Organiseren van een kinderactiviteit: Checklist en aanbevelingen voor veiligheid en goede voorbereiding

Het organiseren van een kinderactiviteit vraagt om zorgvuldige voorbereiding en aandacht voor veiligheid, gezondheid en logistiek. Voor zowel ouders als kinderopvangpersonnel is het van belang om zich te richten op het creëren van een plezierige, educatieve en veilige omgeving. Op basis van de richtlijnen en aanbevelingen uit de bronnen, is hier een overzicht van de essentiële stappen, aandachtspunten en vereisten bij het organiseren van een kinderactiviteit.

Voorbereiding en logistiek

Een goed voorbereid evenement is het halve werk. Bij een kinderactiviteit zijn diverse aspecten van logistiek en voorbereiding essentieel om het event zowel veilig als plezierig te maken.

Locatie en inrichting

• Locatieboeking en bevestiging: Zorg ervoor dat de locatie geboekt en bevestigd is. Dit geldt ook voor buitenevenementen, waarbij aandacht moet worden besteed aan de toegankelijkheid en veiligheid van de omgeving.
• Plattegrond en publieksstromen: Het opstellen van een duidelijke plattegrond is verplicht. De stroming van bezoekers, kinderen en begeleiders moet zorgvuldig worden gepland, met extra aandacht voor vluchtwegen en nooduitgangen.
• Toegangscontrole en afzettingen: Zorg voor duidelijke afzettingen en toegangscontrole. Dit helpt om kinderen en bezoekers te beschermen en te voorkomen dat het evenement uit de hand loopt.
• Sanitaire voorzieningen: Er dient voldoende chemische toiletten aanwezig te zijn, evenals afvalbakken. Dit is van belang om hygiëne en orde te waarborgen.
• EHBO-posten: Bij kinderactiviteiten is het verplicht om een EHBO-post aanwezig te hebben. De EHBO’er moet goed bereikbaar zijn en herkenbaar zijn voor kinderen en begeleiders.
• Vluchtwegen en nooduitgangen: Vluchtwegen en nooduitgangen moeten vrij zijn en zichtbaar gemarkeerd. Dit is een essentiële veiligheidsmaatregel, vooral bij activiteiten met veel deelnemers.
• Signalisatie en bewegwijzering: Zorg voor duidelijke signalisatie en bewegwijzering. Dit helpt bij het voorkomen van verwarring en faciliteert een vlotte beweging van personen.

Technische voorzieningen

• Geluidssysteem: Bij activiteiten met muziek of presentaties is een goed afgestemd geluidssysteem essentieel. Het geluidsniveau moet zodanig zijn dat het niet hinderlijk is voor omwonenden.
• Lichtplan: Er moet een lichtplan zijn opgesteld, met aandacht voor zowel functioneel licht (bijvoorbeeld op het podium) als veiligheidsverlichting.
• Stroomvoorziening: De stroomvoorziening moet zorgvuldig gepland zijn. Bij buitenevenementen is het gebruik van aggregaten vaak nodig.
• Wifi en communicatie: Zorg voor voldoende communicatiemogelijkheden, zoals walkietalkies voor het personeel. Dit is van belang voor het coördineren van activiteiten en het handhaven van veiligheid.

Personeel en veiligheid

Het personeel en de veiligheidsmaatregelen spelen een cruciale rol bij het organiseren van een kinderactiviteit.

Beveiliging en EHBO

• Beveiligingsdienst: Afhankelijk van de grootte van het evenement is het verplicht om beveiligingspersoneel in te huren. Het aantal medewerkers moet overeenkomen met de vergunning.
• EHBO-personeel: EHBO-personeel moet ingepland zijn en goed bereikbaar zijn. Bij kinderactiviteiten is het verplicht om EHBO-posten aanwezig te hebben.
• Vrijwilligers en hosts: Vrijwilligers of hosts kunnen ingezet worden voor hulp bij de organisatie, bijvoorbeeld bij het begeleiden van kinderen of het beantwoorden van vragen.
• Herkenbaarheid van personeel: Het personeel moet herkenbaar zijn, bijvoorbeeld door het dragen van badges of shirts. Dit helpt bij het opbouwen van vertrouwen bij ouders en kinderen.
• Briefing van personeel: Voordat het evenement begint, dient een briefing te worden gehouden met het personeel. Dit omvat instructies, contactlijsten en het calamiteitenplan.

Veiligheidsmaatregelen

• Calamiteitenplan: Er moet een calamiteitenplan opgesteld zijn en gedeeld worden met alle betrokken partijen. Dit plan moet rekening houden met mogelijke risico’s en noodmaatregelen.
• Crowd control plan: Bij activiteiten met veel deelnemers is het verplicht om een crowd control plan op te stellen. Dit helpt om overvolle zones te voorkomen en veilige stromen te creëren.
• Parkeer- en verkeersregeling: Er moet een duidelijke verkeersregeling zijn, met aandacht voor het parkeren van voertuigen en het afhandelen van verkeer.
• Afvalbeheer: Zorg voor voldoende afvalcontainers en scheiding van afval. Na het evenement moet alles opgeruimd zijn binnen 24 uur.
• Afvalverwijdering: Afval moet tijdig van het terrein worden verwijderd. Na het opruimen wordt een naschouw gehouden door de gemeente.

Kinderopvang en gezondheidsmaatregelen

Bij kinderactiviteiten is het verplicht om extra aandacht te besteden aan de gezondheid en veiligheid van kinderen.

Sanitaire voorzieningen

• Chemische toiletten en urinoirs: Het aantal toiletten moet voldoen aan het verwachte aantal bezoekers. Bij kinderactiviteiten is het verplicht om voldoende toiletten en urinoirs aan te brengen.
• Waterpunten: Bij buitenevenementen zijn waterpunten verplicht. Dit helpt bij het voorkomen van dehydratie en het handhaven van hygiëne.
• HACCP-voorschriften: Catering moet aan de HACCP-voorschriften voldoen. Het aanbod van non-alcoholische drank is verplicht, met aandacht voor allergieën en kindermaaltijden.

Gezondheidsvoorzieningen

• EHBO-post: Bij kinderactiviteiten is het verplicht om een EHBO-post aanwezig en bemens te houden. Dit is vanwege de mogelijke risico’s van verwondingen en gezondheidsproblemen.
• Gezondheidszorg: Bij grootschalige evenementen of activiteiten met specifieke risico’s kan preventieve medische hulp worden ingezet. Dit is te beoordelen op basis van een checklist.
• Advisering door GGD of GHOR: Indien van toepassing, dient een aanvraag voor advies te worden voorgelegd aan de GGD of GHOR. Dit is van belang voor evenementen met grotere risico’s of meer dan 10.000 bezoekers.

Programma en organisatie

Een goed georganiseerd programma is essentieel voor een vloeiend verloop van de activiteit.

Tijdsplanning en communicatie

• Draaiboek: Er moet een draaiboek zijn met duidelijke tijden per onderdeel van het evenement. Dit helpt bij het coördineren van activiteiten en het handhaven van tijd.
• Artiesten en sprekers: Indien er artiesten of sprekers betrokken zijn, dient er een contract te zijn en dient de opvang van deze personen te zijn geregeld.
• Repetities en soundchecks: Repetities of soundchecks moeten ingepland zijn om technische problemen te voorkomen.
• Informatieborden en communicatie: Er moeten duidelijke informatieborden of LED-schermen zijn op het terrein. Dit helpt bij het informeren van bezoekers en het handhaven van orde.

Marketing en communicatie

• Website en social media: Er moet een website zijn met actuele informatie over het evenement, inclusief routebeschrijvingen en tijdschema.
• Promotiemateriaal: Promotiemateriaal moet ontworpen en verspreid zijn. Dit helpt bij het bereiken van doelgroepen en het genereren van interesse.
• Routebeschrijvingen en informatie: Bezoekers moeten goed geïnformeerd zijn over de route en het programma van het evenement. Dit helpt bij het voorkomen van verwarring.

Financiën en administratie

Het beheersen van de financiën is essentieel voor een succesvol evenement.

Budget en verzekeringen

• Budget: Er moet een budget zijn opgesteld en bewaakt. Dit omvat kosten voor locatie, personeel, catering, techniek en andere voorzieningen.
• Facturen en contracten: Facturen en contracten met leveranciers en artiesten moeten bijgehouden zijn.
• Verzekeringen: Er moeten verzekeringen afgesloten zijn, zoals aansprakelijkheidsverzekeringen en annulatieverzekeringen.

Opbouw en afbouw

• Opbouwplan: Er moet een planning zijn voor de opbouw van het evenement, inclusief aankomsttijden van leveranciers en crew.
• Afbouwplan: Een afbouwplan moet zijn gemaakt, inclusief het inplannen van een schoonmaakbedrijf.
• Schoonmaak: Na het evenement moet het terrein worden opgeruimd en binnen 24 uur moet het afval van het terrein zijn verwijderd.

Evaluatie en naschouw

Na het evenement is het belangrijk om te reflecteren en feedback in te winnen.

Evaluatie en feedback

• Evaluatie met team: Een evaluatie met het team helpt bij het identificeren van sterktes en verbeterpunten.
• Feedback verzamelen: Feedback van bezoekers, vrijwilligers en partners moet worden verzameld.
• Rapportage: Er moet een rapportage zijn over het evenement, inclusief financiële afsluiting.
• Bedankjes: Bedankjes moeten worden verstuurd aan het team, vrijwilligers en partners.

Conclusie

Het organiseren van een kinderactiviteit vereist zorgvuldige voorbereiding, aandacht voor veiligheid en gezondheid, en een goed georganiseerd programma. Op basis van de richtlijnen en aanbevelingen uit de bronnen is duidelijk dat diverse aspecten, zoals logistiek, technische voorzieningen, personeel, veiligheid en gezondheidsmaatregelen, van essentieel belang zijn. Door deze richtlijnen te volgen, kunnen ouders en kinderopvangpersonnel ervoor zorgen dat de activiteit veilig, educatief en plezierig verloopt. Een goed voorbereid en georganiseerd evenement draagt bij aan de positieve ervaring van kinderen en bezoekers en helpt bij het voorkomen van risico’s.

Bronnen

1. evenementorganiseren.nl
2. lokaleregelgeving.overheid.nl