Jaaropgave kinderopvang doorgeven: wat ouders en opvanginstellingen moeten weten

Wanneer het gaat om de kinderopvangtoeslag of vergoedingen voor de kosten van kinderopvang, is het verwerken van de juiste documenten en gegevens essentieel. In het kader van de definitieve berekening van de kinderopvangtoeslag voor 2022 en het aanvragen van een vergoeding van de gemeente, speelt de jaaropgave van de kinderopvang een centrale rol. Deze informatie is nodig om te bepalen of een ouder recht heeft op vergoeding en hoeveel deze bedraagt. In dit artikel worden de verplichtingen en processen rondom het doorgeven van deze jaaropgave uitgelegd, met nadruk op de rol van ouders, de gemeente en eventueel betrokken instellingen.

Wat is een jaaropgave van de kinderopvang?

Een jaaropgave van de kinderopvang is een document dat overzicht geeft van de kosten en uren die een ouder in het afgelopen kalenderjaar heeft gemaakt voor kinderopvang. Het geeft informatie over hoeveel uren opvang zijn gebruikt, welk tarief per uur werd gehandhaafd en eventuele extra kosten. Voor ouders die een vergoeding of toeslag aanvragen, is dit document cruciaal. Het helpt bijvoorbeeld de gemeente om te bepalen of de ouder voldoet aan de inkomensgrenzen of of de aangevraagde vergoeding op basis van een sociaal-medicale indicatie gerechtvaardigd is.

De jaaropgave wordt meestal via digitale portalen, zoals Konnect, beschikbaar gesteld door de kinderopvanginstelling. Ouders kunnen het document downloaden en indien nodig aanpassen of opvragen bij de opvanginstelling als het verloren is gegaan.

Wanneer is het doorgeven van een jaaropgave verplicht?

Er zijn twee situaties waarin ouders verplicht zijn om een jaaropgave van de kinderopvang door te geven:

1. Bij de definitieve berekening van de kinderopvangtoeslag (2022)
   In juni 2023 ontvangen ouders een brief van de Dienst Toeslagen waarin wordt gevraagd om een formulier in te vullen en een kopie van de jaaropgave van de kinderopvang over 2022 mee te sturen. Deze brief heeft een kenmerk dat begint met TGK22. Ouders die deze brief ontvangen, moeten het formulier volledig invullen en de jaaropgave meesturen. Alleen op basis van deze informatie kan de Dienst Toeslagen een definitieve berekening maken. Als ouders niet reageren, kan dit leiden tot een terugbetaling van de toeslag.

2. Bij het aanvragen of verlengen van een vergoeding door de gemeente
   Wanneer ouders een vergoeding aanvragen voor de kosten van kinderopvang bij de gemeente, wordt een jaaropgave meestal ook gevraagd. Dit geldt zowel voor vergoedingen op basis van sociaal-medicale indicatie als voor vergoedingen die aanvullend zijn op de kinderopvangtoeslag. De gemeente gebruikt deze informatie om het inkomen en de opvanguren te toetsen en zo te bepalen of de ouder voldoet aan de voorwaarden voor de vergoeding.

Hoe en waar moet de jaaropgave worden doorgegeven?

De manier waarop ouders een jaaropgave doorgeven, hangt af van de vergoeding of toeslag die wordt aangevraagd:

• Voor de kinderopvangtoeslag (Dienst Toeslagen)
  Ouders die een brief ontvangen over de definitieve berekening van de kinderopvangtoeslag voor 2022, moeten het formulier invullen en de jaaropgave terugsturen. Dit kan via post of via een digitale methode, afhankelijk van de instructies in de brief. Als ouders onzeker zijn over hoe ze dit moeten doen, kunnen ze hulp aanvragen via de Dienst Toeslagen.

• Voor een vergoeding via de gemeente
  Ouders die een vergoeding aanvragen bij de gemeente, moeten de jaaropgave digitaal of schriftelijk indienen. Dit kan via een aanvraagformulier op de website van de gemeente of via een telefonische intake bijvoorbeeld bij gemeenten die dit aanbieden. De jaaropgave moet het aantal uren opvang, het uurtarief en eventuele aanvullende kosten bevatten. Als het inkomen van de ouder of gezinssituatie is veranderd, kan de gemeente ook extra bewijsstukken vragen.

Wat zijn de gevolgen van niet tijdig reageren?

Als ouders niet reageren op een verzoek om de jaaropgave door te geven, kan dit leiden tot nare gevolgen:

• Terugbetaling van toeslag of vergoeding
  Als de Dienst Toeslagen of gemeente niet genoeg informatie heeft om een correcte berekening te maken, kan de ouder worden geacht te veel te hebben ontvangen. In dat geval is er een verplichting om de toeslag of vergoeding terug te betalen.

• Vertraging in het afhandelen van de aanvraag
  Als de jaaropgave niet tijdig wordt doorgegeven, kan dit leiden tot vertraging in het afhandelen van de aanvraag. Dit kan betekenen dat de ouder langer moet wachten op de vergoeding of dat de aanvraag niet tijdig binnenkomt bij de gemeente, wat kan leiden tot het verlies van de recht op vergoeding voor dat kalenderjaar.

• Herinneringen en opschorting van de beslistermijn
  In sommige gevallen ontvangt de ouder een herinnering als de jaaropgave niet tijdig is doorgestuurd. De beslistermijn kan dan worden opgeschoven tot de gemeente of Dienst Toeslagen alle benodigde informatie heeft ontvangen.

Wat moet in de jaaropgave verwerkt worden?

Hoewel de exacte inhoud van de jaaropgave afhangt van de opvanginstelling, zijn er enkele kernpunten die meestal verwerkt worden:

De jaaropgave is een officieel document dat meestal door de kinderopvanginstelling wordt samengesteld en via een digitale portal wordt gedeeld met ouders. Ouders kunnen deze documenten vaak downloaden of afdrukken via platforms zoals Konnect.

Wanneer is er sprake van wijzigingen in de situatie?

Als er wijzigingen zijn in de situatie van de ouder of het kind, is het belangrijk om dit door te geven aan de gemeente of de Dienst Toeslagen. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• Een verandering in het inkomen van de ouder of partner.
• Een wijziging in het aantal opvanguren dat wordt gebruikt.
• Een verandering in de woonplaats van de ouder of kind.
• Een wijziging in de vorm van de kinderopvang, zoals het overgaan naar een andere instelling of het stoppen met opvang.

Ouders die een vergoeding of toeslag ontvangen, moeten in dergelijke gevallen een wijzigingsformulier indienen. Dit zorgt ervoor dat de berekening opnieuw kan worden gedaan en eventuele wijzigingen in het inkomen of opvanggebruik worden meegenomen.

Rol van de gemeente en de opvanginstelling

De gemeente en de kinderopvanginstelling spelen een belangrijke rol bij het proces van het doorgeven van de jaaropgave:

• De gemeente beoordeelt de aanvraag en controleert of de ouder voldoet aan de voorwaarden voor de vergoeding. De gemeente kan ook extra bewijsstukken vragen, zoals een kopie van een offerte of een aangifte inkomstenbelasting.

• De opvanginstelling is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaaropgave. Het is de verantwoordelijkheid van de instelling om dit document correct en tijdig te verstrekken. Ouders kunnen bij problemen contact opnemen met de instelling om de jaaropgave op te vragen of aan te passen.

Samenwerking tussen gemeente en Dienst Toeslagen

Het is niet ongebruikelijk dat ouders tegelijkertijd een vergoeding ontvangen van de gemeente en een toeslag van de Dienst Toeslagen. In dergelijke gevallen moet de jaaropgave vaak bij beide instanties worden doorgestuurd. Dit zorgt ervoor dat beide partijen dezelfde informatie hebben en geen overschrijding optreedt van de daadwerkelijke kosten.

Bijvoorbeeld: een ouder die een vergoeding ontvangt van de gemeente op basis van een sociaal-medicale indicatie en ook kinderopvangtoeslag ontvangt, moet ervoor zorgen dat de jaaropgave bij beide instanties is doorgestuurd. Dit voorkomt dat de ouder te veel subsidie ontvangt of later terugbetaling moet doen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als ik mijn jaaropgave kwijt ben?

Als een ouder de jaaropgave van de kinderopvang kwijt is, kan deze vaak worden opgevraagd bij de opvanginstelling. De meeste instellingen hebben digitale portalen waar ouders hun documenten kunnen downloaden. In het geval van Konnect, kan de jaaropgave worden gevonden in het digitale ouderportaal. Ouders kunnen ook contact opnemen met de instelling om een nieuwe versie van de jaaropgave aan te vragen.

Wat als ik niet op tijd reageer?

Als een ouder niet op tijd reageert op een verzoek om de jaaropgave door te geven, kan dit leiden tot een vertraging in de afhandeling van de aanvraag of zelfs tot terugbetaling van de toeslag of vergoeding. In dat geval ontvangt de ouder een herinnering. Het is belangrijk om in zo’n geval zo snel mogelijk contact op te nemen met de Dienst Toeslagen of gemeente.

Moet ik ook reageren als ik geen brief heb ontvangen?

Niet iedere ouder ontvangt een brief van de Dienst Toeslagen. Als een ouder geen brief heeft ontvangen, betekent dit niet dat er niets gedaan hoeft te worden. Het is verstandig om te controleren of de ouder wel in aanmerking komt voor een definitieve berekening van de toeslag. Ouders kunnen dit controleren via Mijn toeslagen op toeslagen.nl of via de app Kinderopvangtoeslag.

Conclusie

Het doorgeven van de jaaropgave van de kinderopvang is een essentieel onderdeel van het proces rondom de kinderopvangtoeslag en vergoedingen door de gemeente. Het zorgt ervoor dat de berekeningen correct zijn en dat ouders de subsidie ontvangen die ze op basis van hun situatie verdienen. Het is belangrijk om de jaaropgave tijdig en volledig door te geven, zowel bij de Dienst Toeslagen als bij de gemeente. Ouders die twijfelen of onzeker zijn over de procedure, kunnen hulp aanvragen via de betrokken instanties. Door het proces goed te doorlopen, wordt voorkomen dat er fouten of vertragingen ontstaan in de toekenning van de toeslag of vergoeding.

Bronnen

1. Puckenco - Definitieve berekening kinderopvangtoeslag 2022
2. Lokale regelgeving - Kinderopvangvergunningen
3. Belastingdienst - Gegevensportalen
4. Municipal website Tilburg - Kinderopvang en laag inkomen