Voorbeeld en inzichten voor het opstellen van een coachingsplan in de kinderopvang

Het opstellen van een coachingsplan is een essentieel onderdeel van het pedagogisch beleid in de kinderopvang. Het plan helpt bij het organiseren en verantwoorden van de coachingtijd die pedagogisch beleidsmedewerkers of coaches aan medewerkers besteden. Het doel van dit artikel is om praktische voorbeelden, structurele richtlijnen en relevante informatie te bieden die kinderopvangorganisaties kunnen gebruiken bij het opstellen van hun coachingsplan. De informatie is gebaseerd op actuele voorwaarden, wettelijke kaders en aanbevelingen die zijn terug te vinden in de bronnendocumenten.

Wat is een coachingsplan?

Een coachingsplan is een schriftelijk document waarin wordt uitgelegd hoe coachingtijd wordt georganiseerd, verdeeld en verantwoord binnen een kinderopvangorganisatie. Het plan dient als een hulpmiddel om zowel de medewerkers als de toezichthouder inzicht te geven in de aanpak van pedagogische coaching. Het plan kan bijvoorbeeld ingezet worden om het aantal coachinguren per locatie, per medewerker of per jaar vast te leggen.

Het coachingsplan is niet alleen een administratief instrument, maar ook een strategisch hulpmiddel om te zorgen voor een kwaliteitsvolle interne ontwikkeling. Het helpt bij het plannen van coachingmomenten, het vastleggen van doelen en het verantwoorden van het gebruik van coachingtijd in overeenstemming met wettelijke kaders zoals de Wet IKK of de Verantwoordingsregelgeving (VE).

Hoe te beginnen met het opstellen van een coachingsplan

Het opstellen van een coachingsplan begint met het inventariseren van de huidige situatie. Dit betreft zowel de interne situatie binnen de organisatie (zoals het aantal locaties, de beschikbaarheid van coachingkrachten en het niveau van pedagogisch medewerkers) als de externe wettelijke eisen.

Een goed opgesteld plan bevat onder andere de volgende elementen:

• Het aantal benodigde coachinguren per locatie of per jaar.
• De verdeling van deze uren over medewerkers.
• Het type coaching (individueel, groepscoaching of beleidscoaching).
• De planning van coachingmomenten (bijvoorbeeld maandelijkse of trimestriële sessies).
• De doelen van de coaching (zoals verbetering van pedagogisch handelen, ontwikkeling van medewerkers of implementatie van beleid).
• De verantwoording van het gebruik van coachingtijd.

Een voorbeelduitwerking kan er als volgt uitzien:

Locatie A
- Jaarlijks benodigde coachinguren: 100 uur
- Verdeling over medewerkers: 10 medewerkers, 10 uur per medewerker
- Type coaching: Individuele coaching en groepscoaching
- Doelen: Versterken van pedagogisch handelen en ondersteuning bij de implementatie van nieuw beleid
- Planning: 2 sessies per maand van 1 uur per medewerker, 1 groepscoachingavond per kwartaal (4 uur) voor 6 medewerkers.

Het voorbeeld laat zien dat de uren worden verdeeld op basis van het aantal medewerkers en dat zowel individuele als groepscoaching een rol spelen. Hierbij is het belangrijk om te onthouden dat bij groepscoaching de uren alleen worden geteld op basis van de inzet van de coach en niet op basis van het aantal medewerkers dat wordt gecoached. Dit betekent dat bijvoorbeeld een 4-urige sessie voor 6 medewerkers slechts 4 uren telt.

Verantwoording van coachinguren

Het verantwoorden van coachinguren is verplicht binnen de wettelijke kaders. Voor de variant van de Wet IKK is het noodzakelijk om het aantal benodigde uren te berekenen en te verantwoorden. Voor de Verantwoordingsregelgeving (VE) geldt dat per ingeschreven kind 10 uur per jaar aan coaching en beleidsontwikkeling dient te worden gereserveerd.

De verantwoording van de uren kan visueel worden gemaakt in het pedagogisch beleidsplan. Dit plan dient ook als een communicatiemiddel naar ouders en medewerkers. Hierbij is het niet verplicht om ouders expliciet te informeren over de verdeling van coachinguren per medewerker, maar wel om te communiceren dat coaching een onderdeel is van het pedagogisch beleid en hoe het in de praktijk werkt.

Een voorbeeld van hoe dit kan worden uitgevoerd, is als volgt:

Organisatie KO heeft op 1 januari 2020 Y locaties en Z fte. Op grond van de Wet IKK is daarom op jaarbasis nodig:
- Pedagogische beleidsontwikkeling: Y x 50 = 50Y uur
- Coaching pedagogisch medewerkers: Z x 10 = 10Z uur
Totaal: (50Y + 10Z) uur
In 2020 worden deze uren als volgt over de verschillende locaties verdeeld:
- Locatie A: … uur pedagogische beleidsontwikkeling en … uur coaching
- Locatie B: … uur pedagogische beleidsontwikkeling en … uur coaching
- Locatie C: … uur pedagogische beleidsontwikkeling en … uur coaching

Deze uitwerking maakt het duidelijk hoe de benodigde uren worden berekend en hoe ze worden verdeeld over de locaties. Het is bovendien belangrijk om te vermelden dat het aantal uren niet onder het benodigde minimum mag liggen. In het voorbeeld is het dus mogelijk om meer uren te plannen dan benodigd, maar nooit minder.

Kwalificaties en rol van de pedagogisch beleidsmedewerker

Het is verplicht dat de persoon die coachingtijd aan medewerkers besteedt, over een relevante kwalificatie beschikt. Voor de rol van pedagogisch beleidsmedewerker zonder coaching is geen kwalificatie-eis, maar bij het uitvoeren van coachingtijd is een geldig diploma of certificaat verplicht. De meest actuele kwalificatie-eisen zijn beschikbaar via de website van Kinderopvang Werkt!.

Daarnaast is het belangrijk om te overwegen of de pedagogisch beleidsmedewerker in dienst moet zijn van de organisatie. Externe coaches zijn toegestaan, maar het is noodzakelijk om dit schriftelijk vast te leggen. Bij externe coaching is het verplicht om het aantal uren en de inhoud van de coaching op schrift te zetten.

Privacy en verantwoording

Bij het opstellen en verantwoorden van een coachingsplan is het belangrijk om rekening te houden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoewel het toezichthouder (zoals de GGD) wettelijk bevoegd is om gegevens te vragen, moet de organisatie zorgvuldig omgaan met persoonlijke informatie van medewerkers en kinderen.

Bijvoorbeeld: Als een toezichthouder een bewijs wil zien van een coachingmoment waarbij medewerker X aanwezig was, mag de organisatie deze informatie geven, maar moet zorgvuldig omgaan met de privacy van andere medewerkers of kinderen. Dit kan bijvoorbeeld door namen of gevoelige informatie in documenten aan te vullen of te blauw maken.

Aanpak voor kleine organisaties

Voor kleine kinderopvangbedrijven kan het opstellen van een coachingsplan een uitdaging zijn. Het is echter mogelijk om gebruik te maken van gestandaardiseerde formaten of hulpmiddelen zoals het coachingsplanformaat van het Waarborgfonds & Kenniscentrum Kinderopvang. Deze hulpmiddelen kunnen extra structuur bieden zonder dat het nodig is om een plan volledig van nul af aan te ontwikkelen.

Een aanpak voor kleine organisaties kan zijn:

1. Analyse van de huidige situatie: Inventariseer het aantal locaties, medewerkers en benodigde coachinguren.
2. Plannen en indelen: Stel een kalender op voor coachingmomenten.
3. Schrijf een korte verantwoording: Gebruik een voorbeeld of sjabloon om de verantwoording visueel te maken.
4. Communicatie naar ouders en medewerkers: Informeer medewerkers en ouders over de aanwezigheid van coaching binnen het pedagogisch beleid.
5. Controle en evaluatie: Houd het plan regelmatig bij en evalueer of de coaching doeltreffend is.

Conclusie

Het opstellen van een coachingsplan is een essentieel onderdeel van het pedagogisch beleid in de kinderopvang. Het helpt bij het organiseren, verantwoorden en evalueren van coachingtijd binnen een organisatie. Het plan moet zowel wettelijk verantwoord zijn als praktisch toepasbaar. Voorbeelden, sjablonen en hulpmiddelen zoals die van het Waarborgfonds kunnen een waardevolle ondersteuning bieden bij het opstellen van het plan.

Het is belangrijk om rekening te houden met zowel de kwalificatie-eisen van coachingkrachten als de privacyaspecten bij het verantwoorden van coachinguren. Voor kleine organisaties zijn er eenvoudige oplossingen beschikbaar die het proces van planopstellen en verantwoording vergemakkelijken. Het coachingsplan is uiteindelijk een strategisch instrument dat draagt bij aan een kwaliteitsvolle interne ontwikkeling en het versterken van het pedagogisch handelen.

Bronnen

1. Waarborgfonds Kinderopvang - FAQ pedagogisch beleidsmedewerker/coach
2. Kinderopvangtotaal - Werken met een coachingsplan