verzuimgegevens
Gemeenten kunnen gegevens over verzuim raadplegen uit de registers van DUO. Dit is mogelijk via het formulier "Aanmeldformulier RMC-gegevenslevering". Daarop kan worden aangegeven of de gegevenslevering via de gemeente, de Doorstroompunt-regio of via beide kan plaatsvinden. Deze mogelijkheid is vooral relevant voor gemeenten die verantwoordelijk zijn voor zorg en onderwijsbeleid en die deze gegevens gebruiken voor planning en beleidsvoorbereiding.
Conclusie
Het Personenregister Kinderopvang is een essentieel instrument in de Nederlandse kinderopvangsector. Het register zorgt voor transparantie, veiligheid en professionaliteit in de sector. Het proces van inschrijving, koppeling en administratieve verantwoordelijkheden is duidelijk geregeld via het Personenregister en via eHerkenning. Bovendien is de nieuwe werkwijze voor de erkenning van buitenlandse diploma’s een stap naar een eerlijker en efficiënter systeem. Gemeenten en organisaties moeten deze veranderingen goed doorvoeren, zowel bij registratie als bij herindelingen. Het belang van deze registers en procedures blijkt uit hun centrale rol in de beheersing en monitoring van de kinderopvangsector in Nederland.
