Het Personenregister Kinderopvang (PRK) is een centraal landelijk register dat alle personen registreert die werken of structureel aanwezig zijn in een kinderopvangorganisatie. Het doel van het register is om een veilige omgeving voor kinderen te waarborgen. Hierbij speelt koppelen een belangrijke rol. In deze artikel wordt uitgelegd wat koppelen inhoudt, hoe het verloopt en waarom het essentieel is binnen de kinderopvang.
Wat is koppelen?
Koppelen is het proces waarbij een persoon die is ingeschreven in het Personenregister Kinderopvang (PRK) verbonden wordt aan een specifieke kinderopvangorganisatie. Pas na deze koppeling is de persoon volledig geregistreerd en mag hij of zij aan het werk beginnen in de kinderopvang.
Alle personen die regelmatig aanwezig zijn in een kinderopvanglocatie (meer dan 30 minuten per drie maanden) moeten ingeschreven en gekoppeld zijn. Dit geldt voor diverse categorieën, zoals pedagogisch medewerkers, gastouders, uitzendkrachten, administratief personeel, stagiairs, vrijwilligers en schoonmakers. Ook bezoekers die vaak op bezoek komen, zoals buren, moeten ingeschreven worden.
De koppeling wordt uitgevoerd door de houder van de kinderopvangorganisatie of het gastouderbureau. Deze partij is verantwoordelijk voor het koppelen van alle ingeschreven personen aan de organisatie. De koppeling kan met meerdere personen tegelijk worden uitgevoerd via de website van het PRK.
Hoe werkt het koppelenproces?
Het koppelenproces is een essentieel onderdeel van het PRK en verloopt in verschillende stappen. Hieronder wordt het proces stap voor stap toegelicht:
1. Inschrijven in het Personenregister Kinderopvang
Voordat iemand gecoppeld kan worden, moet hij of zij eerst ingeschreven zijn in het PRK. Dit is verplicht voor iedereen die structureel aanwezig is in een kinderopvang. De inschrijving kan worden gedaan via de officiële website van DUO. Tijdens de inschrijving is een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, die niet ouder mag zijn dan twee maanden. Daarnaast is een DigiD vereist.
2. Koppelverzoek indienen
Nadat een persoon is ingeschreven, moet hij of zij een koppelverzoek indienen bij de kinderopvangorganisatie waar hij of zij wil werken. Dit kan via de website van het Personenregister Kinderopvang. De persoon logt in met zijn of haar DigiD en zoekt de kinderopvangorganisatie op via de naam of het KvK-nummer. Het KvK-nummer kan bijvoorbeeld worden gevonden via de Zorgwerk-app.
Het koppelverzoek wordt vervolgens aan de kinderopvangorganisatie doorgegeven. Het is belangrijk te weten dat Tadaah geen kinderopvangorganisatie is en dat koppelverzoeken daarom niet voor Tadaah zelf moeten worden ingediend. Wel moet een koppelverzoek worden ingediend voor de kinderopvangorganisatie waar men via Tadaah wil werken.
3. Koppeling door de houder
Nadat het koppelverzoek is ingediend, moet de houder van de kinderopvangorganisatie of het gastouderbureau de koppeling accepteren. De houder heeft hiervoor eHerkenning op minstens niveau 3 nodig. De houder logt in via het PRK en koppelt de persoon aan de organisatie. Dit proces kan met meerdere personen tegelijk worden uitgevoerd.
4. Gekoppelde personen
Pas na goedkeuring van het koppelverzoek is de registratie volledig. De persoon is dan officieel gekoppeld aan de kinderopvangorganisatie en mag aan het werk beginnen. Voor personen die werken voor meerdere organisaties, is het noodzakelijk om voor elke organisatie apart een koppelverzoek in te dienen.
Waarom is koppelen belangrijk?
Het koppelenproces is niet alleen een administratieve formaliteit, maar speelt ook een cruciale rol in de veiligheid van kinderen. Dankzij het PRK worden alle geregistreerde personen dagelijks gescreend op nieuwe strafbare feiten. Dit gebeurt via continue screening, die sinds 2018 wettelijk verplicht is. Bij het constateren van nieuwe strafbare feiten wordt direct actie ondernomen om de veiligheid van de kinderen te garanderen.
Bij het koppelenproces wordt zorgvuldig gecontroleerd of de persoon aan alle voorwaarden voldoet, zoals het beschikken over een geldige VOG. Alleen personen met een geldige VOG mogen in de kinderopvang werken, wat bijdraagt aan een veilige omgeving voor kinderen.
Het PRK is ook van belang voor de naleving van wet- en regelgeving. Het zorgt ervoor dat kinderopvangorganisaties en gastouderbureaux voldoen aan de wettelijke eisen, zoals die zijn opgenomen in de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen (Wko). Hierin staat dat de houder het burgerservicenummer (BSN) nodig heeft om een persoon te koppelen.
Koppelen voor uitzendkrachten
Uitzendkrachten vallen ook onder het PRK en moeten worden ingeschreven en gekoppeld aan de kinderopvangorganisatie waar ze tijdelijk werken. In sommige gevallen kan een uitzendkracht zelf een koppelverzoek sturen naar de inlenende organisatie. De organisatie hoeft het koppelverzoek alleen te accepteren om de koppeling tot stand te brengen.
Wanneer een uitzendkracht geen koppelverzoek stuurt, maar wel ingeschreven staat in het PRK, kan de organisatie de persoon nog steeds koppelen. Dit gebeurt op basis van het BSN en geboortedatum. Vanaf 1 januari 2017 is er een wettelijke basis voor het verstrekken van BSN’s aan inlenende partijen. Dit maakt het mogelijk voor uitzendbureaus om BSN’s te verstrekken aan de kinderopvangorganisatie, zodat koppelingen soepel kunnen verlopen.
Koppelen van administratief medewerkers
Administratieve medewerkers met toegang tot kindgegevens moeten ook worden ingeschreven en gekoppeld. Als deze medewerkers werken op een separaat hoofdkantoor, moeten ze alleen gekoppeld worden aan de houder van de dichtstbijzijnde dochteronderneming (gastouderbureau of kinderopvangvoorziening). Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat meldingen bij continue screening correct worden doorgegeven aan de juiste GGD-regio.
Veilige omgeving voor kinderen
Het doel van het PRK en het koppelenproces is om een veilige en betrouwbare omgeving voor kinderen te creëren. Het register helpt bij het voorkomen van onwenselijke situaties en biedt kinderopvangorganisaties en gastouderbureaux de mogelijkheid om hun verantwoordelijkheid op sociaal en juridisch vlak goed te nemen. Het proces draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen bij ouders en verzekert dat kinderen zich veilig voelen in de kinderopvang.
Koppelen en de AVG
Bij het koppelenproces zijn ook aandachtspunten op het gebied van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierbij is het belangrijk om de privacyrechten van personen te respecteren. Zo mag een houder bijvoorbeeld niet zonder toestemming van een persoon om zijn of haar BSN vragen. De AVG stelt eisen aan het verwerken van persoonsgegevens en moet worden nageleefd bij het koppelen van personen aan een kinderopvangorganisatie.
Conclusie
Het koppelenproces binnen het Personenregister Kinderopvang is een essentieel onderdeel van de kinderopvangsector. Het zorgt niet alleen voor naleving van de wet- en regelgeving, maar draagt ook bij aan de veiligheid van kinderen. Door het gebruik van continue screening en het koppelen van personen aan kinderopvangorganisaties, wordt er dagelijks gecontroleerd op eventuele risico’s. Het proces is van toepassing op diverse categorieën personen, waaronder pedagogisch medewerkers, uitzendkrachten en administratief personeel. Het is belangrijk dat alle betrokken partijen goed informeerd zijn over de stappen die nodig zijn om het koppelenproces correct te voltooien.
Door het PRK en het koppelenproces te volgen, wordt er gewaarborgd dat kinderopvangorganisaties en gastouderbureaux een veilige en vertrouwde omgeving bieden voor kinderen. Dit draagt bij aan het creëren van een positieve kinderopvangcultuur waarin zowel kinderen als medewerkers zich veilig en betrokken voelen.
